Une indemnité, est-ce intéressant pour moi ?

Temps de lecture: 5 min |7 mars 2022 à 09:35

Julien Limborg

Senior Advisor @ Deg & Partners

Vanessa l’a annoncé dans son article du 21 février, les avantages en nature chauffage et électricité ne sont plus applicables de manière forfaitaire depuis le premier janvier si la société ne met pas le logement à disposition également.

C’est donc une bonne opportunité pour refaire le point sur l’ensemble de la rémunération et analyser s’il n’est pas opportun de regarder aux quelques indemnités forfaitaires.

Qu’est-ce qu’une indemnité ?

Une indemnité est un montant attribué en compensation de certains frais. Dans les cas présentés, il s’agit de frais qui ont été exposés pour des raisons professionnelles, mais qui ne sont pas directement payés par l’employeur.

Pourquoi parle-t-on d’indemnité « forfaitaire » ?

Pour certaines dépenses, l’administration admet l’utilisation de forfaits. Imaginez l’employé qui se déplace chez un client avec son véhicule personnel : comment déterminer le coût exact du trajet (usage de la voiture, carburant, part de l’assurance, des pièces d’usure, de la perte de valeur du véhicule, déplacements en cycle urbain ou extra-urbain…), c’est presque impossible. L’administration admet alors une indemnité de 0,3707 € par kilomètre.

Il est évident que l’on ne peut demander le remboursement des frais réels lorsque l’on a une indemnité couvrant ces frais. Reprenons l’exemple de notre employé, il ne peut pas obtenir l’indemnité kilométrique et en même temps rentrer une note de frais pour le remboursement d’un plein de carburant.

Quels sont les impacts fiscaux et sociaux ?

Les indemnités octroyées ne sont pas taxées et ne sont pas soumises aux cotisations ONSS (à vérifier pour chaque indemnité). Une nouveauté tout de même, depuis le 1^er janvier 2022, il faut déclarer l’ensemble des indemnités et frais propres à l’employeur remboursés sur les fiches fiscales 281.10 et 281.20.

Le fisc aura donc connaissance des montants et des transactions faites sous ce régime.

Récapitulatif des principales indemnités

Déplacement professionnel en voiture ou moto	0,3707 € / km	ce forfait est « tout compris » (entretien, assurance, taxe, carburant…) et doit être limité à 24.000 km par an.
Déplacement en vélo	0,24 € / km	il peut être combiné avec la mise à disposition gratuite de vélo par l’employeur
Frais liés au véhicule	50 € / mois pour le garage, 15 € / mois pour le parking, 15 € / mois pour le car-Wash	Contrairement à l’ONSS, aucun montant forfaitaire n’a été défini sur le plan fiscal, les montants présentés sont calculés sur base de décisions du service des décisions anticipées
Indemnité pour service en Belgique	18,11 € / jour Ou 278,56 € / mois	Couvre les repas & boissons en dehors de l’entreprise pour des déplacements de 6 heures dans le cadre d’un temps plein. Entre en concurrence avec les chèques repas. Si l’employeur octroie des chèques repas, l’indemnité doit être diminuée de la contribution de l’employeur dans les chèques repas. Dans le cas de l’indemnité mensuelle, la durée de 6 heures ne s’applique pas et les déplacements doivent être réguliers
Indemnité pour frais de séjour en Belgique	130,58 € / jour
Indemnité pour accès à Internet et frais de téléphone	60 € / mois
Indemnité pour séjour à l’étranger	Variable en fonction des pays. La dernière liste mise à jour date du 6 juillet 2018	Un outil de calcul en Excel vous aidera à calculer les indemnités applicables (annexe à cet article)
Frais liés au bureau à domicile	134,71 € / mois	« indemnité de télétravail », si un télétravail structurel d’au moins 5 jours par mois est effectué
Utilisation d’un ordinateur privé	20 € / mois	S’applique uniquement pour les travailleurs faisant du télétravail
Utilisation d’une connexion Internet privée	20 € / mois	S’applique uniquement pour les travailleurs faisant du télétravail

Comme évoqué, ces indemnités doivent être déclarées dans les fiches fiscales. Il s’agit donc de montants qui doivent être communiqués à votre secrétariat social préalablement.

Les indemnités ne sont pas systématiquement plus avantageuses que la prise en charge des frais réel. Par exemple, l’indemnité de connexion internet privée (20 €/mois) est-elle plus avantageuse que la prise en charge de la connexion par la société couplée à un avantage de toute nature pour l’utilisation privée (60 €/an) ? Cela va fortement dépendre du coût de l’abonnement internet en question.

Il est aussi entendu que, lorsque les employeurs assujettis à TVA prennent en charge ces frais, une partie de la TVA est récupérable. Dans le cadre d’un remboursement de frais, la facture est établie au nom du travailleur. La TVA se rapportant aux frais n’est donc pas récupérable pour l’assujetti.

Votre gestionnaire pourra vous renseigner plus en détail sur les conditions d’application et les conditions de mise en place.