Indemnités de mission à l’étranger: sécuriser vos forfaits de séjour en 2026 (ONSS & fisc dorénavant alignés!)

Les déplacements professionnels internationaux sont redevenus un réflexe pour de nombreuses entreprises : prospection, suivi de chantiers, réunions de groupe, formations, salons, audits, missions IT… Or, ces missions génèrent une série de frais “accessoires” (repas, boissons, transports sur place, communications, menues dépenses) qui, en pratique, devraient rester à charge de l’employeur.

Pour éviter une gestion “au ticket” lourde et parfois peu lisible, le droit belge admet — à certaines conditions et dans certaines limites — le recours à des indemnités journalières forfaitaires pouvant être traitées comme remboursement de frais propres à l’employeur (donc non imposables dans le chef du travailleur, et sans cotisations sociales si les conditions sont respectées). Ces dernières années, l’administration fiscale a clarifié et assoupli deux points qui font souvent trébucher les politiques internes. Et, point essentiel pour la sécurité juridique, l’ONSS a annoncé suivre ces interprétations assouplies.

En 2026, l’enjeu n’est donc pas d’inventer de nouvelles pratiques, mais de mettre à niveau vos règles internes, vos modèles, vos justificatifs et vos réflexes de paie/HR afin que le forfait reste un forfait… sans devenir, à l’occasion d’un contrôle, une rémunération déguisée.

1) De quoi parle-t-on exactement : “voyage de service à l’étranger” et indemnité de séjour forfaitaire ?

L’indemnité forfaitaire journalière vise à couvrir, de manière simplifiée, un panier de dépenses typiques liées à une mission à l’étranger :

• repas (midi/soir),
• boissons et collations,
• déplacements locaux (métro, taxi, etc.),
• communications,
• petites dépenses indispensables (pourboires, etc.).¹

Elle ne vise pas (en principe) à remplacer le remboursement de frais majeurs individualisables tels que le billet d’avion, la nuitée d’hôtel, ou l’inscription à un salon, qui restent souvent gérés séparément selon la politique de l’entreprise.

La clé est la qualification : il s’agit d’un remboursement de frais propres à l’employeur (et non d’un avantage rémunératoire). Cela suppose une politique cohérente, documentée, et appliquée de façon constante.

Que retenir ?

Un forfait n’est défendable que s’il reste la traduction pratique d’une réalité : des frais exposés pour exécuter la mission.

2) Sur quels montants peut-on se baser sans prendre de risque inutile ?

Le fisc (et désormais l’ONSS, selon les précisions administratives annoncées) admettent que l’employeur puisse se baser sur les indemnités journalières forfaitaires par pays utilisées par le SPF Affaires étrangères pour ses agents.¹ ²

Un point d’attention pratique : les montants sont révisés périodiquement. Les sources que vous avez fournies indiquent qu’une liste de pays/montants est applicable sur base d’un acte publié et valable depuis le 1er août 2025.² Autrement dit : en 2026, votre paramétrage doit refléter les montants en vigueur, et pas une grille interne “historique”.

Que retenir ?

La sécurité se construit en s’adossant à une référence officielle (liste par pays), et en prévoyant un mécanisme interne de mise à jour.

3) Quelles sont les deux grandes catégories : missions courtes et missions longues ?

Une distinction structurante est opérée entre :

1. Voyages de service jusqu’à 30 jours calendrier (“catégorie 1”) ;
2. Séjours professionnels de plus de 30 jours, généralement jusqu’à moins de 24 mois (“catégorie 2”).¹

Cette distinction n’est pas cosmétique : elle peut influencer le montant applicable et, dans certains cas, la logique de détermination du pays (notamment en itinérance).

Que retenir ?

Avant même de calculer un forfait, il faut qualifier correctement la mission : ≤ 30 jours ou > 30 jours.

4) Nouveauté décisive : faut-il encore une durée minimale de 10 heures pour une mission “aller-retour” le même jour ?

Non. Depuis le 1er janvier 2025, l’exigence d’une absence minimale de 10 heures pour un déplacement dont l’aller et le retour se situent dans une même période de 24 heures a été supprimée dans l’interprétation administrative.¹

Concrètement, si un collaborateur part le matin et revient en fin d’après-midi, l’indemnité journalière peut être admise (dans les limites) même si la mission dure moins de 10 heures.

Exemple (mission d’un jour)

Un travailleur effectue une mission à Amsterdam : départ à 8h, retour à 17h30. Une indemnité forfaitaire correspondant au montant journalier applicable au pays peut être considérée comme non imposable dans la logique admise, même si la durée est < 10 heures.¹

Que retenir ?

Cette souplesse facilite la vie des entreprises… à condition de rester cohérent : mission réelle, justificatifs minimaux, et application uniforme.

5) Deuxième assouplissement : que se passe-t-il pour les jours de départ et de retour lors d’une mission de plusieurs jours ?

Jusqu’ici, une pratique classique consistait à diviser par deux l’indemnité journalière pour le jour de départ et le jour de retour, pour les missions de plus de 24 heures (et, par extension, certains séjours plus longs). Depuis le 1er janvier 2025, l’indemnité journalière pour ces jours ne doit plus être réduite de moitié.¹

Attention : la suppression de la “demi-indemnité” ne signifie pas liberté totale. Des réductions en pourcentage restent requises lorsque certains frais sont déjà pris en charge.

Exemple (mission de 5 jours)

Mission à Paris du lundi au vendredi. L’indemnité journalière (catégorie 1) peut être accordée à 100% pour les 5 jours (sans diviser départ/retour), dans les limites des montants par pays.¹

Que retenir ?

Le jour de départ et le jour de retour peuvent désormais être traités comme des jours “pleins”, mais il faut vérifier si des repas/menues dépenses sont inclus dans l’hébergement ou autrement pris en charge.

6) Si l’hôtel inclut le petit-déjeuner ou un repas, doit-on diminuer l’indemnité ?

Oui. Les sources que vous avez fournies rappellent un mécanisme de réductions lorsque certains coûts sont déjà supportés par l’employeur (directement ou via un forfait d’hébergement). Les pourcentages mentionnés sont :

• –35% si le déjeuner est pris en charge,
• –45% si le dîner est pris en charge,
• –20% pour “autres menues dépenses” selon les cas.¹

Ces réductions sont particulièrement importantes dans les missions où l’hôtel comprend des repas (demi-pension, pension complète) ou lors d’événements professionnels incluant des repas.

Exemple (itinérance avec repas inclus partiellement)

Mission Espagne → Portugal : logement avec certains repas inclus. Les montants journaliers restent accordables, mais il faut appliquer les réductions prévues pour la partie “repas” incluse.¹

Que retenir ?

En 2026, l’erreur la plus fréquente n’est pas le montant de base, mais l’oubli des réductions lorsque l’employeur paie déjà tout ou partie des repas.

7) Comment déterminer le pays applicable quand une mission couvre plusieurs pays ?

Les missions multi-pays sont un terrain classique de confusion, surtout lorsqu’on change de pays sans changement immédiat de nuitée. La logique rappelée dans vos sources est qu’en cas de voyage de service dans plusieurs pays, le lieu de la dernière nuitée sert de référence pour les 24 heures suivantes dans certains scénarios.¹

Cela implique une nécessité pratique : disposer d’un itinéraire (même simple) qui permette de relier les jours aux lieux pertinents.

Que retenir ?

Sans documentation minimale (planning, réservations, programme), la détermination du pays “applicable” devient fragile.

8) L’ONSS s’aligne : qu’est-ce que cela change réellement en 2026 ?

L’intérêt principal est la cohérence : lorsque l’ONSS suit l’approche fiscale assouplie, vous évitez une situation où une indemnité serait “OK fiscalement” mais contestée socialement (ou l’inverse). Les précisions administratives indiquent que l’ONSS suit les interprétations fiscales assouplies depuis le 1er janvier 2025.³

Pour les employeurs, cela se traduit en 2026 par une priorité : aligner la politique interne (règles, plafonds, justificatifs, workflow) avec ce cadre harmonisé.

Que retenir ?

La sécurité juridique en 2026 réside moins dans le “montant” que dans l’alignement ONSS/fisc et la capacité de prouver une application correcte.

9) Quels documents faut-il conserver pour rester “simple” mais robuste ?

Même si le régime vise la simplification, un contrôle (fiscal ou ONSS) demandera presque toujours :

• la preuve de la mission (mail de convocation, ordre de mission, programme, invitation, projet, ticket salon),
• la preuve de la présence à l’étranger (réservation, facture hôtel, boarding pass, attestation client, agenda),
• la durée (dates de départ/retour),
• le pays/les pays concernés (itinéraire si nécessaire),
• la mention des prises en charge (repas inclus, logement payé par un tiers, etc.) permettant d’appliquer les réductions.

Il ne s’agit pas de “transformer” un forfait en comptabilité analytique, mais d’assurer une traçabilité proportionnée.

Que retenir ?

Un forfait robuste repose sur une règle simple : “mission identifiable + pays + dates + exceptions (repas inclus)”.

10) Quels sont les pièges classiques observés en pratique ?

Sans extrapoler au-delà de vos sources, on peut identifier des zones de risque directement liées aux règles rappelées :

1. Appliquer l’indemnité sans preuve de mission (risque de requalification en rémunération).
2. Oublier de requalifier la mission (≤ 30 jours / > 30 jours) et utiliser la mauvaise catégorie.
3. Ignorer les réductions alors que des repas sont inclus dans l’hébergement.
4. Utiliser une grille de montants obsolète faute de mise à jour depuis le 1er août 2025.²
5. Confondre “indemnité de séjour” et “remboursement de frais distincts” (transport, hôtel) et dépasser la logique admise.

Que retenir ?

Les litiges naissent rarement d’une mauvaise intention : ils proviennent d’une politique non mise à jour, d’une documentation insuffisante, ou d’une application inégale.

Tableau de synthèse (2026) : règles, impacts, réflexes à adopter

Recommandations Deg & Partners (mise en œuvre 2026)

1. Mettre à jour la “policy voyages” : intégrer noir sur blanc les deux assouplissements (suppression des 10h ; indemnité pleine départ/retour) et la mécanique de réductions si repas inclus.¹
2. Sécuriser un workflow minimal (une page, pas une usine à gaz) : mission, pays, dates, repas inclus, catégorie (≤30 / >30).
3. Contrôler les paramétrages paie : montants par pays à jour depuis le 1er août 2025² et règles de réduction encodées correctement.
4. Standardiser la preuve : modèle d’ordre de mission ou attestation interne, et checklist “documents minimaux” (agenda/convocation + preuve de présence).
5. Former rapidement les personnes-clés (HR, payroll, travel) : ce sont souvent des erreurs de chaîne (information “repas inclus” non remontée) qui créent un risque.
6. Documenter l’exceptionnel : missions multi-pays, prises en charge par un tiers, séjours longs ; ce sont les cas qui déclenchent le plus de questions en contrôle.

Chez Deg & Partners, nous aidons nos clients à transformer ces nouveautés en procédures simples, cohérentes et défendables : une politique claire, des modèles prêts à l’emploi, et une implémentation paie/HR alignée. Ensemble, nous transformons la complexité en clarté.

Références

¹ Circulaire 2025/C/70 relative aux indemnités de séjour forfaitaires pour les voyages de service à l’étranger et pour les séjours professionnels à l’étranger de plus de 30 jours (SPF Finances), applicable selon les précisions reprises dans vos sources (assouplissements depuis le 1er janvier 2025).
² Acte fixant la liste des pays et montants d’indemnités journalières du SPF Affaires étrangères, publié et valable depuis le 1er août 2025 (référence telle que reprise dans vos sources).
³ Instructions/interprétations intermédiaires de l’ONSS du 22 décembre 2025 relatives aux “voyages de service à l’étranger”, indiquant l’alignement sur les interprétations fiscales assouplies.