Frais de séjour en Belgique: les nouveaux montants forfaitaires applicables depuis le 1er mars 2026

Dans la pratique des entreprises belges, les déplacements professionnels en Belgique génèrent régulièrement des frais de repas, et parfois des frais de logement, qu’il serait artificiel d’intégrer dans la rémunération imposable du travailleur. Le droit fiscal admet dès lors, sous certaines conditions, que ces montants soient remboursés sous la forme d’indemnités forfaitaires considérées comme des dépenses propres à l’employeur et, à ce titre, non imposables dans le chef du bénéficiaire¹.

La matière paraît simple en apparence. Elle ne l’est pas toujours. Les employeurs doivent en effet articuler plusieurs paramètres : durée minimale du déplacement, absence de double prise en charge, coexistence éventuelle de titres-repas, fonctions itinérantes, nuitées en Belgique hors de la résidence, et respect de montants admis comme norme sérieuse par l’administration.

Depuis le 1er mars 2026, de nouveaux montants indexés sont applicables². Ils justifient un réexamen des politiques internes de remboursement, afin d’éviter à la fois la sous-indemnisation des travailleurs et, à l’inverse, la requalification fiscale de montants excessifs.

1. Le principe : un remboursement non imposable, dans la mesure où il reste dans la norme admise

Lorsqu’un employeur rembourse forfaitairement à un travailleur les frais de séjour exposés lors d’un déplacement professionnel en Belgique, ces indemnités peuvent être considérées comme un remboursement non imposable de dépenses propres à l’employeur, pour autant qu’elles ne dépassent pas les indemnités équivalentes accordées par l’État à ses fonctionnaires¹.

Autrement dit, l’administration fiscale accepte de considérer les montants alignés sur le régime fédéral comme une norme sérieuse. Il ne s’agit pas d’un droit automatique à indemnité, mais d’un cadre de tolérance administrative structuré, très utile en pratique.

À retenir

Le caractère non imposable des indemnités ne dépend pas seulement du montant versé, mais aussi du respect des conditions matérielles attachées au déplacement professionnel.

2. Les nouveaux montants applicables à partir du 1er mars 2026

La circulaire 2026/C/35 fixe les montants indexés applicables depuis le 1er mars 2026² :

• Indemnité forfaitaire journalière pour frais de repas : 21,64 EUR par jour
• Indemnité forfaitaire mensuelle : maximum 16 x 21,64 EUR par mois, soit 346,24 EUR pour une occupation à temps plein
• Indemnité forfaitaire journalière complémentaire pour frais d’hébergement : 162,35 EUR par nuit

Ces montants ne créent pas une obligation générale de paiement. Ils déterminent le plafond dans lequel l’indemnité peut être regardée comme non imposable, sous réserve du respect des conditions posées par la circulaire et par l’arrêté royal du 13 juillet 2017³.

À retenir

L’indexation du 1er mars 2026 ne change pas la philosophie du régime, mais elle relève sensiblement les plafonds de référence admis par l’administration.

3. L’indemnité journalière pour frais de repas : une application toujours possible malgré l’abrogation formelle du régime fédéral

L’un des aspects les plus techniques du nouveau régime mérite d’être mis en lumière. Les articles 83 à 85 de l’arrêté royal du 13 juillet 2017, qui fixaient l’indemnité journalière des fonctionnaires fédéraux pour frais de séjour en Belgique, ont été abrogés à partir du 1er janvier 2024⁴.

Cette abrogation n’a toutefois pas fait disparaître la référence fiscale. L’administration accepte expressément que le montant de base de 10 EUR/jour, indexé comme auparavant, continue à être utilisé comme norme sérieuse, à condition que les anciennes conditions restent remplies².

Depuis le 1er mars 2026, ce montant indexé s’élève à 21,64 EUR/jour².

Conditions à respecter

L’indemnité journalière pour frais de repas ne peut être octroyée que si :

• le déplacement de service dure au moins 6 heures ;
• le repas n’est pas pris en charge par l’employeur ou par un tiers ;
• le travailleur ne bénéficie d’aucun autre avantage destiné à couvrir les frais de repas².

Le régime est donc clairement conçu comme un mécanisme subsidiaire : il n’a de sens que lorsque le travailleur supporte réellement des frais supplémentaires de repas en raison d’une mission de service en Belgique.

Impact des titres-repas

Lorsque des titres-repas sont octroyés pour couvrir les frais de repas lors d’un déplacement de service en Belgique, l’intervention patronale dans ces titres-repas doit être déduite de l’indemnité forfaitaire journalière².

Exemple illustratif

Si une entreprise souhaite appliquer l’indemnité forfaitaire de 21,64 EUR pour une journée de déplacement de plus de 6 heures, mais que le travailleur reçoit déjà un titre-repas comportant une intervention patronale, cette intervention ne peut être cumulée intégralement avec l’indemnité. Il faut corriger le montant versé afin d’éviter une double couverture du même poste de dépense.

À retenir

L’indemnité journalière pour repas reste pleinement utilisable en 2026, mais seulement en l’absence de prise en charge parallèle du repas.

4. L’indemnité forfaitaire mensuelle : un outil utile pour les fonctions itinérantes

La pratique quotidienne montre que certaines fonctions impliquent des déplacements fréquents et récurrents hors du siège de l’entreprise : techniciens, commerciaux, coordinateurs de terrain, personnel de maintenance, profils d’audit ou de contrôle, etc.

Pour ces travailleurs, le régime autorise une indemnité forfaitaire mensuelle, calculée sur la base d’un certain nombre de fois l’indemnité journalière².

Comment la déterminer ?

Le nombre de jours à retenir doit être fixé :

• pour des travailleurs exerçant une même fonction ;
• sur la base de la moyenne des prestations à temps plein fournies par ces travailleurs au cours de l’année précédente.

Le plafond maximal ne peut jamais dépasser 16 fois l’indemnité journalière, soit 346,24 EUR par mois depuis le 1er mars 2026².

Il faut souligner que cette indemnité mensuelle n’est pas soumise à la condition des 6 heures minimales. En revanche, les deux autres conditions subsistent :

• pas de prise en charge du repas par l’employeur ou par un tiers ;
• pas d’autre avantage visant à couvrir les mêmes frais².

Une prudence méthodologique s’impose

Cette indemnité est particulièrement intéressante, mais elle suppose une méthode rigoureuse. Une entreprise ne peut pas attribuer un forfait mensuel uniforme sans lien avec la réalité des déplacements. Elle doit pouvoir démontrer que le nombre de jours retenu repose sur une moyenne objectivable.

À retenir

Le forfait mensuel est un instrument efficace pour les fonctions itinérantes, à condition d’être fondé sur une base sérieuse et documentée.

5. L’indemnité complémentaire pour frais d’hébergement : 162,35 EUR par nuit depuis le 1er mars 2026

Lorsque le travailleur doit séjourner en Belgique hors de sa résidence dans le cadre de sa fonction, l’employeur peut également octroyer une indemnité journalière complémentaire pour frais d’hébergement.

Depuis le 1er mars 2026, ce montant est fixé à 162,35 EUR par nuit².

Conditions d’octroi

L’indemnité complémentaire n’est admise que si :

• le logement n’est pas pris en charge par l’employeur ou par un tiers ;
• aucun autre avantage de même nature n’est octroyé².

Ce forfait vise donc les situations où le travailleur doit lui-même supporter le coût d’une nuitée en Belgique en raison d’un déplacement professionnel.

Exemple illustratif

Un travailleur envoyé deux jours sur un chantier éloigné, nécessitant une nuitée sur place, peut bénéficier du forfait complémentaire pour hébergement si le logement n’a pas été réservé et payé directement par l’employeur.

À retenir

Le forfait logement ne se cumule pas avec une prise en charge directe de l’hôtel ou avec un autre remboursement équivalent.

6. Une évolution continue depuis 2017 : la logique d’indexation reste déterminante

L’annexe à la circulaire 2026/C/35 retrace l’évolution des montants depuis le 1er septembre 2017². Elle montre une progression continue, liée aux mécanismes d’indexation.

À titre indicatif :

• 16,73 EUR/jour et 125,50 EUR/nuit à partir du 01.09.2017
• 20,39 EUR/jour et 152,99 EUR/nuit à partir du 01.12.2023
• 21,22 EUR/jour et 159,17 EUR/nuit à partir du 01.03.2025
• 21,64 EUR/jour et 162,35 EUR/nuit à partir du 01.03.2026²

Cette progression confirme que les entreprises qui continueraient à appliquer des montants anciens sans révision régulière s’exposent, non pas à un risque fiscal, mais à une politique de remboursement progressivement déconnectée des standards admis.

À retenir

Les montants forfaitaires de séjour ne sont pas figés : ils doivent être revus périodiquement pour rester alignés sur les références administratives.

Conclusion

Les indemnités forfaitaires pour frais de séjour en Belgique constituent un outil de gestion très utile pour les employeurs qui souhaitent rembourser correctement les frais liés aux déplacements professionnels sans alourdir inutilement la charge fiscale du travailleur. Encore faut-il respecter deux exigences cumulatives : la réalité professionnelle du déplacement et la cohérence du montant versé avec la norme admise.

La mise à jour du 1er mars 2026 appelle donc une vérification des pratiques internes, des politiques de frais et des paramétrages de paie. Chez Deg & Partners, nous constatons qu’un sujet apparemment secondaire comme celui-ci peut rapidement devenir un point de contrôle sensible, notamment en cas de cumul inapproprié avec d’autres avantages ou d’absence de documentation suffisante. Mieux vaut dès lors revoir les procédures aujourd’hui que devoir les défendre demain.

Tableau de synthèse – Indemnités de séjour en Belgique à partir du 1er mars 2026

Recommandations

À la lumière de ces nouveaux montants, plusieurs actions nous paraissent opportunes :

1. Mettre à jour les politiques internes de remboursement afin d’intégrer les plafonds applicables depuis le 1er mars 2026.
2. Vérifier les cumuls entre indemnités forfaitaires, titres-repas, repas pris en charge et remboursements directs, afin d’éviter les doubles couvertures.
3. Documenter les fonctions itinérantes et la méthode de calcul des forfaits mensuels pour pouvoir justifier leur caractère sérieux.
4. Former les responsables RH, paie et finance sur les différences entre forfait repas, forfait mensuel et forfait logement.
5. Réexaminer régulièrement les paramètres appliqués en entreprise, car cette matière évolue au rythme de l’indexation et des adaptations administratives.

Chez Deg & Partners, nous nous investissons activement pour accompagner nos clients face à ces règles parfois techniques, mais très concrètes dans leur effet quotidien. Une bonne gestion des indemnités de séjour n’est pas un détail administratif : c’est un enjeu de conformité, de cohérence salariale et de sécurité fiscale.

Notes de bas de page

¹ Circulaire 2026/C/35 relative aux indemnités pour frais de séjour en Belgique, SPF Finances, 05.03.2026, n° 1.
² Circulaire 2026/C/35 relative aux indemnités pour frais de séjour en Belgique, SPF Finances, 05.03.2026, n° 2 à 8 et annexe.
³ Arrêté royal du 13.07.2017 fixant les allocations et indemnités des membres du personnel de la fonction publique fédérale, art. 83 à 88, M.B., 19.07.2017.
⁴ Arrêté royal du 26.10.2023 relatif à l’octroi de chèques-repas aux membres du personnel de la fonction publique fédérale administrative, art. 6, M.B., 31.10.2023.