Indemnité kilométrique voiture: décryptage du régime mensuel transitoire avril-juin 2026!

1. Le contexte : pourquoi un régime exceptionnel ?

1.1. Une mécanique d'indexation prise de vitesse

L'indemnité kilométrique forfaitaire pour les déplacements de service des agents de l'État sert depuis longtemps de référence pour le secteur privé. Lorsque l'employeur l'octroie à un travailleur — ou que l'indépendant la porte dans ses propres frais professionnels — pour les déplacements professionnels effectués au moyen d'un véhicule personnel (voiture, motocyclette, cyclomoteur), elle est qualifiée, dans les limites du plafond officiel, de remboursement de frais propres à l'employeur. À cette condition, elle échappe à l'impôt sur les revenus dans le chef du bénéficiaire et aux cotisations de sécurité sociale.

Depuis le 1er octobre 2022, le montant est indexé trimestriellement, précisément pour suivre la volatilité des cours énergétiques. La période 1er janvier – 31 mars 2026 affichait ainsi un montant de 0,4326 €/km, et le trimestre suivant (1er avril – 30 juin 2026) avait été fixé à 0,4327 €/km. L'envolée des prix de l'essence et du diesel à la suite du conflit en Iran a toutefois rendu ces montants rapidement obsolètes par rapport au coût réel supporté par les utilisateurs.

1.2. La réponse normative : un arrêté royal et des circulaires mensuelles

Par arrêté royal du 18 mai 2026 modifiant l'arrêté royal du 13 juillet 2017 fixant les allocations et indemnités des membres du personnel de la fonction publique fédérale, le gouvernement instaure un mode de calcul mensuel transitoire pour les mois d'avril, mai et juin 2026. L'entrée en vigueur est rétroactive au 1er avril 2026. La circulaire publiée en mars 2026 — qui avait fixé le montant trimestriel à 0,4327 €/km — est annulée pour cette période, et remplacée par des circulaires mensuelles.

La première de ces circulaires — la circulaire n° 765 du 20 mai 2026, publiée au Moniteur belge le 26 mai 2026 — fixe le montant applicable aux déplacements effectués entre le 1er et le 30 avril 2026 à 0,4571 €/km. Une circulaire spécifique sera publiée pour mai et pour juin, selon la même méthodologie.

2. La formule de calcul décomposée

2.1. Architecture en deux composantes

Le montant mensuel est construit à partir de l'indemnité kilométrique trimestrielle qui précède immédiatement (ici, le montant de 0,4327 €/km issu de l'indexation au 1er avril 2026). Cette base est éclatée en deux composantes selon les pondérations 80/20.

Première composante (80 %) — pondération par l'indice santé lissé

Quatre-cinquièmes du montant précédent (soit 80 % × 0,4327 €) sont multipliés par la fraction suivante : au numérateur, l'indice santé lissé du mois concerné ; au dénominateur, la moyenne des indices santé lissés des deux premiers mois du trimestre civil précédent. Cette composante capture l'évolution générale du coût de la vie hors produits volatils.

Seconde composante (20 %) — pondération par les prix carburants

Un cinquième du montant précédent (soit 20 % × 0,4327 €) est multiplié par une fraction qui isole l'évolution spécifique des prix à la pompe : au numérateur, la moyenne des prix officiels mensuels moyens de l'essence 95 RON E10 et du diesel B7 du mois concerné ; au dénominateur, la moyenne de ces mêmes prix officiels sur les deux premiers mois du trimestre civil précédent.

2.2. Application : le montant d'avril 2026

L'application de cette formule pour avril 2026 produit un montant de 0,4571 €/km, soit un écart de 0,0244 €/km — environ +5,6 % — par rapport au montant trimestriel ordinaire de 0,4327 €/km. Cet écart traduit à la fois la poursuite de l'indexation et le rattrapage de la composante carburants à la suite du choc énergétique.

Pour mai et juin 2026, le montant variera en fonction de l'évolution mensuelle de l'indice santé lissé et des prix moyens officiels essence / diesel. La publication des circulaires mensuelles est prévue de manière à informer les employeurs au plus près du mois concerné.

3. Cohabitation avec les autres barèmes

3.1. L'indemnité indexée annuellement (référence 1965)

À côté de l'indemnité indexée trimestriellement, il subsiste une voie d'indexation annuelle, fixée au 1er juillet de chaque année par référence à un arrêté royal de 1965. Pour la période du 1er juillet 2025 au 30 juin 2026 incluse, ce montant s'élève à 0,4449 €/km. Lorsqu'un employeur choisit cette option, il s'y engage pour la totalité de la période annuelle et ne peut pas, en cours de période, basculer vers le système trimestriel — et donc, par construction, vers le système mensuel transitoire. Une bascule ne sera possible qu'au 1er juillet 2026.

3.2. La référence sectorielle des commissions paritaires

De nombreux secteurs imposent par convention collective le paiement d'une indemnité kilométrique forfaitaire. Le travail d'audit du barème ne se limite donc pas au cadre légal général : il exige de vérifier ce que dit la commission paritaire applicable. Trois schémas se présentent.

Secteurs renvoyant à l'arrêté royal de 2017

Pour ces secteurs, c'est l'indemnité indexée trimestriellement — et donc, à titre exceptionnel, l'indemnité mensuelle transitoire d'avril, mai et juin 2026 — qui s'impose. Le passage au régime mensuel n'est pas une option pour l'employeur : il est imposé par la combinaison de la CCT et de l'arrêté royal du 18 mai 2026.

Secteurs renvoyant au décret royal de 1965

Ces secteurs continuent d'appliquer le barème annuel (0,4449 €/km jusqu'au 30 juin 2026). Le régime mensuel transitoire ne les concerne pas, mais l'employeur doit veiller à ne pas créer involontairement, par bulletin de paie ou note de frais, une confusion entre les deux régimes.

Secteurs sans référence : le libre choix encadré

Lorsque la commission paritaire n'impose ni l'un ni l'autre, l'employeur peut opter pour le trimestriel (et donc le mensuel transitoire) ou pour l'annuel. Le choix doit être documenté — note interne, politique de frais, mention au règlement de travail ou à l'ordre de service — et stabilisé pour la durée de la période annuelle si l'option annuelle est retenue.

4. Impacts opérationnels : paie, fiscalité, contrôle

4.1. Gestion de la rétroactivité du mois d'avril

L'arrêté royal entrant en vigueur rétroactivement au 1er avril 2026, deux situations se rencontrent en pratique. Lorsque l'employeur a déjà remboursé les déplacements d'avril au taux trimestriel de 0,4327 €/km, l'indemnité versée demeure dans le plafond et conserve sa qualification non imposable. Il n'existe aucune obligation légale de compléter — l'indemnité kilométrique constitue un plafond et non un plancher de remboursement. Une obligation peut toutefois résulter d'une convention collective ou du règlement de travail, qui imposeraient l'octroi du montant maximal exonéré.

Lorsque l'employeur souhaite régulariser et porter les remboursements d'avril au nouveau plafond de 0,4571 €/km, le complément versé demeure, dans la limite du plafond, qualifié de remboursement de frais propres à l'employeur. Il n'entre pas dans la base imposable du travailleur, ni dans l'assiette des cotisations de sécurité sociale, et ne fait pas naître de précompte professionnel additionnel.

4.2. Paramétrage du logiciel de paie

Le paramétrage du logiciel de paie doit être adapté pour intégrer trois barèmes mensuels distincts (avril, mai et juin 2026), puis revenir au barème trimestriel à compter du troisième trimestre. La mise à jour la plus simple consiste à créer une rubrique « indemnité kilométrique – régime mensuel transitoire 2026 » distincte, paramétrée mois par mois, et à archiver les paramétrages successifs pour les besoins d'un éventuel contrôle ultérieur.

4.3. Sécurisation en cas de contrôle social ou fiscal

En cas de contrôle, l'employeur doit pouvoir documenter trois éléments : la réalité des déplacements professionnels (carnet de bord, agenda, ordres de mission, justificatifs clients), le rattachement de chaque remboursement à un barème en vigueur le mois concerné, et la cohérence du choix méthodologique (mensuel transitoire vs annuel) sur la durée. Une note interne datée de mai 2026, formalisant l'option pour le régime mensuel transitoire et son articulation avec le retour au trimestriel au 1er juillet, constitue une bonne pratique.

5. Retour au régime trimestriel ordinaire au 1er juillet 2026

Le régime mensuel est circonscrit aux trois mois d'avril, mai et juin 2026. À compter du 1er juillet 2026, le système trimestriel ordinaire prévu à l'article 74, § 1er, de l'arrêté royal du 13 juillet 2017 reprend ses droits. Le SPF Finances publiera, selon la cadence habituelle, le montant applicable au troisième trimestre 2026. L'employeur qui aurait opté pour le régime annuel (0,4449 €/km) pour la période du 1er juillet 2025 au 30 juin 2026 retrouvera, à compter du 1er juillet 2026, sa liberté de choisir entre la voie annuelle renouvelée et la voie trimestrielle redevenue ordinaire.

6. Tableau de synthèse — Les barèmes applicables en 2026

Recommandations pratiques

Premièrement, vérifier sans tarder la convention collective applicable et déterminer si le secteur impose le barème trimestriel (rendu mensuel par le régime transitoire), le barème annuel, ou laisse le choix à l'employeur. Cette identification conditionne l'ensemble des décisions suivantes.

Deuxièmement, formaliser une note interne datée — adressée aux services RH, paie et contrôle de gestion — explicitant le barème retenu pour chaque mois d'avril, mai et juin, la décision de régulariser ou non les déplacements d'avril déjà remboursés, et la date de bascule prévue vers le retour au trimestriel ordinaire au 1er juillet 2026.

Troisièmement, mettre à jour le logiciel de paie et les modèles de notes de frais en archivant chaque paramétrage successif. La traçabilité des paramétrages mensuels est essentielle pour faire face sereinement à un contrôle ultérieur, d'autant que le régime transitoire crée trois fenêtres distinctes en moins de trois mois.

Quatrièmement, communiquer aux travailleurs concernés — par note de service ou par courriel — les nouveaux montants et les modalités de déclaration de leurs kilomètres professionnels. Une communication claire limite les contestations, les ressaisies de notes de frais et les incompréhensions sur la qualification non imposable du remboursement.

Cinquièmement, ne pas omettre la cohérence avec le régime de l'indemnité vélo et avec les éventuelles indemnités forfaitaires pour télétravail. Une politique de frais cohérente, tenue à jour annuellement, demeure le meilleur rempart contre les requalifications fiscales et sociales.

Références

¹ Arrêté royal du 18 mai 2026 modifiant l'arrêté royal du 13 juillet 2017 fixant les allocations et indemnités des membres du personnel de la fonction publique fédérale.
² Article 74, § 1er, de l'arrêté royal du 13 juillet 2017.
³ Circulaire n° 765 du 20 mai 2026 — Adaptation du montant de l'indemnité kilométrique pour le mois d'avril 2026, M.B., 26 mai 2026.
⁴ Circulaire n° 754 du 12 juin 2025 — Adaptation du montant de l'indemnité kilométrique pour la période du 1er juillet 2025 au 30 juin 2026, M.B., 20 juin 2025.
⁵ Circulaire 2026/C/52 relative à l'indemnité kilométrique pour des déplacements de service.
⁶ Circulaire 2023/C/78 sur l'indemnité kilométrique pour les déplacements de service.