Remboursement de frais propres à l'employeur : votre indemnité kilométrique est désormais plus réaliste et adaptée chaque trimestre.

Faisant suite à la publication d’un AR du 10 novembre, le montant de l’indemnité kilométrique est dorénavant adapté plus fréquemment, avec effet rétroactif pour cette année 2022. Fini l’indexation annuelle ajustée au 1er juillet. Pour 2022, les montants de l’indemnité s’ajustent sur trois périodes : première adaptation au 1er mars 2022, deuxième au 30 juin 2022 et enfin une nouvelle fois au 1er octobre 2022.

Les indemnités octroyées pour l’utilisation professionnelle d’un véhicule privé (d’une voiture, d’une motocyclette ou d’un cyclomoteur), pour les déplacements de service, peuvent être considérées comme un remboursement de dépenses propres à l’employeur dans la mesure où elles n’excèdent pas les indemnités de même nature allouées par l’Etat aux membres de son personnel.

On entend par utilisation professionnelle d’un véhicule privé les déplacements du domicile ou du lieu fixe de travail vers un ou plusieurs endroits dans le contexte de l’activité professionnelle, mais qui n’ont pas pour destination des lieux fixes de travail.

Est considéré comme un lieu fixe de travail le lieu où le travailleur est présent pendant au moins 40 jours au cours de la période imposable. Ces 40 jours ne doivent pas nécessairement se suivre. Il en découle que si le travailleur se déplace vers ce lieu fixe de travail, ses frais de déplacement seront considérés comme des frais de déplacemenbt domicile - lieu de travail, et donc imposable en son chef.

L’indemnité kilométrique couvre tous les frais de voiture, tels que l’acquisition, le carburant, l’entretien, les taxes, etc. Les frais de nettoyage et de parking du véhicule ne sont cependant pas compris.

L’indemnité est censée représenter pour 30% le prix du carburant, et pour 70% les autres frais. Cette distinction existait du fait que le carburant bénéficiait par le passé d’une déductibilité à 100% alors que les autres frais étaient déduits à 75%, ce qui n’est plus le cas.

^{Ex. Imp. 2022} Initialement, cette indemnité, fixée par AR était mise à jour annuellement. Elle s’élèvait à 0,3707 EUR (du 1er juillet 2021 au 30 juin 2022) et à 0,4170 EUR (du 1er juillet 2022 au 30 juin 2023) par kilomètre réellement parcouru, quelle que soit la puissance imposable.

^Nouveau! Toutefois, et faisant suite à la publication d’un AR du 10 novembre, le montant de l’indemnité kilométrique est dorénavant adapté plus fréquemment, avec effet rétroactif pour cette année 2022. Fini l’indexation annuelle ajustée au 1er juillet. Pour 2022, les montants de l’indemnité s’ajustent sur trois périodes : première adaptation au 1er mars 2022, deuxième au 30 juin 2022 et enfin une nouvelle fois au 1er octobre 2022.

L’employeur peut-il maintenir l’indemnité antérieure plus élevée ?

L’employeur peut accorder des indemnités forfaitaires au kilomètre supérieures à celles que l’État octroie à ses fonctionnaires. Toutefois, il doit dans ce cas prouver que ces indemnités sont justifiées et correspondent aux frais réellement encourus par le travailleur. Il doit apporter la preuve que « l’indemnité kilométrique supérieure » octroyée correspond au prix de revient kilométrique moyen. À défaut, l’administration a le droit de prouver que la totalité (ou une partie) des indemnités octroyées par l’employeur constitue un salaire déguisé. C’est ce que le Ministre a admis en estimant qu’il était possible d’excéder le forfait dans la mesure où le contribuable pouvait démontrer que l’indemnité kilométrique couvrait bel et bien un coût kilométrique moyen supérieur.

L’Administration n’admet ce forfait que si le kilométrage parcouru annuellement n’est pas anormalement élevé, tel en sera le cas lorsque le nombre de kilomètres excédera 24.000 km par an. On notera à ce propos que la jurisprudence ne converge pas avec la position administrative et estime que la présomption de non imposabilité n’est pas réfutée du fait d’un nombre supérieur à 24.000 km/an.