Nouvelles adresses e-mail @deg.be monitorées: un levier d’organisation et de digitalisation au service de nos missions

Depuis le 25 juillet, une étape importante a été franchie dans notre stratégie de digitalisation et d’optimisation des flux internes et clients : les adresses e-mail monitorées @deg.be sont désormais pleinement fonctionnelles. Cette mise en œuvre s’inscrit dans un cadre plus large de structuration et de professionnalisation de nos processus, notamment dans les domaines comptable, fiscal et administratif.

Pourquoi cette évolution ?

Parce que la centralisation et la traçabilité des communications sont devenues des conditions essentielles pour garantir un service réactif, cohérent et conforme aux attentes de nos clients. En particulier lorsque plusieurs membres de l’équipe sont impliqués dans le traitement d’un même dossier ou d’une même tâche.

Trois étapes structurantes à intégrer dans nos pratiques

Pour que cette évolution technologique s’intègre de manière optimale à notre quotidien, chaque collaborateur concerné est invité à suivre la logique suivante :

Identifier et définir clairement les tâches à couvrir

Il s’agit de cartographier les actions récurrentes à gérer : envoi de déclarations, demandes d’attestations, relances administratives, traitement des documents entrants, etc. Cette clarification est essentielle pour attribuer les bonnes responsabilités et prioriser les flux.

Mettre en œuvre une solution d’automatisation via nos outils internes

Plusieurs outils digitaux sont déjà en place chez Deg & Partners (gestion documentaire, modèles automatisés, connecteurs e-mails, etc.). Ces outils permettent d’éviter les tâches répétitives, de réduire les oublis et de gagner en qualité de suivi. Ils doivent être utilisés dans les workflows associés aux nouvelles adresses monitorées.

Définir les modalités d’utilisation et les éventuelles conditions de refacturation

Une fois le flux maîtrisé et l’outil bien paramétré, il convient de définir les règles de fonctionnement, y compris en matière de communication avec le client. Si la formalité engendre un coût spécifique ou une charge administrative significative, la possibilité de refacturation devra être étudiée en lien avec le référent commercial du client.

Un document disponible pour aller plus loin

Un document explicatif plus complet est disponible sur SharePoint, dans le dossier “20 Digitalisation”. Il reprend les principes évoqués ci-dessus, les exemples d’utilisation, les recommandations techniques, ainsi que les conditions d’implémentation par client ou par typologie de mission.

Après validation, ce document pourra servir de base à des échanges lors de prochains stand-up d’équipe, afin de favoriser une appropriation rapide et collective de ce nouvel outil.

En résumé :

L’implémentation des adresses monitorées @deg.be n’est pas une simple mesure technique : c’est un véritable levier organisationnel pour améliorer notre efficacité interne, notre image professionnelle et notre valeur ajoutée client.