Nouvelle obligation à partir du 1er septembre 2018 pour les Prestataires de services !

Sur proposition du ministre de l'Economie Kris Peeters et du ministre des PME Denis Ducarme, le Conseil des ministres a approuvé la loi portant sur l'enregistrement des prestataires de services aux sociétés. Si vous offrez certains services à des sociétés, vous devez disposer d’un enregistrement auprès de la Direction générale de la Politique des P.M.E. du SPF Economie. Cette obligation entre en vigueur à partir du 1er septembre 2018. Elle s’inscrit dans le cadre de la lutte contre le blanchiment d’argent.

Qui est considéré comme prestataire de services aux sociétés ?

Toute personne physique ou morale qui, à titre professionnel, propose à des tiers l’un des services suivants :

• participer à l’achat ou à la vente de parts d’une société à l’exclusion de celles d’une société cotée ;
• fournir un siège statutaire à une entreprise, une personne morale ou une construction juridique similaire ;
• fournir une adresse commerciale, postale ou administrative et d’autres services liés à une entreprise, à une personne morale ou une construction juridique similaire.

Quelles conditions devez-vous remplir pour vous enregistrer ?

Si vous êtes une entreprise personne physique, vous devez répondre aux conditions suivantes :

• être inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises ;
• ne pas être privée de vos droits civils et politiques ;
• ne pas avoir été déclarée en faillite sans avoir obtenu la réhabilitation ;
• ne pas avoir encouru en Belgique ou dans un autre Etat membre de l’Union Européenne une peine criminelle, d’emprisonnement sans sursis d’au moins 6 mois ou une amende pénale pour une infraction liée, entre autre, à des faits de contrefaçon, falsification, usage de faux, corruption, vol, détournement, escroquerie, blanchiment d’argent ou financement du terrorisme.

Si vous êtes une personne morale, vous devez répondre aux conditions suivantes :

• être inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises ;
• avoir un organe légal d’administration constitué uniquement de personnes répondant aux trois derniers critères mentionnés ci-dessus pour les personnes physiques ;
• avoir une direction effective assurée uniquement par des personnes répondant aux trois derniers critères mentionnés ci-dessus pour les personnes physiques ;
• avoir des bénéficiaires effectifs répondant aux trois derniers critères mentionnés ci-dessus pour les personnes physiques ;
• avoir des gérants et administrateurs disposant du droit d’exercer légalement une activité professionnelle en Belgique.

Si vous offrez également un service de domiciliation, vous devez également prouver les éléments suivants :

• vous mettez à disposition des personnes domiciliées des locaux dotés
  • d’un ou plusieurs bureaux ou locaux équipés chacun d’un mobilier permettant de remplir leur fonction respective,
  • d’un système permettant, à la demande du client, l’archivage sécurisé des documents,
  • d’une infrastructure ICT permettant l’accès à internet et de matériel de bureautique (photocopieuse, scanner…),
  • d’une réception ou d’un accueil ;
• vous êtes l’occupant légitime des locaux mis à disposition de la personne domiciliée et pouvez produire une preuve de propriété ou un bail de location ;
• vous reprenez les conditions d’occupation dans la convention-type.

Comment procéder à votre enregistrement ?

Si vous répondez aux différentes conditions, vous devez introduire votre demande d’enregistrement auprès de la Direction générale de la Politique des P.M.E. du SPF Economie.

A partir du 1er septembre, 2018 un formulaire d’enregistrement sera disponible.

Lorsque vous demandez votre enregistrement, le SPF Economie vérifie auprès du service du casier judiciaire du SPF Justice l’honorabilité des personnes mentionnées dans votre demande.

Qui doit introduire une demande d’enregistrement et dans quel délai ?

Vous exercez déjà en tant que prestataires de services aux sociétés ?

A partir du 1er septembre 2018, vous devez vous inscrire auprès du SPF Economie.

Vous disposez d’un délai de 6 mois (donc avant le 1er mars 2019) pour procéder à votre enregistrement.

Vous démarrez votre activité de prestataire après le 1er septembre 2018 ?

Vous devez vous enregistrer auprès du SPF Economie préalablement à l’exercice de votre activité.

Et si vous ne vous enregistrez pas ?

En cas de non-respect de l’obligation d’enregistrement, vous encourez une amende allant de 250 à 100.000 euros.

Si vous êtes enregistrés mais ne répondez plus aux conditions, vous encourez également une amende similaire.

Que devez vous faire ?

Pour le moment, vous ne devez rien faire car le formulaire sortira le 1er septembre 2018.

Que pouvons-nous faire ?

Nous vous tiendrons informé dés que le formulaire est sorti et nous pourrons remplir cette obligation à votre place. Pour toute autre question, vous pouvez nous contacter via info@degandpartners.com