L’obligation de passer à la voie électronique pour l’enregistrement des conventions sous seing privé: ce qui change pour les entreprises dès mars 2025

À compter du 10 mars 2025, les entreprises ne peuvent plus enregistrer certaines conventions sous seing privé au format papier. Une transition discrète mais lourde de conséquences pour les professionnels et les indépendants. Cette évolution s’inscrit dans un mouvement plus large de digitalisation des démarches administratives en Belgique. Mais qu’est-ce qu’une convention sous seing privé, en quoi diffère-t-elle d’un acte notarié, et que faut-il faire pour lui conférer une valeur juridique opposable ? Cet article fait le point de manière claire et pratique.

Qu’est-ce qu’une convention sous seing privé ?

Une convention sous seing privé est un contrat rédigé et signé directement entre les parties, sans l’intervention d’un officier public (comme un notaire). Cela peut concerner, par exemple :

• Un contrat de bail commercial ou professionnel,
• Une convention de prêt entre particuliers ou entreprises,
• Un contrat de cession de parts sociales (dans certains cas),
• Un acte de reconnaissance de dette, etc.

En revanche, un acte notarié est établi par un notaire et revêt un caractère authentique. Il fait foi jusqu’à inscription de faux, et est exécutoire de plein droit (comme un jugement). Il est requis pour certains actes, comme :

• La vente d’un bien immobilier,
• La donation d’un immeuble,
• La constitution d’hypothèques.

Quelle est la valeur juridique d’un acte sous seing privé ?

Un acte sous seing privé a force obligatoire entre les parties (comme tout contrat), mais il ne bénéficie pas de la force probante d’un acte authentique. Pour lui conférer une date certaine et le rendre opposable à des tiers (notamment au fisc), il peut être :

1. Enregistré auprès de l’administration fiscale ;
2. Notifié à un tiers (par exemple par huissier) ;
3. Intégré dans une procédure judiciaire (par exemple comme pièce dans un procès).

L’enregistrement donne une date certaine, parfois exigée par la loi ou simplement conseillée dans un cadre professionnel (comme en matière de bail).

Ce qui change dès le 10 mars 2025 : la voie électronique devient obligatoire pour les entreprises

Jusqu’au 9 mars 2025, l’enregistrement pouvait se faire soit sur support papier, soit par voie électronique (via MyMinfin ou Biztax selon le type d’acte).

Mais à partir du 10 mars 2025, les entreprises doivent impérativement recourir à la voie électronique pour enregistrer leurs actes sous seing privé. Seules les personnes physiques sans numéro d’entreprise peuvent encore utiliser le support papier.

Cela concerne, entre autres, les conventions de bail professionnel, très courantes dans les PME et indépendants.

Exemple concret :

Une SRL conclut un bail commercial pour ses nouveaux bureaux. Pour que ce contrat de bail ait date certaine et soit opposable aux tiers (notamment pour l’amortissement fiscal ou en cas de litige), elle souhaite l’enregistrer.

Depuis le 10 mars 2025, cet enregistrement devra obligatoirement se faire via le portail électronique de l’administration fiscale. L’envoi postal du contrat papier n’est plus admis pour une entreprise.

Quelles plateformes utiliser ?

L’enregistrement électronique se fait via :

• MyMinfin (www.myminfin.be) pour les actes généraux (baux, prêts, etc.),
• eRegistration pour certains types d’actes automatisés,
• Ou encore via certains logiciels compatibles utilisés par des notaires ou professions du chiffre.

Quelles sont les sources légales ?

L’obligation est issue :

• de l’arrêté royal du 31 janvier 2025 (Moniteur belge du 28 février 2025),
• qui modifie les règles d’enregistrement en application de l’article 3.152 du Code civil et de l’article 32 du Code des droits d’enregistrement, d’hypothèque et de greffe.

Conclusion

La digitalisation continue de transformer la pratique juridique et administrative en Belgique. Cette obligation d’enregistrement électronique ne concerne que les entreprises, mais elle constitue une évolution majeure dans la manière de gérer les documents contractuels. Elle exige des professionnels qu’ils soient familiarisés avec les outils numériques et les plateformes officielles. Pour éviter toute irrégularité ou rejet d’un acte, mieux vaut anticiper ces obligations et s’y conformer sans attendre.

✅ À retenir : si vous êtes une entreprise et devez enregistrer un contrat de bail ou autre convention sous seing privé après le 10 mars 2025, pensez voie électronique, pas voie postale !