Terugvordering van intra-Europese btw: Wat u moet weten om uw aanvragen te optimaliseren

Bedrijven in België kunnen vaak de btw die ze in andere Europese landen hebben betaald, terugvorderen. Het is echter cruciaal om de voorwaarden en deadlines goed te begrijpen om deze kans niet te missen. Hieronder vindt u een praktische gids in de vorm van een FAQ, met advies en voorbeelden die dit proces verduidelijken, evenals de relevante wettelijke bronnen.

Wat is de terugvordering van intra-Europese btw?

De terugvordering van intra-Europese btw stelt Belgische bedrijven in staat om de btw terug te krijgen die ze hebben betaald in een andere lidstaat van de Europese Unie. Dit geldt voornamelijk voor professionele uitgaven, zoals brandstofkosten, verblijf, catering of deelname aan vakbeurzen.

Wat zijn de voorwaarden om een terugbetaling aan te vragen?

Om in aanmerking te komen voor terugvordering van de intra-Europese btw, moeten aan een aantal voorwaarden worden voldaan:

1. Status van belastingplichtige: Het bedrijf moet btw-plichtig zijn in België maar mag niet geregistreerd zijn bij de btw-administratie van de lidstaat waar de uitgave is gedaan.
2. Professionele uitgaven: De uitgaven moeten gedaan zijn in het kader van de economische activiteit en noodzakelijk zijn voor het bedrijf.
3. Minimumbedrag: De aanvragen moeten een minimumbedrag per periode bereiken, namelijk 400 euro voor een periode van drie maanden en 50 euro voor een jaarlijkse aanvraag per lidstaat.

Hoe kan men de terugvordering van btw aanvragen?

Belgische bedrijven kunnen hun aanvraag voor terugvordering indienen via het Belgische portaal Intervat met de toepassing “VAT Refund”. De stappen zijn als volgt:

1. Toegang tot het Intervat-portaal: De aanvraag wordt online ingediend voor elke betrokken lidstaat.
2. Invullen van het formulier: Informatie over de uitgaven wordt vermeld in een specifiek formulier voor buitenlandse btw.
3. Opvolging van de aanvraag: Zodra de aanvraag is ingediend, wordt deze doorgestuurd naar de lidstaat in kwestie, die vier maanden de tijd heeft om te reageren. Deze termijn kan worden verlengd tot zes of acht maanden als er aanvullende informatie wordt gevraagd.

Wat zijn de termijnen om de aanvraag in te dienen?

De aanvraag voor terugvordering moet uiterlijk op 30 september van het jaar volgend op het jaar van de uitgave worden ingediend. Voor een uitgave in 2023 moet de aanvraag bijvoorbeeld uiterlijk op 30 september 2024 worden ingediend. Het is mogelijk om maximaal vijf aanvragen per kalenderjaar in te dienen, voor periodes van drie maanden of voor het hele jaar.

Praktisch voorbeeld

Case van een Belgisch bedrijf dat in juni 2024 deelnam aan een beurs in Frankrijk:

• Het bedrijf heeft een factuur van 1.000 euro betaald, inclusief 200 euro btw.
• De aanvraag moet vóór 30 september 2025 worden ingediend via Intervat.
• Zodra de aanvraag is goedgekeurd, heeft Frankrijk vier maanden de tijd om de aanvraag te verwerken. Indien aanvullende informatie wordt gevraagd, kan de verwerkingstijd oplopen tot acht maanden.

Wat zijn de veelvoorkomende moeilijkheden?

Verschillende obstakels kunnen de terugbetaling van btw bemoeilijken:

• Geschiktheid van uitgaven: Sommige lidstaten beperken de terugvorderbare uitgaven (bijv. beperkingen op maaltijden of accommodatie).
• Niet-bereikt minimumbedrag: Als de uitgaven per lidstaat het vereiste bedrag niet overschrijden, wordt de aanvraag niet geaccepteerd.
• Lange verwerkingstijd: Afhankelijk van de lidstaat kunnen de verwerkingstijden variëren. Als aanvullende informatie wordt gevraagd, kan de verwerking langer duren.

Kan men zich laten bijstaan bij deze procedure?

Ja, gespecialiseerde dienstverleners, zoals accountantskantoren of btw-beheermaatschappijen, kunnen deze stappen namens u uitvoeren. Zij zorgen ervoor dat aan de voorwaarden is voldaan en dat de nodige documenten correct worden ingevuld, tegen een vergoeding. Deze oplossing is interessant voor bedrijven met een aanzienlijk volume aan terugvorderbare uitgaven en die baat hebben bij specifieke expertise.

Praktische tips om de terugvordering van intra-Europese btw te optimaliseren

1. Plan vooruit: Vermijd dat administratieve taken zich opstapelen en controleer regelmatig de terugvorderbare uitgaven.
2. Bewaar de bewijsstukken: Facturen, tickets en bonnen moeten in goede staat en conform de vereisten van de betrokken lidstaat bewaard blijven.
3. Gebruik het Intervat-portaal zorgvuldig: Beperk declaratiefouten door elke rubriek zorgvuldig in te vullen. Dien bij voorkeur aanvragen in voor één lidstaat per keer om complicaties te vermijden.
4. Neem contact op met experts indien nodig: Voor hoge volumes of complexe dossiers kan een professional het proces vergemakkelijken.

Conclusie

De terugvordering van intra-Europese btw is een niet te onderschatten fiscaal voordeel voor Belgische bedrijven, mits de opgelegde termijnen en voorwaarden worden nageleefd. Het beheer van dit proces kan vergemakkelijkt worden door professionals, maar is ook toegankelijk via het Intervat-portaal voor bedrijven die het zelf willen afhandelen. Een strikte organisatie en regelmatige opvolging van de uitgaven zijn essentieel om de terugbetaling van deze belasting te optimaliseren en zo onnodige financiële lasten te vermijden.

Wettelijke bronnen

De terugvordering van de intra-Europese btw wordt geregeld door de artikelen 78 en volgende van het btw-wetboek, evenals door het Wetboek van de inkomstenbelastingen (WIB) voor de aspecten met betrekking tot boekhouding en fiscale aftrekken. Deze teksten specificeren de formele en inhoudelijke voorwaarden voor Belgische belastingplichtigen die de in een andere lidstaat betaalde btw willen terugvorderen.