E-facturatie: kunt u na januari 2026 nog factureren zonder Peppol?

Vanaf 1 januari 2026 wordt in België een elektronische facturatie verplicht voor alle transacties tussen btw-plichtigen (B2B). Deze maatregel, bevestigd door het koninklijk besluit van 29 juli 2025¹, moet de transparantie verhogen, de boekhoudkundige uitwisseling automatiseren en de invoering, in 2028, van een bijna real-time e-Reporting voorbereiden.

Dit verandert de gewoontes: per e-mail verzonden PDF’s worden niet meer als elektronische facturen beschouwd en papieren facturen worden verboden. De norm Peppol BIS 3.0 wordt de referentienorm.

De vraag rijst dan acuut: kunt u in januari 2026 nog factureren zonder via Peppol te gaan? Het antwoord vereist een nauwkeurige analyse van de nieuwe regels, hun uitzonderingen en hun praktische gevolgen.

1. Peppol centraal in het nieuwe systeem

1.1. Een Europese norm wordt verplicht

Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) is een veilig netwerk voor elektronische uitwisseling waarmee facturatie- en boekhoudsoftware rechtstreeks kan communiceren, zonder handmatige tussenkomst.

Het koninklijk besluit van 29 juli 2025 schrijft voor elke B2B-factuur de uitgifte en ontvangst voor van gestructureerde facturen conform de norm EN 16931/CEN TS 16931 via Peppol BIS 3.0².

Concreet:

• De factuur wordt aangemaakt in uw boekhoudsoftware,
• Ze wordt automatisch via het Peppol-netwerk naar de software van de klant verzonden,
• De gegevens worden geïntegreerd zonder opnieuw invoeren, wat fouten en fraude vermindert.

Samengevat, Peppol wordt voor België de enige “autoweg” voor B2B-facturatie, behalve bij een specifieke overeenkomst over een ander gecertificeerd protocol.

2. Kan men Peppol vermijden?

Het algemene principe is duidelijk: nee, behalve bij expliciet voorziene afwijking.

2.1. Beperkte afwijkingen

Het koninklijk besluit staat het behoud van andere kanalen voor elektronische uitwisseling (bijvoorbeeld een EDI – Electronic Data Interchange) toe slechts indien:

• Beide partijen hiermee uitdrukkelijk instemmen;
• De uitgegeven facturen strikt conform zijn aan de normen EN 16931 of CEN TS 16931³.

In de praktijk richt dit zich vooral op grote ondernemingen die reeds over gecertificeerde EDI beschikken en een perfecte interoperabiliteit met de Europese norm kunnen garanderen.

Voor de meeste KMO’s, zal Peppol de enige realistische weg zijn.

2.2. Uitgesloten gevallen

B2C-transacties (facturen aan particulieren) vallen buiten het toepassingsgebied.

Echter, elke btw-plichtige onderneming moet elektronische Peppol-facturen kunnen ontvangen, zelfs als ze alleen aan consumenten factureert⁴.

3. Praktische gevolgen van een niet-naleving

Vanaf 1 januari 2026 voldoet het verzenden van een PDF- of papieren factuur niet meer aan de wettelijke verplichting.

De voorziene sancties zijn progressief maar streng:

• € 1 500 voor een eerste overtreding,
• € 3 000 voor een tweede,
• € 5 000 voor de volgende⁵.

Bovendien geeft een niet-conforme factuur geen recht op aftrek van de btw bij de klant, wat tot commerciële en fiscale geschillen kan leiden.

4. Tijdschema en begeleidende maatregelen

4.1. Inwerkingtreding

De hervorming verloopt in twee fasen:

• 1 januari 2026: algemene verplichting tot elektronische facturatie B2B.
• 2028: invoering van e-Reporting in bijna real time, bedoeld om de jaarlijkse lijst van btw-plichtige klanten te vervangen⁶.

4.2. Fiscale steunmaatregelen

Om de technische investering te verzachten, zijn er twee maatregelen bevestigd⁷:

• Aftrek voor digitale investering van 20 % (vanaf het aanslagjaar 2025),
• Aftrek van 120 % van de abonnementskosten voor facturatiesoftware voor KMO’s en zelfstandigen, van 2024 tot 2027.

5. Hoe zich voorbereiden?

Anticipatie is essentieel. Enkele belangrijke aanbevelingen:

• Beoordeel het bestaande: kan uw huidige software Peppol-facturen genereren en ontvangen?
• Kies een erkende leverancier: controleer of de oplossing Peppol-gecertificeerd is en voldoet aan de normen EN 16931.
• Train uw teams: boekhouding, facturatie en IT moeten de transmissieketen begrijpen.
• Pas uw contracten aan: neem in uw algemene voorwaarden verwijzingen naar het nieuwe formaat op en voorzie de modaliteiten voor elektronische uitwisseling.

Voorbeeld: een dienstverlenend bedrijf dat een honderdtal facturen per jaar verzendt, kan kiezen voor een online “plug & play”-module die geïntegreerd is in zijn boekhoudsoftware; een industriële groep die over een gecertificeerde EDI beschikt, kan, met de instemming van zijn klanten, dit kanaal blijven gebruiken, mits technische conformiteit.

6. Overzichtstabel

7. Conclusie

Vanaf 1 januari 2026 wordt het uitgeven van een B2B-factuur buiten het Peppol-formaat of een strikt conforme EDI niet meer toegestaan.

Papieren of PDF-facturen verliezen hun fiscale geldigheid en stellen de afzender bloot aan hoge boetes en aan het betwisten van de btw-aftrek.

Bij Deg & Partners begeleiden wij bedrijven bij de technische en organisatorische migratie naar elektronische facturatie, met aandacht voor de integratie van de wettelijke normen, de opleiding van teams en de kostenoptimalisatie.

Zich vandaag voorbereiden, garandeert de continuïteit van uw facturatie en verandert een wettelijke verplichting in een hefboom voor efficiëntie.

-------

¹ Koninklijk besluit van 29 juli 2025 betreffende de verplichting tot elektronische facturatie, Belgisch Staatsblad van 31 juli 2025.
² Europese norm EN 16931 en technische specificaties CEN/TS 16931-2.
³ Ibidem, art. 5 en volgende (afwijking voor bilaterale EDI-uitwisselingen conform).
⁴ FOD Financiën, “Verplichte elektronische facturatie B2B – FAQ”, 2025.
⁵ Koninklijk besluit van 29 juli 2025, art. 11 (schaal van sancties).
⁶ FOD Financiën, “E-Reporting 2028: naar de btw-aangifte in bijna real time”, mededeling 2025.
⁷ Ontwerp van staatsprogramma 2025, digitale fiscale maatregelen, Titel II, hoofdstuk 3.