Verplichte elektronische facturatie: hoe een chaotische start te overwinnen zonder de boekhouding in gevaar te brengen

Sinds 1 januari is elektronische facturatie via het Peppol-netwerk verplicht geworden voor factuuruitwisselingen tussen Belgische ondernemingen.

Op papier is het doel helder: automatisering, traceerbaarheid, fraudebestrijding en administratieve vereenvoudiging.

In de praktijk is de realiteit genuanceerder.

Dubbele facturen, onleesbare facturen, fantoomdocumenten, niet ontvangen zendingen: zelfstandigen, bedrijven en boekhouders worden vandaag geconfronteerd met wat zonder overdreven te zijn kan worden omschreven als kinderziektes van elektronische facturatie.

In dit artikel hanteren wij een bewust pragmatische benadering: de terugkerende problemen identificeren en vooral uitleggen hoe ze beheerd kunnen worden zonder de bedrijfsactiviteit te blokkeren noch de fiscale aftrekbaarheid te ondermijnen.

1. Een gezamenlijke vaststelling: elektronische factuur start in verwarring

België geldt als een pioniersland op het gebied van elektronische facturatie. Dat voorsprong heeft echter een keerzijde: we zijn de proefkonijnen.

In de praktijk doen zich verschillende moeilijkheden regelmatig voor:

• facturen die uitsluitend in ruwe XML worden doorgegeven, zonder leesbare versie ;
• documenten met technisch ongeldige gegevens (inconsequente datums, ontbrekende velden) ;
• facturen die als verzonden worden gemeld maar niet terug te vinden zijn bij ontvangst ;
• herhaalde zendingen, gevolgd door een PDF-herzending per e-mail, wat leidt tot dubbele facturen.

Deze problemen zijn niet marginaal: ze treffen zowel kleine structuren als gevestigde spelers, inclusief leveranciers van Peppol-gecertificeerde software.

Belangrijk om te onthouden
Het probleem is niet de elektronische factuur op zich, maar de nog steeds onvolledige en heterogene implementatie ervan.

2. XML, PDF en leesbaarheid: een belangrijke knelpunt

De regelgeving verplicht dat de elektronische factuur wordt uitgereikt in gestructureerd XML-formaat.

Dit formaat is perfect geschikt voor geautomatiseerde verwerking, maar volledig onleesbaar voor een menselijk gebruiker.

In de praktijk zou een Peppol-factuur dus moeten:

• worden doorgestuurd in XML (wettelijke verplichting) ;
• automatisch omgezet worden in een leesbare voorstelling (meestal een PDF).

Maar niet alle software biedt deze conversie al aan. Resultaat:

• bedrijven ontvangen XML-bestanden die zij niet kunnen controleren, valideren of betalen ;
• leveranciers sturen dan een PDF per e-mail, buiten het Peppol-circuit om.

In onze oplossing MasteryPro, die we beschikbaar stellen aan klanten van Deg & Partners, voorzien we een XML-lezer die toelaat om een PDF-factuur te “hermaken” wanneer die ontbreekt.

Belangrijk om te onthouden
Een XML zonder bruikbare visualisatie blokkeert het validerings- en betalingsproces, ook al is de factuur juridisch uitgereikt.

3. De onbekende valkuil bij ontvangst via Peppol: twee kanalen openen

Een essentieel en nog te weinig bekend punt betreft de ontvangst van Peppol-facturen.

In de praktijk kan de ontvangst via twee aparte kanalen verlopen:

• een kanaal gekoppeld aan de inschrijving bij de KBO ;
• een kanaal gekoppeld aan het Btw-identificatienummer.

Beide kanalen moeten correct geopend en geconfigureerd zijn.

Sommige software of instellingen activeren slechts één van de twee, wat leidt tot:

• facturen die verzonden zijn maar nooit ontvangen worden ;
• “fantoomdocumenten”, documenten die niet voorkomen in de boekhouding van de ontvanger ;
• geschillen tussen leverancier, klant en boekhouder.

Belangrijk om te onthouden
Een onderneming kan “ingeschreven zijn op Peppol” en toch niet alle facturen ontvangen. Dit verdient controle indien u onze oplossing niet gebruikt.

4. Ongeldige facturen, dubbele facturen en correcties: wat concreet te doen?

Bij afwijkingen zijn enkele reflexen noodzakelijk.

4.1. Bij onleesbare of ongeldige factuur

• niet blindelings betalen ;
• vragen om een correctie via Peppol, en niet enkel een PDF per e-mail ;
• de correspondentie documenteren (datum, versie, reden van weigering).

4.2. Bij dubbele factuur

• de referentie Peppol-factuur identificeren ;
• elke dubbele boeking vermijden ;
• de traceerbaarheid van de geannuleerde of vervangen versie bewaren.

4.3. Bij niet ontvangen factuur

• de ontvangstinstellingen (KBO en BTW) controleren ;
• de uitwisselingslogs van de software controleren ;
• de softwareleverancier contacteren vooraleer de leverancier aan te spreken.

Belangrijk om te onthouden
Het beheer van afwijkingen maakt nu integraal deel uit van het boekhoudproces.

5. Niet alle leveranciers zijn er klaar voor: een realiteit om in te calculeren

Een andere grote moeilijkheid is de asymmetrie in voorbereiding.

Hoewel ongeveer 75% van de Belgische ondernemingen geregistreerd is op Peppol, is niet iedereen volledig operationeel.

Sommige grote bedrijven:

• zijn ingeschreven maar hebben de verzending nog niet voor al hun klanten geautomatiseerd ;
• leveren nog steeds PDF- of Word-facturen “op aanvraag” ;
• hebben meerdere interne systemen die slechts gedeeltelijk compatibel zijn.

Deze situatie benadeelt vooral:

• zelfstandigen ;
• KMO’s ;
• ondernemingen die onderworpen zijn aan regelmatige btw-verplichtingen.

Belangrijk om te onthouden
De Peppol-conformiteit hangt evenveel af van uw leveranciers als van uw eigen voorbereiding.

6. Overzichtstabel – Veelvoorkomende problemen en praktische oplossingen

7. Eindaanbevelingen

1. Controleer onverwijld de volledige configuratie van de Peppol-ontvangst, inclusief KBO- en BTW-kanalen.
2. Test de leesbaarheid van ontvangen facturen, niet alleen het technische binnenkomen ervan.
3. Schol de interne teams in nieuwe reflexen (weigering, correctie, traceerbaarheid).
4. Documenteer systematisch afwijkingen, in voorbereiding op fiscale controles.
5. Zorg voor gestructureerde technische en boekhoudkundige begeleiding.

Elektronische facturatie is een fundamentele hervorming, nuttig en onvermijdelijk.

Maar zoals elke structurele transformatie vraagt ze tijd, aanpassingen en verhoogde waakzaamheid, zeker in de opstartfase.

Bij Deg & Partners begeleiden we onze klanten voorbij het wettelijke discours, door hen te helpen hun praktijken, boekhouding en aftrekrecht te beveiligen, ondanks een nog instabiele omgeving.

Want ook op het vlak van digitalisering blijft anticipatie de beste bescherming.