Le mandat de protection extrajudiciaire, un outil indispensable pour anticiper l’incapacité de l’entrepreneur et éviter les blocages dans la société

Pour tout professionnel du chiffre, accompagner un chef d'entreprise implique d'anticiper les risques qui menacent la pérennité de son activité. Si le décès est souvent bien balisé par la planification successorale, la perte des facultés de discernement (suite à une maladie, un accident ou la démence) reste le parent pauvre de l'anticipation. Pourtant, sans disposition préalable, le patrimoine de l'entrepreneur se retrouve figé et la société peut rapidement se transformer en un navire sans gouvernail. En l'absence de mandat, la désignation d'un administrateur par le juge de paix s'impose, entraînant lourdeurs procédurales et perte de contrôle familial.

Le mandat de protection extrajudiciaire (ou "zorgvolmacht") offre une parade sur mesure, permettant à l'entrepreneur d'organiser à l'avance sa propre représentation. Toutefois, son application en droit des sociétés soulève des questions juridiques complexes, imposant de distinguer clairement la casquette de dirigeant de celle d'actionnaire.

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1. Le mandat du dirigeant : l'obstacle de l'intuitu personae

La première limite juridique à laquelle se heurte le mandat extrajudiciaire concerne la fonction d'administrateur ou de gérant. Un mandat d'administrateur est conféré intuitu personae, c'est-à-dire en raison des qualités personnelles de l'individu. Par conséquent, un dirigeant ne peut se faire remplacer de manière générale et permanente par son mandataire extrajudiciaire pour siéger à l'organe d'administration. Si les statuts le prévoient, une procuration ponctuelle à un co-administrateur est parfois envisageable, mais elle reste limitée à des réunions spécifiques et ne constitue pas une solution pérenne.

Comment anticiper ce blocage ? Pour éviter la paralysie de la gestion journalière et stratégique, une solution simple consiste à nommerun administrateur suppléant (statutairement ou en dehors des statuts), dont le mandat entrera en fonction automatiquement en cas d’incapacité juridique de l’administrateur en place.

2. Le rôle de l'actionnaire : des droits sauvegardés, avec une nuance selon la forme de la société

Si la porte du conseil d'administration reste fermée au mandataire extrajudiciaire, celle de l'assemblée générale lui est, par contre, grande ouverte. Le mandataire peut exercer les droits de vote attachés aux actions de l'entrepreneur, permettant ainsi de conserver le contrôle stratégique de l'entreprise.

Néanmoins, la forme juridique de la société influence la portée de cette représentation :

• Dans une SRL (ou SC) : Le Code des sociétés et des associations (CSA) n'impose aucune restriction temporelle à la représentation d'un actionnaire. Le mandataire extrajudiciaire peut donc siéger et voter aux assemblées générales de manière permanente et sans limitation de durée.
• Dans une SA : Le débat juridique est plus vif. L'article 7:142 du CSA stipule qu'une procuration pour une assemblée de SA ne peut être donnée que pour une ou plusieurs réunions spécifiques, ou pour une période déterminée. Une lecture stricte voudrait donc que le mandat extrajudiciaire (par nature à durée indéterminée) y soit inopérant. Toutefois, une seconde tendance doctrinale, récemment appuyée par le Comité d’Avis pour les Sociétés et les Associations créé au sein de la fédération du notariat (CASAVV), défend que le mandat de protection extrajudiciaire constitue une lex specialis face au droit des sociétés. Agissant comme un équivalent de la représentation légale ou judiciaire, le mandataire échappe ainsi à cette restriction temporelle et peut représenter l'actionnaire incapable sans aucune limite de temps.

3. L'étendue des pouvoirs du mandataire à l'assemblée générale

Sur la base du mandat de protection extrajudiciaire, que peut faire concrètement le mandataire ? Il se substitue à l'actionnaire pour toutes les prérogatives liées à ses titres. Il peut assister à l'assemblée générale, interpeller les administrateurs, et surtout exercer le droit de vote. Il est ainsi en mesure d'approuver les comptes annuels, de voter la distribution de dividendes, de modifier les statuts, ou encore de nommer et de révoquer des administrateurs.

C'est précisément par ce biais (en tant qu'actionnaire votant) que le mandataire peut pallier la vacance du dirigeant incapable en nommant un nouvel administrateur. Attention toutefois à la question des conflits d'intérêts : si le mandataire est amené à prendre des décisions où ses propres intérêts s'opposent à ceux de l'entrepreneur représenté (par exemple, s'attribuer une rémunération déraisonnable), un mandataire ad hoc devra être désigné, idéalement prévu à l'avance dans le mandat ou alternativement par une décision du juge de paix compétent.

Conclusion

Le mandat de protection extrajudiciaire n'est pas une simple formalité notariale, mais une véritable police d'assurance permettant d’assurer la continuité de l'entreprise. Un accompagnement professionnel se révélera particulièrement utile afin de mettre en place efficacement cet outil de prévoyance.