Verplichte elektronische facturatie vanaf 2026: geldt dit ook voor uw vzw?

De digitalisering van de boekhouding gaat een nieuwe fase in. Vanaf 1 januari 2026 moeten facturen die worden verstuurd naar btw-plichtige klanten verplicht elektronisch en gestructureerd worden verzonden via het netwerk PEPPOL. Deze nieuwe verplichting geldt ook voor vzw’s die btw-plichtig zijn. Voor organisaties uit de non-profitsector is dit hét moment om hun digitale werking te versterken, liefst samen met hun boekhouder. In dit artikel leggen we praktisch en helder uit wat er verandert, en hoe uw vzw zich moet voorbereiden.

Wat is een elektronische factuur (en wat niet)?

Een elektronische factuur is meer dan een factuur in PDF-formaat per e-mail.

? Wettelijke definitie: Een elektronische factuur is een factuur die elektronisch wordt opgemaakt, verzonden én ontvangen in een gestructureerd formaat. Dat formaat wordt automatisch gelezen door boekhoudsoftware. In België gebeurt dit via het netwerk PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online).

Concreet: u maakt uw factuur aan in een boekhoud- of facturatiesoftware. Die zet de gegevens automatisch om naar een gestructureerd bestand (meestal XML), dat vervolgens via PEPPOL naar de klant wordt gestuurd.

Voor welke vzw’s is dit verplicht?

De verplichting tot elektronische facturatie geldt uitsluitend voor vzw’s die btw-plichtig zijn, waaronder:

• volledig btw-plichtige vzw’s,
• gemengd btw-plichtige vzw’s (bv. sportclub met deels commerciële activiteiten),
• ook kleine ondernemingen onder het vrijstellingsregime als ze factureren aan btw-plichtige klanten.

? Voorbeeld

Een vzw organiseert betaalde opleidingen voor bedrijven. Ze factureert deze inclusief btw.

Vanaf 1 januari 2026 moet ze die facturen verplicht via PEPPOL verzenden.

Niet btw-plichtige vzw’s hoeven geen elektronische facturen te verzenden, maar… ze moeten wel in staat zijn om elektronische facturen te ontvangen van hun leveranciers.

En als uw vzw zelf geen facturen stuurt?

Ook dan bent u mogelijk betrokken. Uw leveranciers zullen vanaf 2026 hun facturen enkel nog elektronisch via PEPPOL mogen versturen. U moet dus kunnen:

• facturen ontvangen via het PEPPOL-netwerk,
• en beschikken over een geschikt softwarepakket of aansluiting via uw boekhouder.

? Tip: Een eenvoudige PEPPOL-conforme softwareoplossing kost gemiddeld 120 euro per jaar. Vzw’s die onderworpen zijn aan de vennootschapsbelasting (VBI) kunnen deze kost voor 120% fiscaal in mindering brengen (voor inkomstenjaren 2024-2027).

Een kans om te digitaliseren met uw accountant

Deze hervorming is meer dan een verplichting — het is een kans om:

• uw administratie te vereenvoudigen,
• sneller en correcter te boekhouden,
• de samenwerking met uw boekhouder te optimaliseren,
• en minder fouten en vertragingen te ondervinden in uw facturatiestroom.

De meeste softwareoplossingen zijn gebruiksvriendelijk en afgestemd op kleine organisaties. De officiële lijst van goedgekeurde software vindt u hier:

? https://efacture.belgium.be/nl/oplossingen

? Uw accountant kan u helpen om de juiste keuze te maken, u aan te sluiten op PEPPOL en de facturen correct te integreren in de boekhouding.

Praktisch overzicht

Wettelijke basis

• Koninklijk Besluit van 9 maart 2024 betreffende verplichte e-facturatie vanaf 01.01.2026 (BS 15.03.2024)
• Europese Richtlijn 2014/55/EU inzake elektronische facturatie in overheidsopdrachten
• Officiële portaalsite van e-facturatie in België: https://efacture.belgium.be

Besluit

Voor vzw’s met btw-activiteiten is het vanaf 2026 niet langer voldoende om een PDF te sturen. Zij moeten overschakelen naar volwaardige elektronische facturatie via PEPPOL. Zelfs vzw’s zonder eigen verkoopfacturen moeten zich voorbereiden om elektronische aankoopfacturen te kunnen ontvangen. Door dit nu aan te pakken, maakt u van een verplichting een kans tot vereenvoudiging en modernisering.

✅ Belangrijk: vanaf 2026 is een PDF geen geldige factuur meer voor btw-klanten. Zorg dat uw vzw tijdig is aangesloten op PEPPOL.