Verplichte elektronische facturatie in 2026: ontdek alles wat een zelfstandige of kmo moet weten!

Vanaf 1 januari 2026 wordt de elektronische gestructureerde facturatie verplicht voor bijna alle transacties tussen Belgische btw-plichtigen (B2B). Deze ontwikkeling kadert in een ruimer proces van administratieve en fiscale modernisering, met als doel de handelsbetrekkingen te vereenvoudigen en te beveiligen.

Voor kmo’s en zelfstandigen gaat het niet louter om het vervangen van papier door een pdf, maar om de adoptie van een erkend formaat (EN16931) dat via een beveiligd netwerk (Peppol) wordt uitgewisseld. Wat houdt deze hervorming concreet in? Wie valt eronder? Welke gevolgen heeft dit op het vlak van kosten, tijd, technische vereisten? Hieronder vindt u de antwoorden in FAQ-vorm, met overzichtstabellen en praktische aandachtspunten die u helpen om de overstap naar gestructureerde elektronische facturatie voor te bereiden en te realiseren.

Belangrijke opmerking: Aarzel niet om u te laten bijstaan door uw accountant of fiscaal adviseur bij elke stap. Zij kunnen u begeleiden bij de naleving van de nieuwe regels, bij de keuze van de softwareoplossingen en bij de optimalisatie van uw administratieve en fiscale processen.

1. Waarover gaat het precies?

1.1. Wat is volgens de btw-wetgeving een elektronische factuur?

Binnen de btw-wetgeving worden twee soorten elektronische facturen onderscheiden:

1. De “gewone” elektronische factuur

• Bijvoorbeeld een factuur in pdf-, Word-, Excel- of een ander elektronisch formaat, zolang alle verplichte vermeldingen (btw-nummer, datum, adres, handelsnaam, enz.) erop staan.
• Kan per e-mail of via een onlineplatform verzonden worden.
• Tot en met 31 december 2025 blijven deze “niet-gestructureerde” formaten geldig, op voorwaarde dat de bestemmeling hiermee instemt.

2. De “gestructureerde” elektronische factuur

• Moet voldoen aan de Europese norm EN16931.
• Is opgemaakt zodat ze automatisch door boekhoudsoftware kan worden verwerkt (een gestandaardiseerd XML-bestand).
• Wordt doorgaans verzonden via het Peppol-netwerk (of via een ander kanaal dat voldoet aan EN16931, wanneer beide partijen daarmee akkoord gaan).
• Vanaf 1 januari 2026 is dit formaat verplicht voor B2B-transacties tussen Belgische btw-plichtigen.

Advies: Uw accountant of fiscaal adviseur kan nagaan of uw (tot 2026) “gewone” elektronische facturen alle verplichte vermeldingen bevatten en of u tijdig kunt overschakelen naar het gestructureerde formaat.

Niet vergeten: Deze begeleiding helpt u ook de btw-impact en de wettelijke conformiteit op lange termijn in te schatten.

1.2. Wat verandert er op 1 januari 2026?

1. Formaatverplichting

• Papieren facturen of “niet-gestructureerde” pdf’s zijn dan niet meer toegestaan (behalve ter informatie).
• Alleen de gestructureerde elektronische factuur conform EN16931 zal wettelijk geldig zijn voor B2B in België.

2. Verplichte verzending via Peppol

• In principe moeten alle gestructureerde facturen via het Peppol-netwerk verstuurd kunnen worden.
• Enkel als beide partijen instemmen en het alternatief ook voldoet aan EN16931 (en beveiligd is), kan van Peppol worden afgeweken.

3. Invloed op btw en boekhouding

• Elke B2B-factuur in België die niet in een gestructureerd formaat bestaat, kan vanaf 2026 niet meer dienen om het recht op btw-aftrek uit te oefenen.
• Ook de fiscale controles en de administratie stemmen hun beleid af op deze nieuwe context; de sancties zullen in een koninklijk besluit worden verduidelijkt.

1.3. Overzichtstabel: factuurtypes en deadlines

Voor meer details: Uw fiscaal adviseur kan u precies vertellen welke factuurvormen tot eind 2025 nog toegelaten zijn en hoe u correct overstapt naar de gestructureerde elektronische factuur.

2. Verplichtingen voor personen

2.1. Wie moet zich houden aan de verplichting tot gestructureerd elektronisch factureren?

1. Belgische btw-plichtigen

• Elke onderneming, ongeacht grootte (zelfstandige, kmo, multinational), die in België is gevestigd en btw-plichtig is.
• Voor B2B-transacties moeten deze bedrijven elektronische gestructureerde facturen verzenden en ontvangen.

2. Uitzonderingen

• Btw-plichtigen die uitsluitend vrijgestelde handelingen verrichten (art. 44 Btw-Wetboek): zij zijn niet verplicht gestructureerde facturen te versturen of te ontvangen (vb.: bepaalde medische of financiële beroepen).
• Failliete btw-plichtigen: vrijgesteld van deze verplichting.
• Btw-plichtigen die niet in België gevestigd zijn (zonder Belgische vaste inrichting): niet van toepassing.
• Forfaitair belaste btw-plichtigen: overgangsregime tot 1 januari 2028.

Tip: Twijfelt u of u onder dit kader valt (vrijstellingen, forfaitair stelsel enz.)? Vraag raad aan uw fiscaal adviseur of uw accountant.

Hun expertise helpt u onaangename verrassingen of mogelijke administratieve sancties te vermijden.

2.2. Wat met B2C-transacties, vrijgestelde beroepen en andere bijzondere gevallen?

1. B2C (Business-to-Consumer)

• De verplichting geldt niet wanneer uw klant een particulier is.
• U mag dus blijven factureren op papier of met een pdf, indien gewenst.
• Let wel: als u btw-plichtig bent, moet u wél in staat zijn gestructureerde facturen te ontvangen van uw B2B-leveranciers.

2. Van btw vrijgestelde beroepen

• Sommige zelfstandigen (bv. artsen zonder vennootschap) hoeven geen (gestructureerde) facturen op te stellen/ontvangen, aangezien ze niet btw-plichtig zijn.

3. Internationale gevallen

• Facturen die in het buitenland worden opgesteld of ontvangen, vallen niet onder deze Belgische verplichting.
• Als u uw boekhouding verder wilt automatiseren, staat het u vrij om ook internationaal gestructureerde facturatie te hanteren.

2.3. Overzichtstabel: wie is betrokken?

Extra noot: Het is sterk aanbevolen om de kwestie van gestructureerde facturatie tijdig met uw accountant te bespreken, zeker als u werkt in gemengde situaties (gedeeltelijk vrijgesteld, verschillende activiteiten, enz.).

3. Administratieve verplichtingen (welke transacties?)

3.1. Voor welke transacties geldt de verplichting?

1. B2B binnen België

• Het gaat om alle verkooptransacties (goederen en diensten) tussen twee in België gevestigde btw-plichtigen.
• Vanaf 1 januari 2026 moet de verzender een gestructureerde factuur opstellen en de ontvanger moet die kunnen ontvangen.

2. B2G (Business-to-Government)

• Elektronische facturatie is al verplicht voor overheidsopdrachten boven 3.000 € excl. btw sinds 1 maart 2024.
• Deze facturen moeten het Peppol-BIS-formaat volgen.
• Sommige aanbesteders leggen e-facturatie onder de 3.000 € op, afhankelijk van de bepalingen in de overheidsopdracht.

3.2. Welke transacties vallen niet onder de verplichting?

1. B2C-transacties: de wettelijke verplichting geldt niet voor facturering aan particulieren.
2. Internationale transacties: indien een Belgische btw-plichtige zaken doet met een buitenlandse btw-plichtige (binnen of buiten de EU), is deze verplichting niet van toepassing (maar gestructureerde facturatie kan wel op vrijwillige basis).
3. Vrijstellingen (artikel 44 Btw-Wetboek): als beide ondernemingen volledig zijn vrijgesteld en geen btw-facturen moeten uitreiken, geldt de verplichting niet.

3.3. Gevolgen voor de btw-aftrek en de boekhouding

1. Recht op aftrek

• Vanaf 2026 kunt u voor uw professionele aankopen in B2B-context binnen België de btw alleen aftrekken als u beschikt over een correcte, gestructureerde elektronische factuur.
• Pdf’s of papieren facturen zullen in dat geval niet langer volstaan om de btw af te trekken.

2. Boekhoudkundige verwerking

• De gestructureerde factuur vergemakkelijkt de automatische inboeking in uw boekhoudsoftware.
• Handmatig herintikken van gegevens is niet meer nodig, wat foutenreduceert en u tijd bespaart.

Specifiek: Uw accountant kan u adviseren hoe u deze facturen het best archiveert, classificeert en verwerkt binnen uw boekhouding, om wettelijke verplichtingen na te leven en uw organisatie te optimaliseren.

Zorg ervoor dat u samen met hem een plan maakt voor een geleidelijke, probleemloze overgang.

3.4. Overzichtstabel: regels per type transactie

4. Technologische vereisten

4.1. Welke formaten voldoen aan EN16931?

1. Peppol-BIS

• De belangrijkste standaard in België voor B2B- en B2G-facturatie.
• Bestaat uit XML (UBL-formaat).
• Laat automatische gegevensverwerking en validatie van velden (excl. btw, btw-bedrag, enz.) toe.

2. Andere formaten die overeenstemmen met EN16931

• Bv. sommige EDI- of XML-structuren.
• Ze moeten semantisch en syntactisch gelijkwaardig zijn aan de Europese norm.
• Toegestaan enkel als verzender en ontvanger ermee instemmen.

4.2. Hoe werkt het Peppol-netwerk?

1. Werking

• Vergelijkbaar met een “digitale postdienst”.
• U bezorgt uw gestructureerde factuur via uw eigen “Peppol-toegangspunt”.
• Het netwerk stuurt die automatisch door naar het toegangspunt van uw klant.

2. Beveiliging en certificering

• Dienstverleners (toegangspunten) moeten gecertificeerd zijn om veiligheid en authenticiteit te waarborgen.
• Hiermee worden fraude, phishing en factuurvervalsing tegengegaan.

4.3. Hoe u klaarmaken om gestructureerde facturen te versturen/ontvangen?

1. Kies een geschikte software of platform

• Lijst beschikbaar op efacture.belgium.be (compatibele toepassingen).
• Let op mogelijkheden (facturatie, boekhouding, opslag enz.).
• Sommige oplossingen beheren ook andere documenten (bestellingen, leveringsbonnen…).

2. Neem een Peppol-toegangspunt

• Vaak inbegrepen in de software.
• Anders kunt u een beroep doen op een gespecialiseerde dienstverlener (Billit, Horus, Octopus, UnifiedPost enz.).
• Let op de tarieven (maandabonnement, prijs per factuur enz.).

3. Opleiding en implementatie

• Administratieve en boekhoudkundige teams moeten wennen aan deze nieuwe facturatiemethode (verzending, ontvangst, controle).
• Voorzie testperiodes en een stapsgewijze uitrol.

Goed om weten: Uw accountant of fiscaal adviseur kan u ook helpen om de software te vinden die het best bij uw profiel past (omvang onderneming, factuurvolume, budget enz.) en de technische uitrol te begeleiden.

Doe een beroep op zijn ervaring om ervoor te zorgen dat uw toekomstige processen voldoen aan de wettelijke voorschriften.

4.4. Overzichtstabel: stappen voor de technische implementatie

5. En tot slot: de kosten

5.1. Welke kosten zijn eraan verbonden?

1. Aankoop of abonnement voor software

• Sommige softwareleveranciers vragen een maandabonnement (soms gebaseerd op factuurvolume).
• Andere bieden een eenmalige licentie aan, met jaarlijkse onderhoudskosten.

2. Peppol-toegangspunt

• Kan inbegrepen zijn in de software of apart worden aangerekend (een forfait of kost per document).
• De ontvangst van facturen is soms gratis of zeer goedkoop.

3. Training en begeleiding

• Personeelskosten voor opleidingen en implementatie van nieuwe processen.
• Mogelijk doet u een beroep op een consultant of uw accountant om de procedures te optimaliseren.

4. Aanpassingen in interne processen

• Mogelijk moet u uw goedkeuringsflow, uw boekhoudkundige workflow enz. herzien.
• Op termijn wint u tijd door automatisering.

Belangrijk: Stel samen met uw fiscaal adviseur of accountant een begroting op, zodat u deze kosten kunt inschatten en opnemen in uw financiële planning (waarbij u misschien ook gebruik kunt maken van fiscale voordelen, zie hieronder).

5.2. Fiscale steunmaatregelen

1. Verhoogde investeringsaftrek (20%)

• Vanaf 1 januari 2025 geven bepaalde digitale investeringen, waaronder facturatiesoftware, recht op een verhoogde fiscale aftrek.
• Voorbeeld: investeert u 1.000 € in een in aanmerking komend softwarepakket, dan kunt u daarbovenop 20% (200 €) aftrekken, bovenop de gewone afschrijvingen.

2. Verhoogde aftrek (120%) op abonnementen (2024-2027)

• Kleine kmo’s en zelfstandigen kunnen een verhoogde fiscale aftrek van 120% toepassen op kosten die verband houden met elektronische facturatie (meerprijs voor de verzending en ontvangst via Peppol).
• Voorwaarde: de softwareleverancier moet op de factuur het specifieke meerkostgedeelte voor e-facturatie vermelden.

Herinnering: Uw accountant en fiscaal adviseur zijn de geknipte personen om te controleren of u aan de voorwaarden voldoet voor deze steunmaatregelen en om deze correct en optimaal in uw belastingaangifte te verwerken.

Zij kunnen ook de afschrijving en boekhoudkundige toewijzing van deze uitgaven optimaliseren.

5.3. Welke sancties bij niet-naleving?

1. Komende hervormingen

• De precieze sanctieregels worden vastgelegd in een koninklijk besluit (verwacht in de loop van 2025).
• Naar verwachting zal in elk geval een niet-gestructureerde factuur voor een Belgische B2B-transactie vanaf 2026 niet in aanmerking komen voor btw-aftrek.

2. Verantwoordelijkheid van zowel verzender als ontvanger

• De verzender die niet in gestructureerd formaat factureert, kan onderworpen worden aan administratieve of fiscale sancties.
• De ontvanger die een niet-conforme factuur accepteert, zal geen recht op btw-aftrek hebben.

5.4. Overzichtstabel: kosten en steunmaatregelen

Conclusie

De overstap naar de elektronische gestructureerde facturatie betekent een fundamentele paradigmaverschuiving voor Belgische kmo’s en zelfstandigen. Het gaat verder dan enkel papier vervangen door een pdf:

1. U neemt een erkende standaard aan (EN16931), die automatische verwerking, minder fouten en een betere traceerbaarheid van financiële stromen mogelijk maakt.
2. U sluit zich aan op een beveiligd netwerk (Peppol), wat fraude en vervalsing van facturen bestrijdt en de verzending vereenvoudigt.
3. U anticipeert op organisatorische effecten: u integreert nieuwe facturatieprocedures in uw boekhouding, u leidt uw team op, en u plant de overgang met klanten en leveranciers.
4. U benut fiscale steun (investeringsaftrek van 20%, een verhoogde aftrek van 120% op de extra kosten van e-facturatie).

Bepaalde situaties (sector, vrijstellingen, B2B/B2C, gemengde activiteiten, enz.) kunnen erg complex zijn. Daarom is persoonlijke begeleiding meer dan ooit onontbeerlijk. Uw accountant en uw fiscaal adviseur zijn uw bondgenoten om deze overgang in goede banen te leiden, dure fouten te voorkomen en uw organisatie te optimaliseren. Door u tijdig voor te bereiden, wordt deze wettelijke verplichting een kans om te moderniseren, tijd te winnen en uw gegevens te beveiligen.