Thuiswerken: op welke vergoeding hebt u recht in 2024? Update op 1 juni 2024

Onder thuiswerken verstaan we elke vorm van organisatie en/of uitvoering van werk waarbij informatietechnologie wordt gebruikt, en waarbij werk dat ook op de locatie van de werkgever uitgevoerd had kunnen worden, buiten deze locatie op regelmatige of incidentele basis wordt uitgevoerd. Dit betreft dus niet mobiele werknemers voor wie dagelijkse verplaatsingen een vaste realiteit zijn, maar eerder de kosten van een thuiskantoor die gepaard gaan met thuiswerken.

In 2014 heeft de administratie, in het licht van de groeiende vraag naar thuiswerken, een circulaire gepubliceerd die de gevolgen voor de inkomstenbelasting van werknemers behandelt. In het kader van de Covid-crisis heeft de administratie vervolgens twee nieuwe circulaires gepubliceerd in 2020 en 2021.

​

Welke thuiswerkvergoedingen behandelt de belastingadministratie?

De administratie suggereert om de thuiswerkvergoedingen volgens twee omstandigheden te behandelen:

• Terugbetaling door de werkgever van de volgende kosten die door de werknemer zijn gedragen:
  • Kantoorkosten;
  • Kosten voor kantoorinrichting en/of computerapparatuur;
  • Kosten voor het gebruik van een privé-internetverbinding en -abonnement voor professionele doeleinden;
  • Kosten voor het gebruik van een privécomputer voor professionele doeleinden;
  • Kosten voor het gebruik van een tweede computerscherm, printer en/of scanner voor professionele doeleinden zonder privécomputer;
• Terbeschikkingstelling door de werkgever van kantoorinrichting en/of computerapparatuur.

Wie komt in aanmerking voor een belastingvrije thuiswerkvergoeding?

De thuiswerkvergoeding zoals bedoeld in de laatste circulaire van de administratie betreft uitsluitend thuiswerk dat plaatsvindt in de privéruimten van de werknemer.

Deze circulaire is echter niet van toepassing op bedrijfsleiders of begunstigden van een speciaal regime. In dat geval verwijst de administratie naar de eerdere positie van de RSZ (en het forfait van de RSZ).

Wat dekt de forfaitaire kantoorvergoeding volgens de belastingadministratie?

Volgens de administratie dekt de forfaitaire kantoorvergoeding de volgende kosten:

• Het gebruik van een kantoorruimte in de woning van de werknemer (inclusief huur en eventuele afschrijvingen van de ruimte);
• Informatica- en printbenodigdheden (hierbij gaat het niet om de printer en de computer zelf, maar bijvoorbeeld om papier, een USB-stick, een muismat, inkt, etc.);
• Kantoorbenodigdheden (mappen, schrijfblokken, pennen, etc.);
• Basisvoorzieningen zoals water, elektriciteit en verwarming;
• Onderhoudskosten;
• Verzekeringskosten;
• Onroerende voorheffing;
• Koffie, water, verfrissingen.

Een werkgever kan deze forfaitaire kantoorvergoeding toekennen aan werknemers die op structurele en regelmatige basis thuiswerken gedurende een substantieel deel van hun werktijd.

Structureel en regelmatig thuiswerken houdt in dat ten minste één volledige werkdag per week thuis wordt gewerkt (bijvoorbeeld een volledige werkdag per week, twee halve werkdagen per week of meerdere dagen met enkele uren tijdens de normale werktijd). Deze evaluatie vindt maandelijks plaats.

Incidenteel thuiswerken betreft elke vorm van thuiswerken die niet voldoet aan de voorwaarde dat ten minste één volledige werkdag per week thuis wordt gewerkt. Wanneer de voorwaarden voor structureel thuiswerken niet worden vervuld, is de forfaitaire kantoorvergoeding niet van toepassing.

Wat is het maximale bedrag van een thuiswerkvergoeding?

Deze forfaitaire kantoorvergoeding mag aanvankelijk het maximale bedrag van 129,48 euro per maand niet overschrijden.

Tijdens de pandemie besloot de regering om het maximale bedrag van 129,48 euro per maand voor de maanden april, mei en juni 2021 te verhogen tot een maximaal bedrag van 144,31 euro per maand.

Uiteindelijk is dit bedrag verschillende keren geïndexeerd van 2021 tot 2024.

Wanneer het maandelijks toegekende bedrag hoger is dan het maximale bedrag en er geen bewijsstukken worden verstrekt om dit bedrag te rechtvaardigen, wordt het belastbare deel van de vergoeding, namelijk het deel van de vergoeding dat het maximale bedrag overschrijdt:

• Onderworpen aan de bedrijfsvoorheffing;
• Vermeld als loon op formulier nr. 281.10 van de betreffende werknemers.

Bijzondere gevallen

In geval van deeltijdse prestaties hoeft het maximale bedrag niet evenredig te worden verlaagd.

Het bedrag van de forfaitaire kantoorvergoeding kan ook worden betaald tijdens de reguliere jaarlijkse vakantie.

De werkgever kan een onderscheid maken in de kantoorvergoeding op basis van de personeelscategorie.

Wij staan aan uw zijde om u bij dit proces te begeleiden. U vindt volledige documentatie over de personenbelasting in onze Gids Personenbelasting 2024, Tax & Management edities (Alleen Franstalige versie).