Mag u een vrijwilliger in uw vzw beter vergoeden? Wat wettelijk wél en niet kan

Vrijwilligers vormen het kloppende hart van vele verenigingen. Toch worstelen steeds meer vzw’s met een vraag die aan relevantie wint: kunnen we onze vrijwilligers “beter” vergoeden, zeker wanneer ze gespecialiseerd zijn of regelmatig taken uitvoeren? Bijvoorbeeld een psycholoog of kinesitherapeut in een sportclub? Mag u hen per prestatie vergoeden? In dit artikel verduidelijken we pedagogisch en praktisch wat mag, wat verboden is en welke alternatieven bestaan.

Wat is een vrijwilliger (niet)?

Een vrijwilliger is iemand die zich onbezoldigd inzet voor een organisatie zonder winstgevend doel. Hij of zij:

• ontvangt geen loon of prestatievergoeding,
• staat niet onder gezag of toezicht,
• en handelt zonder persoonlijk financieel belang.

Een vrijwilliger is dus geen zelfstandige of werknemer: hij/zij verricht geen arbeid die aanleiding geeft tot een bezoldiging.

Welke vergoedingen mag u als vzw aan een vrijwilliger toekennen?

Uw vzw mag onkosten vergoeden die de vrijwilliger maakt in het kader van zijn of haar engagement. Er zijn twee systemen:

1. De forfaitaire kostenvergoeding

Een eenvoudige oplossing: de vrijwilliger ontvangt een vaste vergoeding, zolang deze binnen de wettelijke grenzen blijft.

• Dagplafond 2025: 42,31 €
• Jaarplafond 2025: 1.692,51 €

? Uitzondering sportsector: Voor sportvrijwilligers (trainers, scheidsrechters, materiaalverantwoordelijken…) geldt een verhoogd jaarplafond van 3.108,44 €.

2. De terugbetaling van werkelijke kosten

Hierbij bewijst de vrijwilliger zijn/haar kosten (bv. tickets, vervoersonkosten) en krijgt die terugbetaald. Er is geen wettelijk plafond, maar het vereist meer administratie en bewijsstukken.

Mag u vrijwilligers per prestatie vergoeden?

❌ Neen. Dat is wettelijk verboden.

De wet laat enkel kostenterugbetaling toe. Elke vergoeding die afhankelijk is van het aantal prestaties, uren of opdrachten is verboden, omdat dit zou neerkomen op een (onrechtstreekse) loonbetaling.

• Geen uurtarief (bv. 20 €/uur),
• Geen bedrag per opdracht (bv. 5 € per sessie),
• Geen vergoeding gekoppeld aan aantal prestaties, zelfs niet met een maximumbedrag per dag.

⚠️ U mag dus niet zeggen: “5 € per begeleiding, met een maximum van 42,31 €/dag.” De berekeningswijze mag niet gebaseerd zijn op het aantal prestaties.

Zijn er alternatieven voor specifieke profielen (psycholoog, kinesist…)?

✅ Als zelfstandige factureren

De vrijwilliger kan zijn/haar prestaties factureren… maar dan is er geen sprake meer van vrijwilligerswerk. Hij of zij is dan zelfstandige, met een ondernemingsnummer, facturatieplicht en fiscale/sociale verplichtingen.

✅ Aanwerving als werknemer

Uw vzw kan ook kiezen voor een arbeidsovereenkomst met loon en sociale bescherming. Ook dan is het geen vrijwilligerswerk meer, maar een arbeidsrelatie.

❌ Associatief werk?

Het statuut van het verenigingswerk is sinds 2024 opnieuw ingevoerd, maar geldt niet voor psychologen of kinesitherapeuten. Zij vallen buiten de toegelaten beroepen.

⚠️ Vermijd combinaties van statuten

Eenzelfde persoon mag niet soms als vrijwilliger werken en dan voor dezelfde taak als zelfstandige factureren. Zulke combinaties wekken argwaan bij de fiscus en RSZ, en kunnen leiden tot herkwalificatie of boetes.

Voorbeeld

Uw sportclub doet een beroep op een kinesitherapeut om jongeren te begeleiden bij trainingen. U wilt hem 25 € per sessie geven.

❌ Niet toegestaan: ook al blijft u onder de grens van 42,31 €/dag, het bedrag is gekoppeld aan het aantal prestaties, en dat is verboden.

✅ Wat wél kan:

U mag hem een vaste forfaitaire vergoeding geven zolang u de plafonds respecteert, zonder link met het aantal sessies, of

u vergoedt aantoonbare onkosten (verplaatsing, materiaal…) op basis van bewijsstukken.

Wettelijke bronnen

• Wet van 3 juli 2005 betreffende de rechten van vrijwilligers (BS 29.08.2005)
• Jaarlijkse circulaires van FOD Financiën over forfaitaire vrijwilligersvergoedingen
• FOD Financiën – FAQ over vrijwilligerswerk

Besluit

Vrijwilligerswerk is en blijft onbezoldigd. Wie als vzw méér wil doen voor zijn vrijwilligers, moet dit doen binnen het wettelijk kader van onkostenvergoedingen, en dus niet gekoppeld aan prestaties. Wilt u toch op een meer structurele manier samenwerken, dan moet u overwegen hen als zelfstandige of werknemer in te schakelen.

✅ Onthoud: een vrijwilliger “verdient” geen geld – hij of zij draait niet op voor gemaakte kosten.