Elektronische facturen bewaren in 2025: verplichtingen, valkuilen en best practices

Vanaf 1 januari 2026 wordt elektronische facturatie verplicht voor B2B-transacties in België. Deze evolutie houdt veel meer in dan het gebruik van een gestructureerd formaat zoals Peppol: ze roept fundamentele vragen op over de bewaring van elektronische facturen. Hoe lang moeten ze worden bewaard? In welke vorm? En hoe zorgt u ervoor dat ze juridisch en fiscaal correct gearchiveerd worden?

Bij Deg & Partners maken we er een punt van om onze klanten niet alleen te informeren, maar ook te begeleiden bij de praktische uitvoering van nieuwe wetgevingen. In dit artikel lichten we de regels, risico’s en mogelijkheden van elektronische archivering toe. Want een goed archiveringssysteem is vandaag een essentieel onderdeel van een gezonde fiscale organisatie.

1. Basisregel: een bewaartermijn van tien jaar

Sinds de wet van 20 november 2022 moeten alle belastingplichtigen (natuurlijke personen, vennootschappen, rechtspersonen en niet-inwoners) hun fiscale documenten tien jaar lang bewaren¹. De termijn begint te lopen op 1 januari van het jaar dat volgt op het jaar van uitgifte van het document.

Deze verplichting geldt voor:

• inkomende en uitgaande facturen,
• contracten, bewijsstukken en betalingsdocumenten,
• boekhoudkundige dagboeken, rekeninguittreksels,
• en alle documenten die de belastinggrondslag kunnen aantonen.

2. Papieren of digitale bewaring: vrije keuze, onder voorwaarden

Ondernemingen mogen kiezen of ze documenten op papier of elektronisch bewaren. Maar die vrijheid is niet onbeperkt. De wet vereist dat authenticiteit van oorsprong, inhoudelijke integriteit en leesbaarheid worden gewaarborgd²:

• Authenticiteit van oorsprong betekent dat de identiteit van de afzender controleerbaar is.
• Integriteit van de inhoud houdt in dat de factuurinhoud niet werd gewijzigd.
• Leesbaarheid vereist dat het document ook over tien jaar nog raadpleegbaar en begrijpelijk is.

Digitale facturen mogen op papier bewaard worden, maar dit is sterk afgeraden. Hetzelfde geldt omgekeerd: papieren facturen mogen digitaal gearchiveerd worden, mits correcte digitalisering (bijv. via OCR).

3. Specifieke verplichtingen voor de btw

De btw-wetgeving stelt bijkomende eisen. Artikel 60 van het btw-wetboek bepaalt dat³:

• facturen tien jaar moeten worden bewaard vanaf 1 januari na het jaar van uitreiking,
• facturen onmiddellijk toegankelijk moeten zijn voor de administratie,
• facturen in België moeten worden bewaard, tenzij elektronische toegang vanuit België gegarandeerd is.

Bovendien geldt er voor bepaalde investeringen een langere herzieningstermijn (5, 15 of zelfs 25 jaar)⁴. Voor die gevallen wordt aangeraden om relevante documenten langer dan tien jaar te bewaren.

4. Wat bij een fiscale controle?

Bij een controle moet de belastingplichtige onmiddellijke toegang verlenen tot alle documenten. De administratie mag⁵:

• gegevens downloaden of kopiëren,
• documenten opvragen in een ander formaat,
• of zelf gegevensverwerkingen uitvoeren op de systemen van de belastingplichtige.

Indien documenten niet beschikbaar zijn, kan de administratie:

• de aftrek van btw weigeren, en
• een administratieve boete opleggen aan zowel klant als leverancier⁶.

5. Archiveren in de cloud: toegelaten mits naleving

Cloudarchivering is toegestaan, zelfs met inschakeling van externe dienstverleners, op voorwaarde dat de toegang tot documenten onmiddellijk mogelijk is vanuit België. In de praktijk:

• is geen voorafgaande goedkeuring vereist van de FOD Financiën⁷,
• blijft de belastingplichtige echter volledig verantwoordelijk voor gegevensverlies, ontoegankelijkheid of systeemfalen bij de dienstverlener⁸.

Een extra back-up is dan ook sterk aan te raden. Idealiter bevindt deze zich op een fysiek andere locatie of op een onafhankelijk platform.

6. Gecentraliseerd archiveren binnen een groep? Ja, mits structuur

Voor ondernemingsgroepen is gecentraliseerde archivering toegelaten, op voorwaarde dat:

• alle sites of entiteiten onmiddellijk toegang hebben tot de documenten,
• de documenten veilig, integer en leesbaar blijven,
• en formaten duurzaam zijn (vermijd bijvoorbeeld verouderde software of gesloten formaten).

Voorbeeld: een XML-factuur opgeslagen in een verouderd softwaresysteem dat niet langer ondersteund wordt, kan onbruikbaar worden. Gebruik daarom open standaarden zoals PDF/A of UBL XML.

7. Conflicten tussen wetten? De fiscale regels primeren

De wetgeving inzake economisch recht schrijft voor dat boekhoudstukken 7 jaar bewaard moeten worden⁹. In fiscale zaken geldt echter sinds 2023 een bewaartermijn van 10 jaar¹⁰.

De fiscale wetgeving heeft voorrang bij documenten die relevant zijn voor de btw of directe belastingen. Dat geldt ook voor documenten met een dubbele functie (bijv. factuur en bewijsstuk).

8. Digitaliseren is meer dan verplicht: het is ook verstandig

Hoewel e-facturatie pas in 2026 verplicht wordt voor B2B, is het digitaal bewaren van documenten nu al:

• veiliger dan papieren opslag,
• plaatsbesparend,
• sneller doorzoekbaar,
• en makkelijker te integreren in uw boekhouding.

Een goed digitaal archiefsysteem is meteen ook een manier om uw interne werking te professionaliseren, en u voor te bereiden op toekomstige verplichtingen zoals e-reporting.

9. Deg & Partners: kennis, oplossingen en digitale begeleiding

Bij Deg & Partners geloven we dat correcte informatie én pragmatische ondersteuning essentieel zijn voor elke onderneming.

Daarom bieden we:

• begeleiding bij het opzetten van een conforme archiveringspolitiek,
• ondersteuning bij de integratie van Peppol en e-facturatie,
• en betrouwbare digitale oplossingen voor scan, opslag en raadpleging.

Want samen zijn we sterker in een wereld van steeds complexere regels.

Conclusie

De vraag hoe u uw facturen bewaart, is niet alleen een kwestie van boekhoudkundige orde, maar van fiscale rechtszekerheid. De tijd dat papier volstond is voorbij. De toekomst is digitaal – en georganiseerd.

Met de juiste tools en begeleiding wordt archiveren een strategische troef. Deg & Partners staat klaar om u daarbij te helpen.

Voetnoten en referenties

1. Artikel 315, derde lid van het Wetboek Inkomstenbelastingen 1992, gewijzigd bij de wet van 20 november 2022 (BS 30.11.2022).
2. Artikel 60, §5 van het Btw-wetboek.
3. Artikel 60, §3 en §4 Btw-wetboek.
4. KB nr. 3 inzake btw-aftrek – artikel 9 (herzieningsperiodes: 5, 15 en 25 jaar).
5. Artikel 315, leden 1 en 2 WIB 92.
6. Circulaire nr. 2024/C/21 betreffende controle en sancties.
7. FOD Financiën, FAQ over elektronische archivering (update 2024).
8. Circulaire btw nr. 6/2025 van 27 januari 2025.
9. Artikel III.86 en III.88 van het Wetboek van economisch recht.
10. Circulaire AAFisc nr. 12/2023 van 12 december 2023 over bewaartermijnen in btw en directe belastingen.