Elektronische facturatie wordt wettelijk verplicht: wat onthouden we uit het koninklijk besluit van 14 juli 2025?

Het is nu officieel: het technische kader voor verplichte elektronische facturatie in België is wettelijk vastgelegd. Het koninklijk besluit van 14 juli 2025, gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad, verduidelijkt eindelijk de semantische, syntactische en transmissienormen die vanaf 1 januari 2026 zullen gelden. Dit is een belangrijke mijlpaal voor btw-plichtigen, die hun facturatiepraktijken tijdig zullen moeten aanpassen. Wat moet u zeker onthouden?

1. De verplichting tot gestructureerde e-facturatie: drie cumulatieve voorwaarden

De verplichting om een gestructureerde elektronische factuur uit te reiken geldt alleen indien drie voorwaarden tegelijkertijd vervuld zijn:

• De opsteller van de factuur moet een in België gevestigde btw-plichtige zijn, die verplicht is een factuur uit te reiken.
• De ontvanger moet eveneens een Belgische btw-plichtige zijn, zijn btw-nummer meedelen en instemmen met het ontvangen van een gestructureerde e-factuur.
• De verrichting moet in België plaatsvinden (uitgezonderd bepaalde vrijgestelde handelingen zoals bepaald in artikel 44 W.BTW en intracommunautaire leveringen).

Wanneer deze drie voorwaarden samenvallen, is het uitreiken van een gestructureerde e-factuur verplicht. Privépersonen en volledig van btw vrijgestelde ondernemingen vallen in principe buiten het toepassingsgebied.

2. Peppol BIS wordt de standaard

Het koninklijk besluit bepaalt dat het Peppol BIS-formaat de standaard is voor gestructureerde elektronische facturen. Dit formaat is conform de Europese norm EN 16931 en maakt automatische verwerking van facturen tussen systemen mogelijk (machine-to-machine).

Andere formaten kunnen enkel gebruikt worden als beide partijen daar expliciet mee instemmen, én indien deze formaten eveneens voldoen aan de Europese normen.

Opgelet: elke onderneming moet vanaf 2026 in staat zijn om Peppol BIS-facturen te verzenden én te ontvangen, ongeacht of in bepaalde gevallen een ander formaat wordt gebruikt.

3. Nieuwe afrondingsregels voor de BTW

Het koninklijk besluit wijzigt ook de regels voor het afronden van btw op elektronische facturen:

• Voor facturen in het Peppol BIS-formaat (of elk ander EN 16931-conform formaat) is afronden alleen toegestaan op het totaalbedrag van de btw, en niet per factuurlijn.
• Afronding per lijn is dus niet meer toegelaten voor deze gestructureerde facturen.

Dit vereist mogelijk aanpassingen in de boekhoud- of facturatiesoftware.

4. Nieuwe sancties bij niet-naleving

Wie op 1 januari 2026 niet beschikt over de technische middelen om gestructureerde e-facturen te versturen of te ontvangen, loopt het risico op administratieve geldboetes:

• Eerste inbreuk: 1.500 euro
• Tweede inbreuk (minstens drie maanden na de eerste): 3.000 euro
• Verdere inbreuken: 5.000 euro per vaststelling

Er is dus een soort respijttermijn van drie maanden voorzien tussen de eerste en tweede inbreuk, om ondernemingen de kans te geven zich in regel te stellen.

De klassieke boetes voor het niet uitreiken van een factuur of voor een foutieve of onvolledige factuur blijven onverkort van toepassing.

5. Peppol als ruggengraat voor de e-aangifte vanaf 2028

Peppol speelt niet alleen een sleutelrol voor de e-factuur van vandaag, maar wordt ook een bouwsteen van de toekomstige e-aangifte, die vanaf 2028 in principe verplicht wordt. België zou dan evolueren naar een “vijfhoekig model”, waarbij facturatie, aangifte en controle volledig digitaal en met elkaar verbonden verlopen.

Conclusie

Het koninklijk besluit van 14 juli 2025 biedt eindelijk het wettelijk kader voor een modern en geautomatiseerd facturatieproces. De klok tikt: ondernemingen hebben nog slechts enkele maanden om hun systemen aan te passen, zich te registreren op Peppol en hun medewerkers op te leiden.

Deze hervorming gaat veel verder dan een technologische update: ze markeert een fundamentele omslag in de manier waarop bedrijven met hun klanten én met de fiscus omgaan.

Bronnen

1. Koninklijk besluit van 8 juli 2025 tot wijziging van de koninklijke besluiten nr. 1, 8 en 44 inzake btw met betrekking tot gestructureerde elektronische facturen, B.S., 14 juli 2025.
2. Artikel 53, §2bis W.BTW
3. Europese norm EN 16931
4. https://peppol.eu