Récupération de la TVA intra-européenne : ce qu’il faut savoir pour optimiser vos demandes!

La TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée) supportée dans d’autres pays européens peut souvent être récupérée par les entreprises belges. Cependant, il est essentiel de bien comprendre les modalités et les délais imposés pour éviter de perdre cette opportunité. Voici un guide pratique sous forme de FAQ, avec des conseils et exemples pour illustrer cette procédure, ainsi que les sources légales de référence.

Qu’est-ce que la récupération de la TVA intra-européenne ?

La récupération de la TVA intra-européenne permet aux entreprises belges d’obtenir le remboursement de la TVA payée dans un autre État membre de l’Union européenne. Ce remboursement concerne principalement des dépenses professionnelles telles que les frais de carburant, d’hébergement, de restauration ou encore de participation à des salons professionnels.

Quelles sont les conditions pour demander le remboursement ?

Pour être éligible à la récupération de la TVA intra-européenne, certaines conditions doivent être respectées :

1. Statut de l’assujetti : L’entreprise doit être assujettie à la TVA en Belgique mais ne doit pas être enregistrée auprès de l’administration TVA de l’État membre où la dépense a été réalisée.
2. Dépenses professionnelles : Les dépenses doivent être engagées dans le cadre de l’activité économique et être nécessaires à l’entreprise.
3. Montant minimum : Les demandes doivent atteindre un seuil minimum par période, soit 400 euros pour une période de trois mois et 50 euros pour une demande annuellepar État membre.

Comment faire la demande de récupération de TVA ?

Les entreprises belges peuvent introduire leur demande de récupération via le portail belge Intervat en utilisant l’application « VAT Refund ». Les étapes sont les suivantes :

1. Accès au portail Intervat : La demande est introduite en ligne pour chaque État membre concerné.
2. Remplissage du formulaire : Les informations sur les dépenses sont inscrites dans une déclaration spécifique à la TVA étrangère.
3. Suivi de la demande : Une fois la demande soumise, elle est transmise à l’État membre en question, qui dispose de quatre mois pour y répondre, délai qui peut être prolongé à six ou huit mois en cas de demande de précisions supplémentaires.

Quels sont les délais pour introduire la demande ?

La demande de récupération doit être introduite au plus tard le 30 septembre de l’année suivant l’année de la dépense. Par exemple, pour une dépense réalisée en 2023, la demande devra être introduite avant le 30 septembre 2024. Il est possible de faire jusqu’à cinq demandes pour une même année civile, couvrant des périodes de trois mois ou de l’année entière.

Exemple pratique

Cas d’une entreprise belge ayant participé à un salon en France en juin 2024 :

• L’entreprise a payé une facture de 1 000 euros incluant 200 euros de TVA.
• Elle doit soumettre sa demande via Intervat avant le 30 septembre 2025.
• Une fois la demande acceptée, la France dispose de quatre mois pour traiter cette demande. Si des informations supplémentaires sont requises, le délai pourrait être prolongé jusqu’à huit mois.

Quelles sont les difficultés courantes ?

Plusieurs obstacles peuvent compliquer le remboursement de la TVA :

• Éligibilité des dépenses : Certains États membres restreignent les dépenses éligibles (ex. : limitations sur les repas ou l’hébergement).
• Montant minimum non atteint : Si les dépenses par État membre ne dépassent pas le montant requis, la demande ne sera pas acceptée.
• Délai de traitement long : En fonction de l’État membre, les délais de traitement peuvent varier. En cas de demande de renseignements supplémentaires, le traitement peut prendre plus de temps.

Peut-on se faire assister dans cette démarche ?

Oui, des prestataires spécialisés, tels que des cabinets comptables ou des sociétés de gestion de TVA, peuvent effectuer ces démarches pour votre compte. Ils s’assurent que les conditions sont respectées et que les documents nécessaires sont correctement remplis, moyennant des frais de service. Cette solution est intéressante pour les entreprises dont le volume de dépenses éligibles est conséquent et nécessite une expertise pointue.

Conseils pratiques pour optimiser la récupération de la TVA intra-européenne

1. Planifiez à l’avance : Ne laissez pas les démarches administratives s’accumuler et vérifiez régulièrement les dépenses éligibles.
2. Conservez les justificatifs : Factures, tickets, relevés doivent être conservés en bon état et conformes aux exigences de l’État membre concerné.
3. Utilisez le portail Intervat avec soin : Limitez les erreurs de déclaration en remplissant attentivement chaque rubrique. Privilégiez des demandes pour un seul État membre à la fois pour éviter des complications.
4. Contactez des experts si nécessaire : Pour des volumes élevés ou des dossiers complexes, un professionnel peut faciliter le processus.
   

La récupération de la TVA intra-européenne est un avantage fiscal non négligeable pour les entreprises belges, à condition de respecter les délais et les conditions imposés. La gestion de ce processus peut être facilitée par des professionnels, mais reste accessible via le portail Intervat pour les entreprises souhaitant s’en charger elles-mêmes. Une organisation rigoureuse et un suivi régulier des dépenses sont la clé pour optimiser le remboursement de cette taxe, et éviter ainsi une charge financière inutile.

Sources légales

La récupération de la TVA intra-européenne est encadrée par les articles 78 et suivants du Code de la TVA (Chapitre VII : restitutions - CTVA), ainsi que par le Code des impôts sur les revenus (CIR) pour les aspects relatifs à la comptabilité et aux déductions fiscales. Ces textes détaillent les conditions de forme et de fond pour l’assujetti belge souhaitant récupérer la TVA payée dans un autre État membre.