Frais et produits avant la constitution d'une société: comment procéder en pratique?

Vous envisagez de créer votre société, mais vous souhaitez déjà effectuer des achats, conclure des contrats ou émettre des factures en son nom avant même qu'elle ne soit juridiquement constituée. Est-ce légalement permis ? Comment ces dépenses et recettes seront-elles traitées fiscalement et comptablement ? Voici un éclairage pratique sur la manière de procéder.

1. Peut-on agir au nom d'une société avant sa constitution ?

Oui, vous pouvez agir légalement « pour une société en formation », mais sous certaines conditions précises :

• Indiquez clairement sur les documents (contrats, factures…) la mention « société en formation », sa future forme juridique (SRL, SA, SNC, SComm…) ainsi que son futur nom.
• Votre société devra reprendre explicitement ces engagements dans l’acte de constitution ou dans une déclaration faite au plus tard trois mois après avoir acquis sa personnalité juridique. (Art. 2:2 du Code des sociétés et des associations - CSA).

Attention : cette reprise d’engagements est possible pour des actes réalisés jusqu’à deux ans avant la constitution juridique effective (dépôt au greffe du tribunal de l’entreprise). Sans cette reprise, vous restez personnellement responsable de ces actes.

2. Comment comptabiliser ces frais et produits ?

Les frais et produits relatifs aux engagements repris par la société doivent être inscrits dans la comptabilité à leur valeur au moment de la reprise, et non à la date où ils ont été initialement engagés (avis CNC n°2018/23).

Exemple concret :
Vous avez acheté du matériel professionnel d’une valeur de 2 000 € en juin 2024, mais votre société n’est constituée qu’en septembre 2024. Lors de la reprise de cet engagement dans l’acte constitutif, la société inscrira ce matériel en comptabilité à la valeur réelle de septembre 2024.

3. Fiscalement, quels principes appliquer ?

L'administration fiscale accepte en principe la rétroactivité des actes constitutifs sous conditions :

• La rétroactivité doit être limitée dans le temps et correspondre à la réalité économique.
• Elle ne doit pas conduire à contourner une juste application de la législation fiscale (QP n°816, Mathei, 21.01.2022).

Cas particulier d’une entreprise individuelle :

Le fisc peut être plus réticent à accepter une rétroactivité si la société continue une activité auparavant exercée en entreprise individuelle, particulièrement pour la comptabilisation des produits (risque d’abus lié aux taux d’imposition avantageux à l’ISoc par rapport à l’IPP).

Conseil pratique :

• Veillez à facturer directement au nom de la société en formation, avec la mention « demande de numéro d’entreprise en cours ».
• Faites également établir les factures de vos fournisseurs directement au nom de cette société en formation.

4. Et pour la TVA ?

Vous ne pouvez obtenir un numéro de TVA qu’après la constitution formelle de la société. Toutefois :

• Vous pouvez déjà émettre des factures et recevoir des factures en indiquant « numéro de TVA demandé ».
• Une fois la société constituée et le numéro de TVA obtenu, vous pourrez récupérer la TVA sur les achats professionnels effectués avant la constitution, à condition que ces achats soient clairement destinés à l’activité professionnelle de la société.

Exemple concret :
Vous démarrez une activité de photographe indépendant. Vous achetez un appareil photo avant d’obtenir votre numéro de TVA. Indiquez sur la facture d’achat « demande de numéro d’entreprise en cours ». Une fois votre numéro obtenu, vous pourrez récupérer la TVA lors de votre première déclaration TVA.

5. Que faire si les achats sont anciens ou sans facture initiale ?

Même pour des achats réalisés avant le projet d'entreprise (ordinateur, smartphone, etc.), vous pouvez les intégrer dans votre comptabilité à leur valeur actuelle de marché :

• Conservez toujours la facture d'achat originale si possible.
• À défaut, établissez une facture de votre personne physique vers votre société à la valeur actuelle de marché. Justifiez ce prix en joignant des captures d'écran de produits similaires d'occasion.

Important : Dans ce cas, aucune récupération de TVA n’est possible, car l’achat initial était privé.

Conclusion

Oui, vous pouvez engager des dépenses et enregistrer des revenus au nom d'une société avant sa constitution, mais sous conditions strictes. Veillez à la reprise explicite des engagements, respectez les règles comptables (valorisation à la date de reprise) et fiscales (justification de la rétroactivité) pour éviter toute mauvaise surprise.

Sources légales et administratives :

• Articles 2:2 et 2:6 CSA
• Avis CNC n°2018/23
• Question parlementaire n°816, Mathei, 21.01.2022