Les contrats bénévoles en Belgique : que faut-il savoir si l'on souhaite indemniser un bénévole sans en excéder le cadre et ses limites!

Le bénévolat joue un rôle clé dans de nombreuses organisations en Belgique, mais il est essentiel de bien comprendre les règles qui encadrent le statut de bénévole. Pour protéger à la fois le bénévole et l’organisation, il est crucial de connaître les conditions légales, notamment en matière d’indemnisation et de conformité à la loi. Cet article en format FAQ vous éclaire sur le cadre juridique des contrats bénévoles en Belgique et vous donne des conseils pratiques pour être en conformité avec la législation.

Qu’est-ce qu’un bénévole en Belgique ?

Un bénévole est une personne qui exerce une activité pour une organisation sans but lucratif (asbl, associations, etc.), sans recevoir de rémunération. Le bénévole travaille de manière volontaire et sans lien de subordination avec l’organisation. En Belgique, le bénévolat est régi par la loi du 3 juillet 2005 relative aux droits des volontaires.

Pourquoi est-il important de bien définir le statut de bénévole ?

Le statut de bénévole doit être clairement défini pour plusieurs raisons :

• Conformité légale : La loi impose des règles spécifiques pour le bénévolat, et ne pas les respecter peut entraîner des sanctions ou des requalifications en contrat de travail.
• Protection sociale : Le bénévole doit être couvert par une assurance responsabilité civile, voire une assurance accident selon le type d’activité exercée.
• Distinction avec le salariat : Une mauvaise définition du statut de bénévole peut entraîner une requalification en contrat de travail, avec les conséquences qui en découlent (cotisations sociales, obligations salariales).

Comment puis-je rémunérer un bénévole ?

Un bénévole ne peut pas recevoir de rémunération, mais il peut être indemnisé pour les frais qu’il engage dans le cadre de son activité. Il existe deux types de remboursement possibles :

1. L’indemnité forfaitaire : C’est une indemnité qui couvre certains frais sans que le bénévole ait besoin de fournir de justificatifs. En 2024, le montant maximum est de 42,15 euros par jour et de 1 686,11 euros par an. Ce type d’indemnité est souvent utilisé pour les frais de déplacement, repas ou petites dépenses liées à l’activité bénévole.
2. Le remboursement sur base réelle : Il s’agit d’un remboursement des frais réels sur présentation de justificatifs (tickets, reçus). Ce type de remboursement est souvent utilisé pour des dépenses plus élevées (comme des achats spécifiques ou des frais de transport importants). Il n’y a pas de plafond annuel pour le remboursement sur base réelle.

Dans quel cas, je ne peux pas rémunérer un bénévole ?

Il est interdit de verser une rémunération à un bénévole qui irait au-delà du remboursement des frais engagés. Le bénévolat ne doit en aucun cas être une activité rémunérée sous peine de requalification en emploi salarié.

• Dépasser les plafonds d’indemnité forfaitaire : Si les montants de 42,15 euros par jour ou 1 686,11 euros par an sont dépassés, l’activité pourrait être considérée comme salariée, entraînant des obligations en matière de cotisations sociales et fiscales.
• Combiner indemnité forfaitaire et remboursement des mêmes frais : Il n’est pas possible de cumuler une indemnité forfaitaire et un remboursement sur base réelle pour le même type de frais (par exemple, les déplacements).

Que couvre l’indemnité forfaitaire ?

L’indemnité forfaitaire couvre des dépenses mineures et répétées, telles que :

• Les frais de transport (kilométrage en voiture, transports publics).
• Les repas pris lors des activités bénévoles.
• Les frais de téléphone ou de papeterie si ces derniers sont liés à l’activité bénévole.

Important : Cette indemnité est forfaitaire, ce qui signifie qu’il n’y a pas besoin de présenter de justificatifs pour ces frais. Cependant, elle doit être utilisée dans la limite des montants autorisés par la loi.

Comment faire la part des choses entre ce qui est couvert par l’indemnité et ce qui ne l’est pas ?

Il est important de bien distinguer ce qui peut être pris en charge par l’indemnité forfaitaire et ce qui doit être remboursé sur base réelle.

• Indemnité forfaitaire : Elle couvre les dépenses courantes telles que les frais de transport, repas ou petites fournitures. Ce montant est versé sans justificatif dans les limites du plafond.
• Remboursement sur base réelle : Lorsque les frais sont plus importants ou spécifiques (comme un voyage longue distance, l’achat de matériel, etc.), il est préférable de les rembourser sur base de justificatifs.

Exemples

Exemple d’indemnité forfaitaire

• Un bénévole réalise 10 jours d’activité par mois. Chaque jour, il reçoit 30 euros d’indemnité forfaitaire (sans justificatif) pour couvrir ses déplacements en ville et les repas pris lors des réunions.
• Montant total : 300 euros pour le mois (10 jours à 30 euros).

Exemple de remboursement sur base réelle

• Un bénévole effectue un déplacement important en train pour une conférence organisée par l’association, pour un coût de 100 euros. Sur présentation du billet de train, l’organisation rembourse cette somme.
• Montant total remboursé : 100 euros sur base de justificatif.

Comment s’organiser pour être conforme à la loi ?

1. Tenir un tableau de suivi des prestations : Il est recommandé de tenir un tableau des journées de prestation pour chaque bénévole, mentionnant les jours d’activité et le montant d’indemnité versé. Ce tableau permet de justifier les versements périodiques et de vérifier que les plafonds légaux sont respectés.
2. Contrat de bénévolat : Bien qu’il ne soit pas obligatoire, un contrat de bénévolat écrit est fortement recommandé. Ce contrat doit inclure :
   1. Les missions du bénévole.
   2. La durée de l’engagement et la fréquence des prestations.
   3. Les modalités d’indemnisation (forfaitaire ou sur base réelle).
   4. Les assurances prises en charge par l’organisation (responsabilité civile, accidents).
3. Assurances : Vérifiez que le bénévole est couvert par une assurance responsabilité civile et, le cas échéant, par une assurance accident. Certaines activités peuvent nécessiter des couvertures spécifiques, notamment dans le cadre d’événements ou d’activités à risque.
4. Respect des plafonds d’indemnité : Suivez attentivement les montants versés au bénévole pour éviter de dépasser les plafonds légaux annuels et journaliers.
5. Transparence des frais : Pour les remboursements sur base réelle, conservez tous les justificatifs et faites preuve de transparence sur les frais pris en charge.

Conseils et recommandations

1. Formalisez la relation par écrit : Même si le contrat de bénévolat n’est pas obligatoire, un contrat écrit permet de définir clairement les rôles et responsabilités de chaque partie. Cela protège à la fois l’organisation et le bénévole.
2. Suivez les plafonds d’indemnisation : Tenez à jour un tableau de suivi des indemnités versées pour chaque bénévole afin de vérifier que les montants journaliers et annuels ne dépassent pas les plafonds légaux.
3. Assurez-vous que le bénévole est couvert : Vérifiez que le bénévole est correctement couvert par une assurance responsabilité civile. Si son activité comporte des risques, souscrivez une assurance accidents complémentaire.
4. Privilégiez le remboursement sur base réelle pour les frais importants : Si les frais sont élevés (par exemple, un long déplacement ou un achat spécifique), optez pour un remboursement sur base réelle avec justificatifs plutôt que l’indemnité forfaitaire.
5. Soyez vigilant aux cumuls : Il est interdit de cumuler indemnité forfaitaire et remboursement sur base réelle pour les mêmes types de frais. Assurez-vous que chaque dépense est correctement attribuée.

Le bénévolat est une activité précieuse qui doit être bien encadrée pour éviter les risques juridiques et fiscaux. En respectant les plafonds légaux d’indemnisation, en tenant un suivi des journées de prestation et en assurant une couverture adéquate, vous protégez à la fois le bénévole et votre organisation. Formaliser les engagements par un contrat écrit est un excellent moyen de clarifier les attentes et de garantir une collaboration harmonieuse.

Nous sommes à vos côtés pour vous accompagner dans cette démarche. Vous trouverez une documentation complète sur la fiscalité de l'impôt des personnes physiques dans notre Manuel IPP 2024, Tax & Management éditions.