Facturation électronique obligatoire: comment surmonter un démarrage chaotique sans mettre sa comptabilité en péril

Depuis le 1ᵉʳ janvier, la facturation électronique via le réseau Peppol est devenue obligatoire pour les échanges de factures entre entreprises belges.

Sur le papier, l’objectif est clair : automatisation, traçabilité, lutte contre la fraude et simplification administrative.

Sur le terrain, la réalité est plus contrastée.

Doublons, factures illisibles, documents fantômes, envois non réceptionnés : indépendants, entreprises et comptables font aujourd’hui face à ce que l’on peut qualifier sans excès de maladies de jeunesse de la facturation électronique.

Dans cet article, nous adoptons une approche volontairement pragmatique : identifier les problèmes récurrents et surtout expliquer comment les gérer sans bloquer l’activité ni fragiliser la déductibilité fiscale.

1. Un constat partagé : la facture électronique démarre dans la confusion

La Belgique fait figure de pays pionnier en matière de facturation électronique. Cette avance a toutefois un revers : nous essuyons les plâtres.

Sur le terrain, plusieurs difficultés reviennent de manière récurrente :

• factures transmises uniquement en XML brut, sans version lisible ;
• documents contenant des données techniquement invalides (dates incohérentes, champs manquants) ;
• factures annoncées comme envoyées mais introuvables à la réception ;
• envois répétés, suivis d’un renvoi en PDF par e-mail, générant des doublons.

Ces problèmes ne sont pas anecdotiques : ils touchent tant les petites structures que des acteurs bien établis, y compris parmi les éditeurs de logiciels certifiés Peppol.

À retenir
Le problème n’est pas la facture électronique en soi, mais son implémentation encore incomplète et hétérogène.

2. XML, PDF et lisibilité : un point de friction majeur

La réglementation impose que la facture électronique soit émise sous format XML structuré.

Ce format est parfaitement adapté aux traitements automatisés, mais totalement illisible pour un utilisateur humain.

En pratique, une facture Peppol devrait donc :

• être transmise en XML (obligation légale) ;
• être automatiquement traduite en une représentation lisible (souvent un PDF).

Or, tous les logiciels ne proposent pas encore cette conversion. Résultat :

• des entreprises reçoivent des fichiers XML qu’elles ne peuvent ni contrôler, ni valider, ni payer ;
• les fournisseurs renvoient alors un PDF par e-mail, en dehors du circuit Peppol.

Dans notre solution MasteryPro, que nous mettons à la disposition des clients Deg & Partners, nous avons prévu un lecteur XML qui permet de "refabriquer" une facture PDF, lorsque celle-ci est absente.

À retenir
Un XML sans visualisation exploitable bloque le processus de validation et de paiement, même si la facture est juridiquement émise.

3. Le piège méconnu de la réception Peppol : deux canaux à ouvrir

Un point essentiel et encore trop peu connu concerne la réception des factures Peppol.

En pratique, la réception peut transiter par deux canaux distincts :

• un canal lié à l’inscription à la BCE ;
• un canal lié à l’identification TVA.

Les deux canaux doivent être correctement ouverts et configurés.

Certains logiciels ou paramétrages n’activent qu’un seul des deux, ce qui entraîne :

• des factures envoyées mais jamais réceptionnées ;
• des « documents fantômes », inexistants dans la comptabilité du destinataire ;
• des contestations entre fournisseur, client et comptable.

À retenir
Une entreprise peut être « inscrite sur Peppol » et malgré tout ne pas recevoir toutes ses factures. A checker le cas échéant, lorsque vous n'utilisez notre solution.

4. Factures invalides, doublons et corrections : que faire concrètement ?

Face aux anomalies, quelques réflexes s’imposent.

4.1. En cas de facture illisible ou invalide

• ne pas procéder au paiement à l’aveugle ;
• demander une correction via Peppol, et non uniquement un PDF par e-mail ;
• documenter l’échange (date, version, motif du refus).

4.2. En cas de doublon

• identifier la facture Peppol de référence ;
• éviter toute double comptabilisation ;
• conserver la traçabilité de la version annulée ou remplacée.

4.3. En cas de facture non reçue

• vérifier les paramètres de réception (BCE et TVA) ;
• contrôler les journaux d’échange du logiciel ;
• contacter l’éditeur avant de mettre en cause le fournisseur.

À retenir
La gestion des anomalies fait désormais partie intégrante du processus comptable.

5. Tous les fournisseurs ne sont pas prêts : une réalité à intégrer

Autre difficulté majeure : l’asymétrie de préparation.

Si environ 75 % des entreprises belges sont enregistrées sur Peppol, toutes ne sont pas opérationnelles de manière complète.

Certaines grandes entreprises :

• sont inscrites mais n’ont pas automatisé l’envoi pour tous leurs clients ;
• fournissent encore des factures PDF ou Word « sur demande » ;
• disposent de systèmes internes multiples, partiellement compatibles.

Cette situation pénalise surtout :

• les indépendants ;
• les PME ;
• les entreprises soumises à des obligations TVA régulières.

À retenir
La conformité Peppol dépend autant de vos fournisseurs que de votre propre préparation.

6. Tableau de synthèse – Problèmes fréquents et solutions pratiques

7. Recommandations finales

1. Vérifier sans délai la configuration complète de la réception Peppol, y compris les canaux BCE et TVA.
2. Tester la lisibilité des factures reçues, pas uniquement leur arrivée technique.
3. Former les équipes internes aux nouveaux réflexes (refus, correction, traçabilité).
4. Documenter systématiquement les anomalies, en prévision de contrôles fiscaux.
5. S’entourer d’un accompagnement technique et comptable structuré.

La facturation électronique est une réforme de fond, utile et inévitable.

Mais comme toute transformation structurelle, elle exige du temps, des ajustements et une vigilance accrue, surtout dans sa phase de lancement.

Chez Deg & Partners, nous accompagnons nos clients au-delà du discours réglementaire, en les aidant à sécuriser leurs pratiques, leur comptabilité et leur droit à déduction, malgré un environnement encore instable.

Parce qu’en matière de digitalisation aussi, l’anticipation reste la meilleure protection.