Les délais fiscaux et comptables : quels impacts pour la conservation des documents ?

La loi du 20 novembre 2022, portant sur les dispositions fiscales et financières diverses, a modifié de manière significative les délais d’investigation et de conservation des documents comptables.

Des délais distincts entre droit fiscal et droit comptable

Jusqu’en 2022, les délais de conservation des documents étaient identiques en fiscalité et en comptabilité : 7 ans. Cependant, à compter de 2023, le délai de prescription en cas de fraude fiscale a été porté de 7 à 10 ans. Cette modification entraîne une conséquence logique : le délai de conservation des documents à des fins fiscales est désormais aligné sur cette nouvelle durée, soit 10 ans.

Cette évolution crée une distinction entre les obligations comptables et fiscales. En effet, le droit comptable maintient une obligation de conservation de 7 ans, tandis que le droit fiscal impose désormais une durée de 10 ans. Cette divergence implique une vigilance accrue de la part des entreprises et des professionnels du chiffre.

Les défis pratiques de la conservation à long terme

Si conserver des archives papier durant 10, 15 ou 25 ans peut sembler aisé en théorie, la pratique révèle des écueils. Les documents imprimés s’effacent ou se dégradent avec le temps. Qui n’a jamais constaté qu’un ticket de caisse était devenu illisible, ou qu’un papier avait perdu ses inscriptions en raison de l’usure ou de l’exposition à la lumière ?

Les archives numériques ne sont pas exemptes de problèmes. Un fichier sauvegardé aujourd’hui dans un format PDF sera-t-il encore accessible dans 10 ans ? Rien ne garantit que les protocoles informatiques actuels seront compatibles avec les technologies futures. Les entreprises doivent donc anticiper la pérennité des formats et des systèmes de stockage.

Une responsabilité accrue pour les professionnels du chiffre

Les experts-comptables et autres professionnels sont également concernés par cette problématique. Lorsqu’ils changent de logiciel ou de système informatique, ils doivent s’assurer que les données restent accessibles sur une période parfois très longue. Par exemple, un expert-comptable adoptant un nouveau logiciel en 2023 devra s’assurer que les informations stockées sur l’ancien système restent exploitables potentiellement jusqu’en 2049. Avec l’obsolescence rapide des technologies et les évolutions des éditeurs de logiciels, cette exigence constitue un véritable défi.

Une vigilance nécessaire face aux risques de déperdition de preuve

Cette nouvelle réalité soulève une inquiétude légitime : celle d’une perte accrue des preuves, qu’elles soient physiques ou numériques. Dans ce contexte, il est essentiel que l’administration fiscale, les cours et les tribunaux prennent en compte ces difficultés pratiques et technologiques lors de litiges ou contrôles.

En conclusion, cette réforme invite à repenser les stratégies de conservation des documents, en intégrant non seulement les obligations légales, mais aussi les défis liés à la pérennité des supports. Les entreprises, comme les professionnels du chiffre, devront conjuguer rigueur et anticipation pour répondre à ces nouvelles exigences.

En synthèse

Droit comptable

Taxe sur la valeur ajoutée

Impôts sur le revenus