Quels sont les frais déductibles et les conditions ?

En tant qu’indépendant ou en société, un de vos jeux favoris est la chasse aux frais ! Pas étonnant quand on sait qu’en Belgique nous sommes le 2^ème pays le plus taxé sur le travail ! Une des questions que vous posez le plus souvent à votre expert-comptable : « est-ce déductible ? ». La réponse peut dans certains cas être très facile et dans d’autres, un peu plus complexe, pas tant par manque d’expertise de votre conseiller, mais plutôt parce que notre législation s’alourdit chaque année avec de nouvelles règles. Nous n'allons pas pouvoir aborder toutes les dépenses possibles mais nous allons tenter d’en parcourir les principales et de vous donner une méthode qui vous permettra de répondre vous-même à cette question.

Il faut savoir que pour que la charge puisse être déductible, il faut répondre à 4 conditions qui sont cumulables et prévues par le code[1] :

• Elles doivent totalement ou partiellement se rattacher nécessairement à l’exercice de l’activité professionnelle; ​
  
• Elles doivent avoir été faites ou supportées (payer) pendant la période imposable
  
• Elles doivent avoir été faites ou supportées en vue d’acquérir ou de conserver les reve­nus imposables ; ​
  
• Elles doivent être justifiées (facture ou ticket) par le contribuable quant à leur réalité et leur montant.​
  

Si l’une ou plusieurs de ces conditions ne sont pas remplies, vous pouvez déjà vous dire que la charge ne pourra pas être déduite, même partiellement !

Les frais professionnels sont déductibles de manière illimitée. Toutefois, certaines limitations existent, soit au regard d’un plafond, soit d’un pourcentage en fonction de la nature de la dépense.

Nous allons parcourir de manière non-exhaustive les différentes catégories de dépense :

Charges afférentes aux immeubles affectés à l’exercice de l’activité professionnelle

Le loyer, sous location, charges locatives, précompte immobilier, entretien, énergie, assurance, sécurité et ameublement sont des charges déductibles en fonction de la nature de la dépense. Attention, pour le loyer, il faut que cela soit prévu dans le bail. Dans le cas contraire, vous ne pouvez pas le déduire.

Exemple 1 : Vous louez un cabinet avec salle d’attente pour 1000€/mois et vous avez des charges locatives de 100€, une assurance de 500€ et un précompte immobilier de 800€. Tous les frais seront déductibles à 100% car l’affectation est à 100% professionnelle.

Exemple 2 : Vous êtes propriétaire de votre bien dont 1/3 est utilisé professionnellement pour votre activité. Vous pourrez déduire les frais à concurrence de 33% pour les frais d’achat, l’achat du bien qui sera déductible sur plusieurs années par le biais des amortissements, assurance, énergie (si vous avez des compteurs séparés, on pourra tout déduire), sécurité, précompte immobilier. L’ameublement qui sera dédié à cette surface sera totalement déductible.

Les charges d’intérêts de capitaux empruntés

Les intérêts des capitaux empruntés à des tiers qui sont affectés à l’activité professionnelle sont déductibles. Les intérêts de retard réclamés par l’Administration pour paiement tardif sont quant à eux non déductibles. Il en est de même pour les intérêts d’emprunt contractés pour payer des arriérés d’impôt à l’impôt des personnes physiques.

Rémunération du personnel

Tous les frais liés à la rémunération, aux charges sociales, aux frais de secrétariat social, à l’assurance-loi et autres sont intégralement déductibles.

Les amortissements

Qu’est-ce qu’un amortissement ? C’est un investissement qui ne sera pas déductible en une fois mais sur plusieurs années. La durée de vie de l’investissement est dans certains cas prévue dans le droit comptable, voici une liste d’investissements avec leur durée de vie.

Cotisations sociales, mutuelles, PLCI et EIP

Les cotisations sociales ainsi que la Pension Libre Complémentaire pour Indépendant (PLCI) sont intégralement déductibles. L’engagement individuel de pension (EIP) est déductible à 100% en respectant la règle des 80 %. Les cotisations de mutuelle ne sont pas déductibles.

Avantage sociaux

Impôts, taxes, précompte et amendes

Les autres frais

Voici une liste non exhaustive de frais qui peuvent être pris en compte dans votre activité.

[1] Article 49 CIR

Vous l’aurez compris, il n’existe pas une liste-type mais vous en aurez déjà reçu ici un bel aperçu. Il est important de d’abord vérifier les conditions reprises ci-dessus puis voir si la dépense figure dans la liste et dans le cas contraire appeler votre expert-comptable pour qu’il puisse vous répondre.

Dans un prochain article, nous parlerons de la déductibilité des frais de véhicule.