Facturation électronique obligatoire en 2026: découvrez tous ce qu'un indépendant ou une PME devrait savoir!

À compter du 1ᵉʳ janvier 2026, la facturation électronique structurée deviendra obligatoire pour presque toutes les opérations entre les entreprises belges assujetties à la TVA (B2B). Cette évolution s’inscrit dans un cadre plus large de modernisation administrative et fiscale, qui ambitionne de simplifier et de sécuriser les échanges commerciaux.

Pour les PME et les indépendants, il ne s’agit pas simplement de remplacer le papier par un PDF, mais bien d’adopter un format reconnu (EN16931), transmis via un réseau sécurisé (Peppol). Qu’implique concrètement cette réforme ? Qui est concerné ? À quoi faut-il s’attendre en termes de coûts, de délais, de contraintes techniques ? Ci-dessous, nous répondons à ces questions sous forme de FAQ, avec des tableaux de synthèse et des points d’attention pratiques pour vous aider à anticiper et à réussir votre transition vers la facturation électronique structurée.

Point important : N’hésitez pas à vous faire accompagner par votre expert-comptable ou votre conseiller fiscal à chaque étape. Ils pourront vous guider dans la mise en conformité, le choix des solutions logicielles et l’optimisation de vos processus administratifs et fiscaux.

1. De quoi parlons-nous ?

1.1. Qu’est-ce qu’une facture électronique dans la législation TVA ?

Pour la TVA, deux types de factures électroniques coexistent :

1. La facture électronique « ordinaire »

• Format PDF, Word, Excel ou tout autre document électronique, pour autant que toutes les mentions légales y figurent (numéro de TVA, date, adresse, dénomination sociale, etc.).
• Elle peut être transmise par e-mail ou via une plateforme en ligne.
• Jusqu’au 31 décembre 2025, ces formats « non structurés » restent valables si le destinataire est d’accord.

2. La facture électronique « structurée »

• Doit respecter la norme européenne EN16931.
• Elle est conçue de manière à pouvoir être traitée automatiquement par les logiciels comptables (fichier XML standardisé).
• Elle circule généralement via le réseau Peppol (ou un autre canal conforme à EN16931, si les deux parties en conviennent).
• À partir du 1ᵉʳ janvier 2026, c’est ce format qui deviendra obligatoire pour les opérations B2B belges.

Conseil : Votre expert-comptable ou votre conseiller fiscal peut vous aider à vérifier que vos factures (même « ordinaires » jusqu’en 2026) comportent bien toutes les mentions légales et respecteront la transition vers la forme structurée.

N’oubliez pas : Cet accompagnement permet également d’anticiper l’impact TVA et la conformité dans la durée.

1.2. Qu’est-ce qui change au 1ᵉʳ janvier 2026 ?

1. Obligation de format

• Les factures papier ou PDF « non structurées » ne seront plus acceptées (sauf à titre informatif).
• Seule la facture électronique structurée respectant EN16931 sera légalement conforme pour les échanges B2B en Belgique.

2. Obligation de transmission via Peppol

• Par défaut, toutes les factures structurées doivent pouvoir passer par le réseau Peppol.
• Une exception demeure possible si les deux parties conviennent d’employer un autre canal conforme à EN16931 (et sécurisé).

3. Impact TVA et comptable

• Toute facture B2B belge n’existant pas sous forme structurée ne pourra pas être utilisée pour exercer le droit à déduction de la TVA.
• Les contrôles fiscaux et l’administration s’aligneront sur ce nouveau cadre, avec des sanctions à préciser par arrêté royal.

1.3. Tableau de synthèse : types de factures et échéances

Pour plus de précisions : Votre conseiller fiscal pourra confirmer les formes de factures encore admises d’ici 2026 et s’assurer que vous basculez correctement vers la facturation électronique structurée.

2. Les obligations des personnes

2.1. Qui doit respecter l’obligation de facturation électronique structurée ?

1. Assujettis belges à la TVA

• Toute entreprise, quelle que soit sa taille (indépendant, PME, multinationale), établie en Belgique et soumise à la TVA.
• Ces entreprises sont tenues, pour leurs échanges entre elles (B2B), d’émettre et de recevoir des factures structurées.

2. Exceptions

• Assujettis réalisant exclusivement des opérations exemptées (art. 44 Code TVA) : ils ne sont pas obligés d’émettre ou de recevoir des factures structurées (p. ex. : certains secteurs médicaux ou financiers).
• Assujettis faillis : dispensés de l’obligation.
• Assujettis non établis en Belgique (sans établissement stable) : non concernés.
• Assujettis forfaitaires : régime transitoire jusqu’au 1ᵉʳ janvier 2028.

Astuce : En cas de doute sur votre situation spécifique (exonérations, régime forfaitaire, etc.), sollicitez l’avis de votre conseiller fiscal ou votre expert-comptable, qui vérifiera si vous entrez dans le champ d’application.

Leur expertise vous évitera de mauvaises surprises ou d’éventuelles sanctions administratives.

2.2. Quid des opérations B2C, professions exonérées et cas particuliers ?

1. B2C (Business-to-Consumer)

• L’obligation ne s’applique pas lorsque votre client est un particulier.
• Vous pouvez continuer à lui adresser une facture papier ou PDF si vous le souhaitez.
• Toutefois, si vous-même êtes un assujetti, vous devrez être capable de recevoir des factures structurées de vos fournisseurs B2B.

2. Professions exonérées de TVA

• Certains indépendants (p. ex. médecins non-sociétés) ne sont pas obligés d’émettre/recevoir des factures structurées, puisqu’ils n’entrent pas dans le champ d’assujettissement.

3. Cas de figure internationaux

• Les factures émises hors de Belgique ou reçues de fournisseurs étrangers ne sont pas soumises à cette obligation.
• Toutefois, si vous voulez automatiser votre comptabilité, rien ne vous empêche d’adopter volontairement la facture structurée pour vos échanges internationaux.

2.3. Tableau de synthèse : qui est concerné ?

Note complémentaire : Il est vivement recommandé d’aborder la question de la facturation structurée avec votre expert-comptable dès lors que vous suspectez d’autres spécificités dans votre activité (p. ex. activités mixtes, exonérations partielles…).

3. Les obligations administratives (quelles opérations ?)

3.1. Quelles opérations sont visées par l’obligation ?

1. B2B interne à la Belgique

• Il s’agit de toutes les transactions (ventes de biens, prestations de services) entre deux entreprises belges assujetties à la TVA.
• Dès le 1ᵉʳ janvier 2026, l’émetteur doit transmettre une facture structurée et le récepteur doit être en mesure de la recevoir.

2. B2G (Business-to-Government)

• La facturation électronique est déjà obligatoire pour les marchés publics de plus de 3.000 € HTVA depuis le 1ᵉʳ mars 2024.
• Ces factures doivent respecter la norme Peppol-BIS.
• Certains adjudicateurs imposent la facturation électronique en dessous de 3.000 €, selon les clauses du marché.

3.2. Quelles opérations ne sont pas concernées ?

1. Opérations B2C : l’obligation légale ne porte pas sur la facturation aux particuliers.

2. Opérations internationales : lorsqu’un assujetti belge transige avec un assujetti étranger (UE ou hors UE), l’obligation ne s’applique pas (mais la facture structurée est possible sur base volontaire).

3. Exonérations (article 44 Code TVA) : si les deux entreprises sont totalement exonérées et ne sont pas tenues d’établir des factures TVA, l’obligation ne s’applique pas.

3.3. Impact sur la déductibilité TVA et la comptabilité

1. Droit à déduction

• À partir de 2026, pour pouvoir déduire la TVA sur vos achats professionnels, vous devrez disposer d’une facture électronique structurée conforme si l’opération est B2B belge.
• Les factures PDF ou papier dans ce cas ne seront plus recevables pour déduire la TVA.

2. Comptabilisation

• La facture structurée facilite l’enregistrement automatique dans votre logiciel comptable.
• Il n’est plus nécessaire de ressaisir à la main les données, ce qui limite les erreurs et vous fait gagner du temps.

Précision : Votre expert-comptable saura vous conseiller sur les meilleures pratiques pour l’archivage, la classification et l’intégration des factures structurées dans votre comptabilité, afin de respecter les obligations légales et d’optimiser votre organisation.

Assurez-vous de planifier cette transition avec lui pour une migration progressive et sereine.

3.4. Tableau de synthèse : règles selon le type d’opération

4. Les obligations technologiques

4.1. Quels formats respectent la norme EN16931 ?

1. Peppol-BIS

• Standard principal adopté en Belgique pour la facturation B2B et B2G.
• Structure de données au format XML (UBL).
• Permet un échange automatisé sans ressaisie et une vérification de cohérence des champs (montant HTVA, TVA, etc.).

2. Autres formats conformes à EN16931

• Par exemple, certains flux EDI ou XML spécifiques.
• Ils doivent respecter la même sémantique et syntaxe que la norme européenne.
• Acceptables uniquement si l’émetteur et le récepteur sont d’accord.

4.2. Le réseau Peppol : comment ça marche ?

1. Principe de fonctionnement

• Comparable à un « service postal » numérique.
• Vous déposez votre facture structurée auprès de votre « point d’accès » Peppol.
• Le réseau achemine automatiquement cette facture vers le point d’accès de votre client.

2. Sécurité et certification

• Les fournisseurs de services (points d’accès) doivent être agréés et certifiés pour garantir la sécurité et l’authenticité des échanges.
• Cela minimise les risques de fraude, d’hameçonnage ou de factures truquées.

4.3. Comment s’équiper pour émettre et recevoir ces factures structurées ?

1. Choisir un logiciel ou une plateforme adaptée

• Liste disponible sur efacture.belgium.be (applications compatibles).
• Vérifier les fonctionnalités (facturation, comptabilisation, stockage, etc.).
• Certaines solutions proposent aussi la gestion d’autres documents (commandes, bons de livraison…).

2. Souscrire un point d’accès Peppol

• Souvent inclus dans l’offre de votre logiciel.
• Sinon, vous pouvez passer par un prestataire spécialisé (Billit, Horus, Octopus, UnifiedPost, etc.).
• Vérifiez la tarification (forfait mensuel, prix par facture, etc.).

3. Anticiper la formation et l’accompagnement

• Les équipes administratives et comptables devront s’habituer à ce nouveau mode de facturation (envoi, réception, contrôle).
• Prévoyez une période de test et de mise en place progressive.

Bon à savoir : Votre expert-comptable ou conseiller fiscal peut également vous orienter vers les solutions logicielles les plus adaptées à votre situation (taille d’entreprise, volume de facturation, budget, etc.) et superviser l’implémentation technique.

Profitez de son expérience pour vous assurer que vos processus futurs seront alignés sur les obligations légales.

4.4. Tableau de synthèse : les étapes pour la mise en place technique

5. In fine : le coût

5.1. Quels coûts prévoir pour cette transition ?

1. Achat ou abonnement logiciel

• Certains éditeurs facturent un abonnement mensuel (parfois modulé selon le nombre de factures).
• D’autres proposent une formule de licence unique, avec éventuellement des frais de maintenance annuels.

2. Point d’accès Peppol

• Peut être inclus dans le logiciel ou facturé en supplément (forfait ou coût par document).
• La réception de factures est parfois offerte gratuitement ou à un tarif très réduit.

3. Formation et accompagnement

• Coût en temps passé pour s’adapter au nouvel outil et former les équipes.
• Éventuel recours à un consultant ou à un expert-comptable pour optimiser les processus.

4. Évolution des processus internes

• Possibilité de devoir réviser votre circuit d’approbation des factures, votre workflow comptable, etc.
• Gain de temps potentiel à moyen terme grâce à l’automatisation.

Important : Établir un budget prévisionnel avec votre conseiller fiscal ou expert-comptable vous permettra d’anticiper ces coûts et de les intégrer à votre plan financier (dont les possibles avantages fiscaux, voir ci-dessous).

5.2. Mesures de soutien fiscal

1. Déduction pour investissement (20%)

• À partir du 1ᵉʳ janvier 2025, certains investissements numériques, dont les logiciels de facturation, ouvrent droit à une déduction fiscale renforcée.
• Exemple : si vous investissez 1.000 € dans un logiciel éligible, vous pouvez déduire 20% (soit 200 €) en plus des amortissements habituels.

2. Déduction majorée de 120% sur les abonnements (2024-2027)

• Les petites PME et les indépendants peuvent bénéficier d’une déduction fiscale à 120% pour les frais liés à la facturation électronique (surcoût d’abonnement pour l’envoi et la réception de factures Peppol).
• La condition : le fournisseur doit détailler le surcoût pour la facturation électronique sur sa propre facture.

Rappel : Votre expert-comptable et conseiller fiscal sont les meilleurs interlocuteurs pour s’assurer que vous remplissez correctement les conditions d’éligibilité à ces mesures de soutien et pour déclarer ces avantages de manière optimale.

Ils pourront aussi optimiser l’amortissement et l’affectation comptable de ces dépenses dans votre dossier fiscal.

5.3. Quelles sanctions en cas de non-respect ?

1. Réformes en cours

• Les modalités exactes de sanction seront fixées par arrêté royal (attendu courant 2025).
• Il est déjà probable que l’absence d’émission de facture électronique structurée pour une opération B2B en Belgique rendra la TVA non déductible.

2. Responsabilité de l’émetteur et du récepteur

• L’émetteur qui n’utilise pas le format structuré serait passible de pénalités administratives ou fiscales.
• Le récepteur qui accepte une facture non conforme ne pourra pas faire valoir son droit à déduction TVA.

5.4. Tableau de synthèse : coûts et soutiens

Conclusions

Le passage à la facturation électronique structurée représente un véritable changement de paradigme pour les PME et les indépendants belges. Au-delà du simple remplacement d’un support papier par un PDF, il s’agit :

1. D’adopter un standard reconnu (EN16931) permettant un traitement automatisé, une réduction des erreurs et une meilleure traçabilité des flux financiers.
2. De vous connecter à un réseau sécurisé (Peppol) qui renforce la lutte contre la fraude et la falsification de factures, tout en facilitant la transmission.
3. D’anticiper les impacts organisationnels : intégrer vos nouvelles procédures de facturation dans votre comptabilité, former votre équipe, planifier la transition avec vos clients et fournisseurs.
4. De profiter des aides fiscales (déduction pour investissement à 20%, déduction majorée à 120% sur les surcoûts d’abonnement).

La complexité de certaines situations (secteur d’activité, exonérations, opérations mixtes B2B/B2C, etc.) rend plus que jamais indispensable un accompagnement personnalisé. Votre expert-comptable et votre conseiller fiscal sont vos alliés pour sécuriser cette transition, éviter les erreurs coûteuses et optimiser votre organisation. En vous préparant dès maintenant, vous transformerez cette contrainte réglementaire en une opportunité de modernisation, de gain de temps et de sécurité.