Comment fixer les congés annuels dans votre cabinet?

Fermeture collective ou accord individuel : obligations, procédure et bonnes pratiques

À l’approche de l’été, les questions liées à la planification des congés annuels refont surface dans les entreprises. Si la liberté du travailleur est de mise en matière de vacances, elle est toutefois encadrée par des règles légales strictes. La fixation des périodes de vacances peut ainsi faire l’objet soit d’une fermeture collective de l’entreprise, soit d’un accord individuel entre l’employeur et le travailleur.

En tant qu’expert-comptable ou conseiller social, vous jouez un rôle clé dans l’application correcte de ces règles, tant dans la rédaction des règlements de travail que dans la prévention des litiges. Voici un tour d’horizon structuré, pédagogique et concret de ce qu’il faut retenir.

1. La fermeture collective : un cadre à anticiper

La fermeture collective permet à l’employeur de fixer, pour l’ensemble du personnel, une période de congé obligatoire durant laquelle l’entreprise cesse toute activité.

Conditions de validité :

• La décision doit émaner du conseil d’entreprise.
• À défaut de conseil d’entreprise, un accord unanime entre l’employeur et la délégation syndicale ou, à défaut, les travailleurs, est requis.
• Les dates fixées doivent figurer dans le règlement de travail, être affichées, communiquées aux travailleurs et transmises à la direction régionale du Contrôle des lois sociales.

? Exemple : Une PME sans conseil d’entreprise décide d’une fermeture collective du 15 juillet au 4 août. L’accord écrit entre employeur et délégation syndicale doit être conservé, et les dates intégrées au règlement.

Attention :

• Le travailleur ne peut pas choisir une autre période que celle imposée collectivement.
• En cas de jours de congés insuffisants, la question du chômage temporaire ou des congés sans solde devra être examinée au cas par cas.

2. L’accord individuel : principe par défaut

En dehors de toute fermeture collective, les jours de congé sont fixés d’un commun accord entre l’employeur et le travailleur.

Règles à respecter :

• Aucun des deux ne peut imposer unilatéralement une période de vacances.
• L’employeur peut refuser une demande pour motif de service, mais doit respecter les droits du travailleur et motiver ce refus.

? Bonnes pratiques :

• Intégrer une procédure claire dans le règlement de travail (délai de demande, forme, canal de communication).
• Notifier tout refus par écrit, avec les motifs invoqués.

En cas de litige :

• Un recours est possible auprès de l’Inspection du Contrôle des lois sociales, voire du tribunal du travail, qui peut statuer en référé (procédure accélérée).

3. Tableau de synthèse : fermeture collective vs. congé individuel

4. Recommandations pour les experts-comptables et employeurs

• Mettez à jour le règlement de travail avec :
  
  • La procédure de demande individuelle de congés ;
  • Les éventuelles dates de fermeture collective fixées pour l’année.
• Assurez la traçabilité des décisions (signature d’accord collectif, procès-verbal, accusés de réception…)
• Sensibilisez vos clients aux implications juridiques d’un refus unilatéral de congés, même en cas de contraintes opérationnelles.
• Encouragez la formalisation écrite des demandes et des réponses, pour sécuriser les relations de travail.
• En cas de fermeture collective, vérifiez si certains travailleurs n’ont pas droit à un nombre suffisant de jours, afin d’anticiper les mesures compensatoires (chômage temporaire, congés non payés…).

En conclusion, la fixation des congés annuels ne se limite pas à une gestion administrative. Elle constitue un enjeu social et juridique majeur, que les experts-comptables et les employeurs doivent gérer avec rigueur et anticipation. Une communication claire et des procédures documentées restent les meilleurs garde-fous pour éviter les litiges estivaux.

Références légales

• Arrêté royal du 30 mars 1967 fixant les modalités générales d’exécution des lois relatives aux vacances annuelles des travailleurs salariés.
• Code du travail, Livre II, Titre VI.
• Jurisprudence sociale : Trib. trav. Liège, 27.06.2018, précisant que l’employeur ne peut imposer une période de congé sans l’accord du travailleur.