Elektronische facturatie vanaf 2026: hoe kiest u de juiste Peppol-conforme softwareoplossing?

Vanaf 1 januari 2026 wordt gestructureerde elektronische facturatie verplicht voor alle B2B-transacties tussen Belgische btw-plichtigen. Deze verplichting steunt op het gebruik van het Peppol-netwerk, dat een gestandaardiseerd, veilig en interoperabel uitwisselingskader biedt. De overstap naar e-facturatie vereist daarom een softwareoplossing die erkend is binnen dit netwerk.

Bij Deg & Partners hebben we bewust gekozen voor een oplossing die volledig geïntegreerd en Peppol-gecertificeerd is. Zo garanderen we onze klanten een vlotte overgang, maximale rechtszekerheid en een efficiënte samenwerking met hun boekhouder. In dit artikel leggen we uit hoe u een geschikte software kiest, welke criteria echt belangrijk zijn en hoe onze oplossing u vooruit helpt.

1. Wat is Peppol en waarom is het essentieel?

Peppol staat voor Pan-European Public Procurement Online. Het is geen software, maar een internationaal netwerk met een gestandaardiseerde structuur voor e-facturen, gebaseerd op het formaat UBL XML conform de Europese norm EN 16931.

Peppol garandeert:

• authenticiteit van de oorsprong,
• integriteit van de inhoud,
• en interoperabiliteit tussen verzender en ontvanger, ongeacht hun boekhoudpakket.

Facturen worden niet meer verzonden via e-mail in PDF-formaat, maar veilig en automatisch via erkende Access Points binnen het Peppol-netwerk.

2. Wie is verplicht tot e-facturatie vanaf 2026?

De wet van 4 februari 2024 bepaalt dat vanaf 1 januari 2026 elke Belgische onderneming voor B2B-transacties verplicht is om elektronische facturen te verzenden in Peppol-formaat¹.

Uitzonderingen:

• facturen aan particulieren (B2C) vallen voorlopig niet onder de verplichting;
• buitenlandse ondernemingen zonder Belgische vestiging;
• vrijgestelde handelingen zonder recht op aftrek.

Tip: werkt u zowel met bedrijven als met particulieren? Dan loont het om met één gecentraliseerd systeem te werken, zodat uw processen niet nodeloos complex worden.

3. Welke software is conform? De officiële lijst van het SPF Financiën

Sinds 15 oktober 2024 publiceert het SPF Financiën een officiële lijst van conforme softwarepakketten, beschikbaar op het e-facturatieportaal²:

De lijst onderscheidt:

• pakketten die enkel facturen verzenden;
• pakketten die verzenden én ontvangen;
• pakketten die ook verwerking en boekhoudkundige integratie ondersteunen.

Voorbeelden van gecertificeerde software: Billit, Yuki, Exact Online, ClearFacts, Sage BOB 50 (met Peppol-module), Odoo (met uitbreiding), enz.

4. Drie situaties: is uw software al klaar?

a) U werkt met Word of Excel

• Niet conform. U moet overstappen naar een erkend softwarepakket dat facturen kan genereren in Peppol XML-formaat. Actie vereist vóór 2026.

b) U gebruikt een professioneel pakket (ERP of boekhoudsoftware)

• Controleer of het pakket voorkomt op de lijst van het SPF Financiën. Vraag na of zowel verzending als ontvangst via Peppol mogelijk is. Is dat (nog) niet het geval? Dan is een uitbreiding of module misschien nodig.

c) Uw software laat toe om een eigen Access Point te kiezen

Dan moet u zich aansluiten bij een erkende Peppol-dienstverlener die instaat voor de technische connectie met het netwerk.

5. Waarop letten bij de keuze van een e-facturatieoplossing?

Bij het kiezen van een geschikt pakket is het essentieel om verder te kijken dan de prijs. Belangrijke selectiecriteria zijn:

• Officiële Peppol-conformiteit (inclusief EN 16931);
• Volledige integratie met uw boekhoud- of ERP-systeem;
• Automatisatie van inkomende facturen (herkenning, goedkeuring, boeking);
• Beveiliging en archivering conform de btw-wetgeving³;
• Gebruiksgemak en schaalbaarheid;
• Ondersteuning in uw taal en sector.

6. De oplossing van Deg & Partners: conform, geïntegreerd en ontzorgend

Wij hebben bij Deg & Partners gekozen voor een Peppol-gecertificeerde oplossing, die perfect aansluit op onze werking als accountants- en belastingadviseurskantoor. Dankzij onze aanpak:

• stuurt en ontvangt u uw e-facturen automatisch in het juiste formaat;
• worden uw documenten veilig bewaard volgens de wettelijke bewaartermijnen;
• worden uw facturen rechtstreeks geïntegreerd in uw boekhouding of in het gedeeld platform met uw accountant.

Onze experts begeleiden u persoonlijk bij:

• de initiële installatie en configuratie,
• de keuze van modules (verzenden, ontvangen, archiveren),
• de optimalisatie van uw facturatieproces.

Slotbeschouwing

De verplichting tot elektronische facturatie vanaf 2026 is geen technische detail, maar een fundamentele verandering in de manier waarop uw onderneming factureert, communiceert en boekhoudt. De keuze van een geschikt softwarepakket is daarbij cruciaal.

Bij Deg & Partners staan we u bij met een conforme oplossing, pragmatische begeleiding en een juridisch sluitend kader. Zo maakt u van deze verplichting een strategische troef voor uw organisatie.

Voetnoten en referenties

1. Wet van 4 februari 2024 betreffende de verplichte e-facturatie, BS 20 februari 2024.
2. FOD Financiën – Officiële lijst van conforme software: https://efacture.belgium.be/fr/article/solutions-logicielles-pour-lenvoi-la-reception-et-le-traitement-des-factures-electroniques
3. Btw-wetboek, artikel 60, §5 en §6 – Verplichte elektronische bewaring.