Notes de frais: cap sur plus de clarté et d’uniformité

Les demandes de remboursement se multiplient, les cas particuliers aussi… et le département financier n’est pas le seul à en ressentir les effets. Pour mieux gérer cette réalité et sécuriser chaque collaborateur, Deg & Partners lance une mise à jour progressive de ses politiques internes.

Pourquoi une réforme ?

Depuis plusieurs mois, les demandes de remboursement de frais professionnels arrivent de tous horizons, parfois avec des justificatifs incomplets ou dans des formats variés. Cette situation complexifie le traitement administratif, crée des incertitudes pour les collaborateurs et génère des incohérences entre les équipes.

L’objectif est clair : uniformiser les règles, clarifier les procédures, et instaurer des processus d’approbation simples, lisibles et sécurisants.

Une première étape : la politique de notes de frais

Le premier chantier concerne la politique de notes de frais, en cours de finalisation. Elle précisera :

• les types de dépenses remboursables,
• les plafonds applicables,
• les pièces justificatives à fournir,
• le mode et le délai d’approbation,
• ainsi que le circuit de validation entre équipes, managers et département financier.

L’objectif n’est pas de rigidifier, mais de fluidifier et sécuriser les démarches de chacun.

D’autres politiques suivront

D’ici les prochains mois, deux autres volets viendront compléter cette démarche structurante :

• une ‘car policy’ fixant les règles de gestion et d’usage des véhicules de société,
• une ‘gsm policy’ encadrant les abonnements et les remboursements liés à la téléphonie mobile.

Chacune de ces politiques sera communiquée, expliquée et accompagnée d’outils simples pour faciliter leur application dans votre quotidien.

À suivre dans la prochaine édition…

On vous en dira plus sur la nouvelle politique de notes de frais dès sa validation. Restez connectés !