La chasse aux frais, quelles sont les conditions ?

Quels sont les frais déductibles et les conditions ?

En tant qu'indépendant ou en société, la recherche des frais déductibles peut s'apparenter à un jeu favori, particulièrement en Belgique, où le taux de taxation sur le travail est l'un des plus élevés. Une question fréquemment posée à l'expert-comptable est : « Est-ce déductible ? ». La réponse varie, pouvant être simple ou complexe, non en raison de l'expertise du conseiller, mais à cause de la législation qui évolue constamment. Bien qu'il ne soit pas possible de couvrir toutes les dépenses, nous tenterons de présenter les principales et de fournir une méthode pour évaluer vous-même la déductibilité des charges.

Pour qu'une charge soit déductible, quatre conditions cumulatives, prévues par le code, doivent être remplies :

  • La dépense doit être directement liée à l'exercice de l'activité professionnelle.
  • Elle doit avoir été engagée ou supportée pendant l'exercice fiscal.
  • Elle doit être destinée à acquérir ou à conserver des revenus imposables.
  • Elle doit être justifiée (par une facture ou un ticket) quant à sa réalité et son montant.

Si l'une de ces conditions n'est pas satisfaite, la dépense ne peut pas être déductible, même partiellement.

Les frais professionnels sont généralement déductibles sans limitation. Néanmoins, des restrictions existent, basées sur un plafond ou un pourcentage, selon la nature de la dépense.


Explorons quelques catégories de dépenses :

Charges relatives aux biens immobiliers utilisés professionnellement :

Le loyer, la sous-location, les charges locatives, le précompte immobilier, l'entretien, les frais d'énergie, les assurances, la sécurité et l'ameublement sont déductibles selon la nature de la dépense. Pour le loyer, il est essentiel que la déduction soit prévue dans le bail.

Exemples :

  • Si vous louez un espace professionnel pour 1000 €/mois avec des charges locatives de 100 €, une assurance à 500 € et un précompte immobilier de 800 €, tous ces frais sont déductibles à 100 % si l'espace est entièrement dédié à l'activité professionnelle.
  • Si vous utilisez un tiers de votre propriété à des fins professionnelles, vous pouvez déduire 33 % des frais liés, y compris les amortissements, l'assurance, l'énergie (si les compteurs sont séparés), la sécurité, et le précompte immobilier. Les meubles utilisés exclusivement dans cette partie seront entièrement déductibles.

Charges d'intérêts sur les capitaux empruntés :

Les intérêts sur les capitaux empruntés à des fins professionnelles sont déductibles. Cependant, les intérêts de retard et ceux sur les emprunts pour payer des arriérés d'impôts ne le sont pas.

Rémunération du personnel :

Les salaires, charges sociales, frais de secrétariat social, assurances et autres coûts liés au personnel sont entièrement déductibles.

Les amortissements :

Un amortissement représente la déduction étalée d'un investissement sur plusieurs années, selon la durée de vie estimée de l'investissement. Cette durée peut être définie par les normes comptables.

Type d’investissement

Année admis

Matériel informatique

3 ans

Véhicule neuf

5 ans

Véhicule occasion

3 à 5 ans

Mobilier bureau

5 ans

Matériel

4 à 7 ans

Terrain

Pas amortissable

Achat cabinet

33 ans

Cotisations sociales, mutuelles, PLCI et EIP

Les cotisations sociales ainsi que la Pension Libre Complémentaire pour Indépendant sont intégralement déductible. L’engagement individuel de pension est déductible à 100% en respectant la règle des 80 %. La cotisations mutuelle n’est pas déductible.

Avantage sociaux

Type d’investissement

Année admis

Assurance hospitalisation

Non déductible mais peut être payer par la société

Chèques repas

Déductible à concurrence de 2 €/chèque

Chèque sport & Culture

Non déductible mais peut être payer par la société

Ecochèque

Non déductible mais peut être payer par la société

Impôt, taxes et précompte et amende

Types

Déductible ou non déductible

Impôt des personnes physiques,

Non déductible

Précompte et versements anticipés ;

Non déductible

Taxe additionnelles.

Non déductible

Précompte immobilier ;

Déductible

Taxe de circulation ;

Déductible

Droits accises

Déductible

Amende administrative en matière sociale

Non déductible

Amende judiciaire

Non déductible

Amende stationnement

Non déductible

Redevances de stationnement

Déductible en fonction de la voiture

Amende en cas de dépôt tardif des comptes annuels

Déductible

Les autres frais

Voici une liste non exhaustive de frais qui peuvent être pris en compte dans votre activité.

Types

Déductible ou non déductible

Montre connecté

Déductible en fonction de l’usage

Téléphone, Tablette, PC

Déductible en fonction de l’usage

Internet

Déductible en fonction de l’usage

Achat et entretien de la blouse blanche et chaussure spécifique

Déductible

Costume ou pantalon

Non déductible

Frais restaurant

Déductible à 69%

Frais réception

Déductible à 50%

Cadeaux

Déductible à 50%

Rétrocession d’honoraire d’un confrère

Déductible

Formation

Déductible

Cotisations professionnels

Déductible

Frais de voyage lié à la formation

Déductible

Restaurant lors de la formation

Déductible à 69%

Documentation et abonnement

Déductible

Il est clair qu'il n'y a pas de liste exhaustive et universelle en matière de déductibilité des frais. Dans un futur article, nous aborderons spécifiquement les frais déductibles liés aux véhicules. Avant tout, il est essentiel de s'assurer que vos dépenses respectent les conditions mentionnées précédemment. Si une dépense n'est pas explicitement listée, n'hésitez pas à consulter votre expert-comptable pour obtenir une clarification adaptée à votre situation.

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