La chasse aux frais, quelles sont les conditions ?

Quels sont les frais déductibles et les conditions ?

En tant qu'indépendant ou en société, la recherche des frais déductibles peut s'apparenter à un jeu favori, particulièrement en Belgique, où le taux de taxation sur le travail est l'un des plus élevés. Une question fréquemment posée à l'expert-comptable est : « Est-ce déductible ? ». La réponse varie, pouvant être simple ou complexe, non en raison de l'expertise du conseiller, mais à cause de la législation qui évolue constamment. Bien qu'il ne soit pas possible de couvrir toutes les dépenses, nous tenterons de présenter les principales et de fournir une méthode pour évaluer vous-même la déductibilité des charges.

Pour qu'une charge soit déductible, quatre conditions cumulatives, prévues par le code, doivent être remplies :

• La dépense doit être directement liée à l'exercice de l'activité professionnelle.
• Elle doit avoir été engagée ou supportée pendant l'exercice fiscal.
• Elle doit être destinée à acquérir ou à conserver des revenus imposables.
• Elle doit être justifiée (par une facture ou un ticket) quant à sa réalité et son montant.

Si l'une de ces conditions n'est pas satisfaite, la dépense ne peut pas être déductible, même partiellement.

Les frais professionnels sont généralement déductibles sans limitation. Néanmoins, des restrictions existent, basées sur un plafond ou un pourcentage, selon la nature de la dépense.

Explorons quelques catégories de dépenses :

Charges relatives aux biens immobiliers utilisés professionnellement :

Le loyer, la sous-location, les charges locatives, le précompte immobilier, l'entretien, les frais d'énergie, les assurances, la sécurité et l'ameublement sont déductibles selon la nature de la dépense. Pour le loyer, il est essentiel que la déduction soit prévue dans le bail.

Exemples :

• Si vous louez un espace professionnel pour 1000 €/mois avec des charges locatives de 100 €, une assurance à 500 € et un précompte immobilier de 800 €, tous ces frais sont déductibles à 100 % si l'espace est entièrement dédié à l'activité professionnelle.
• Si vous utilisez un tiers de votre propriété à des fins professionnelles, vous pouvez déduire 33 % des frais liés, y compris les amortissements, l'assurance, l'énergie (si les compteurs sont séparés), la sécurité, et le précompte immobilier. Les meubles utilisés exclusivement dans cette partie seront entièrement déductibles.

Charges d'intérêts sur les capitaux empruntés :

Les intérêts sur les capitaux empruntés à des fins professionnelles sont déductibles. Cependant, les intérêts de retard et ceux sur les emprunts pour payer des arriérés d'impôts ne le sont pas.

Rémunération du personnel :

Les salaires, charges sociales, frais de secrétariat social, assurances et autres coûts liés au personnel sont entièrement déductibles.

Les amortissements :

Un amortissement représente la déduction étalée d'un investissement sur plusieurs années, selon la durée de vie estimée de l'investissement. Cette durée peut être définie par les normes comptables.

Cotisations sociales, mutuelles, PLCI et EIP

Les cotisations sociales ainsi que la Pension Libre Complémentaire pour Indépendant sont intégralement déductible. L’engagement individuel de pension est déductible à 100% en respectant la règle des 80 %. La cotisations mutuelle n’est pas déductible.

Avantage sociaux

Impôt, taxes et précompte et amende

Les autres frais

Voici une liste non exhaustive de frais qui peuvent être pris en compte dans votre activité.

Il est clair qu'il n'y a pas de liste exhaustive et universelle en matière de déductibilité des frais. Dans un futur article, nous aborderons spécifiquement les frais déductibles liés aux véhicules. Avant tout, il est essentiel de s'assurer que vos dépenses respectent les conditions mentionnées précédemment. Si une dépense n'est pas explicitement listée, n'hésitez pas à consulter votre expert-comptable pour obtenir une clarification adaptée à votre situation.