ASBL subventionnée à plus de 50 %: vos achats relèvent des marchés publics

1. Votre ASBL est-elle un pouvoir adjudicateur au sens des marchés publics ?

La question précède toutes les autres. La réglementation des marchés publics ne vise pas seulement l'État, les Régions, les Communautés et les communes : elle s'étend aux personnes morales privées, quelle que soit leur forme, créées pour satisfaire des besoins d'intérêt général ayant un caractère autre qu'industriel ou commercial, et financées, contrôlées ou dirigées par un ou plusieurs pouvoirs adjudicateurs. L'ASBL majoritairement subventionnée pour une mission d'intérêt général en est l'exemple type¹.

Concrètement, votre ASBL est un pouvoir adjudicateur dès qu'elle remplit au moins un des trois critères suivants : plus de 50 % de son budget provient de subsides ou de subventions publiques (État, Régions, Communautés, communes ou autres organismes) ; sa gestion est majoritairement contrôlée par une autorité publique ou un autre pouvoir adjudicateur ; ou plus de la moitié des membres de son organe d'administration sont nommés par une autorité publique ou un autre pouvoir adjudicateur. À l'inverse, l'ASBL qui ne répond à aucun de ces critères n'est pas soumise à la réglementation.

1.1. Fonds européens et étrangers : une source de confusion fréquente

Recevoir des fonds européens ou d'agences de développement étrangères ne suffit pas, à lui seul, à faire de votre ASBL un pouvoir adjudicateur : ces bailleurs ne relèvent ni de l'État belge ni d'un autre pouvoir adjudicateur belge. La situation change dans trois cas. Votre ASBL a déjà la qualité de pouvoir adjudicateur pour d'autres motifs. Ou les fonds européens transitent par le budget d'un pouvoir adjudicateur belge qui vous les redistribue — par exemple la Région wallonne qui octroie des fonds FEDER : ils comptent alors comme financement public belge. Ou encore votre convention de subventionnement vous impose contractuellement d'appliquer les marchés publics, ou du moins leurs principes généraux d'égalité, de transparence, de proportionnalité et de « best value for money ».

Une hypothèse particulière vise les travaux relatifs à des bâtiments scolaires, culturels, sportifs ou administratifs subventionnés à plus de 50 % par des fonds publics et dont la valeur dépasse le seuil de publicité européenne, soit 5.404.000 euros HTVA en 2026 : l'ASBL qui les réalise est alors soumise aux règles pour ce marché.

2. Seuils des marchés publics 2026 : quatre montants qui déterminent votre procédure

Une fois la qualité de pouvoir adjudicateur établie, tout dépend du montant estimé du marché. Pour les fournitures et services des secteurs classiques, quatre repères structurent la pratique en 2026. Jusqu'à 30.000 euros HTVA, le marché est dit de faible montant : il peut être passé par simple facture acceptée et sans recourir à la plateforme électronique. De 30.000 à 140.000 euros HTVA, le marché peut être passé sans publication d'un avis, mais toutes les communications doivent transiter par la plateforme sécurisée www.publicprocurement.be. Au-delà de 140.000 euros HTVA, une publication au niveau belge est requise. Au-delà de 216.000 euros HTVA, la publicité européenne s'impose.

Les seuils européens sont revus tous les deux ans. Ceux applicables depuis le 1er janvier 2026 s'élèvent à 216.000 euros pour les fournitures et services des secteurs classiques, 5.404.000 euros pour les travaux et 750.000 euros pour les services sociaux et autres services spécifiques². Pour les secteurs sociaux — santé, action sociale, éducation, culture —, la procédure négociée sans publication préalable reste ouverte jusqu'à 750.000 euros HTVA, contre 140.000 euros dans les secteurs classiques.

2.1. Estimer correctement le besoin : l'étape la plus sous-estimée

Le choix de la procédure repose sur l'estimation. Celle-ci doit intégrer la valeur de toutes les reconductions, options et compléments. Pour les fournitures et services réguliers ou destinés à être renouvelés, les marchés successifs exécutés ou estimés sur douze mois doivent être additionnés. Découper artificiellement un besoin pour rester sous un seuil — le « saucissonnage » — est précisément ce que le registre des marchés permettra de détecter. La réglementation autorise d'ailleurs expressément la consultation préalable des acteurs du marché, ou prospection, pour affiner l'estimation.

Ce n'est pas la facture du premier mois qui fixe la procédure, mais la valeur totale du besoin, reconductions et options comprises.

3. Accord-cadre : la solution pour les achats récurrents de votre ASBL

Fournitures de bureau, carburant, maintenance informatique, nettoyage, petites réparations : ces besoins reviennent sans cesse, sans que leur volume soit connu à l'avance. L'accord-cadre permet de fixer une fois pour toutes, pour une durée en général limitée à quatre ans, les conditions des commandes futures — prix unitaires, barèmes, délais d'intervention — sans obligation d'achat immédiat. Il peut être conclu avec un seul opérateur, pour une souplesse maximale, ou avec plusieurs, au prix d'une légère remise en concurrence à chaque besoin.

Deux précautions s'imposent : le mode de passation se détermine sur l'estimation totale des besoins pendant toute la durée de l'accord-cadre, et un montant ou un volume maximal doit être fixé dès le départ. Une fois ce plafond atteint, l'accord-cadre est épuisé.

4. Aligner les procédures internes de votre ASBL sur les seuils légaux

Les seuils légaux ne sont qu'un plancher. Votre ASBL peut — et devrait — fixer ses propres seuils d'approbation, plus restrictifs, adaptés à sa taille et à ses activités. La brochure en donne deux illustrations³. Dans le premier modèle, les achats budgétés inférieurs à 30.000 euros sont gérés directement par le responsable des achats ou des projets, ou bien tout achat budgété supérieur à 5.000 euros doit être approuvé par l'organe d'administration. Dans le second, plus fin, tout achat inférieur à 1.000 euros est géré directement ; entre 1.000 et 5.000 euros, l'achat prévu au budget reste de la compétence du responsable, tandis que l'achat non budgété doit être approuvé par la direction.

Le budget approuvé par l'assemblée générale devient ici un outil de planification : il permet d'identifier les besoins ponctuels et récurrents, d'éviter les achats « urgents », d'étaler les marchés pour ne pas engorger l'équipe, et de réserver les bons de commande aux besoins ponctuels. Une mise en garde, enfin : multiplier les approbations tout en transmettant au valideur des informations insuffisantes ou non documentées est généralement contre-productif.

Une signature n'est un contrôle que si celui qui signe dispose d'un dossier complet.

5. Cahier spécial des charges et demande d'offre : obtenir des offres utiles

Un bon cahier spécial des charges (CSC) est clair, complet, conforme, structuré, objectif et exploitable. Il comporte des clauses administratives (identité du pouvoir adjudicateur, objet, lots, variantes, options, procédure, critères, prix, dépôt des offres, exécution), des clauses techniques et, en annexe, le formulaire de soumission. Pour les marchés plus modestes, la demande d'offre est moins formalisée, mais elle devrait au minimum préciser l'identité du pouvoir adjudicateur, l'objet et la nature du marché, le mode de passation, la durée, les modalités de paiement, la propriété des droits et les modalités de dépôt de l'offre.

5.1. Des critères de sélection proportionnés à votre marché

Les critères de sélection répondent à une seule question : le soumissionnaire a-t-il la capacité de réaliser le marché ? Chiffre d'affaires, assurances, références similaires sur trois ans, personnel clé : chaque critère doit être lié à l'objet du marché, proportionné à son importance et assorti d'un seuil précis. La brochure prend l'exemple de la désignation d'un réviseur d'entreprises : exiger un chiffre d'affaires annuel minimal de 10.000.000 d'euros pour l'audit d'une petite ASBL exclurait automatiquement une partie des réviseurs parfaitement qualifiés. Un tel seuil serait d'ailleurs illégal, faute de proportion avec la capacité financière nécessaire. De même, une liste de prestations similaires trop étroite peut conduire à ce qu'un seul candidat — le prestataire sortant — puisse y répondre.

5.2. Des critères d'attribution pondérés selon le « best value for money »

Le prix le plus bas n'est pas l'objectif. Les critères d'attribution servent à désigner l'offre régulière économiquement la plus avantageuse, en combinant le prix ou le coût, la qualité technique, les délais, les critères environnementaux ou sociaux et le service après-vente. Le CSC doit annoncer la pondération de chaque critère et sous-critère. Pour une mission d'audit, où tous les candidats se réfèrent aux mêmes normes, mieux vaut demander une méthodologie adaptée au contexte de votre ASBL qu'une méthodologie générale. Pour la désignation d'un commissaire, l'IRE a d'ailleurs validé un modèle de CSC, disponible via l'Observatoire des marchés publics.

Lorsqu'un prix paraît anormalement bas ou haut, le pouvoir adjudicateur doit inviter le soumissionnaire à le justifier dans un délai minimal de douze jours ; si la justification n'est pas admissible et que le poste n'est pas négligeable, l'offre est écartée. Les offres entachées d'une irrégularité substantielle doivent être écartées sans possibilité de régularisation.

6. Marchés de faible montant sous 30.000 euros : souplesse, mais pas sans traces

Sous 30.000 euros HTVA, la procédure par facture acceptée est la plus souple. Elle ne dispense pas de bonnes pratiques, d'autant que vos procédures internes peuvent exiger trois offres, ou une seule pro forma pour les très petits montants. La brochure recommande d'évaluer le budget, de rédiger un « mini » CSC qui précise besoins, quantités, délais et critères de qualité, de solliciter trois offres ou de consulter les conditions de trois opérateurs — y compris par une recherche sur internet — en conservant la preuve de ces démarches, de vérifier la légalité et la capacité du fournisseur, de respecter la séparation des fonctions, de motiver la décision et d'en communiquer le résultat aux soumissionnaires.

7. Documentation, registre des marchés et rapportage annuel du 15 février

7.1. Un dossier par marché

Pour un marché avec publicité, le dossier comprend au minimum la justification du budget et du mode de passation, le CSC, la décision de lancement, la preuve de publicité, les informations complémentaires transmises, le procès-verbal de réception des offres, les offres, le rapport d'analyse, la décision motivée d'attribution, les notifications d'attribution et de non-attribution et le contrat éventuel. Sans publicité, la preuve d'envoi des demandes d'offre remplace la preuve de publication. Pour un marché de faible montant, une version allégée suffit. Les approbations internes et les éventuelles négociations sont, elles aussi, documentées.

7.2. Le registre des marchés publics, outil de pilotage

Le registre doit mentionner au minimum l'objet du marché, la procédure utilisée, le montant attribué et le fournisseur retenu, ainsi que la date d'attribution. Il doit pouvoir être communiqué au pouvoir subsidiant et aux organes de contrôle externes. Enrichi de la référence, du responsable, du budget estimé et du montant finalement facturé, il permet de repérer la récurrence d'un même fournisseur dans les marchés de faible montant, les marchés infructueux — souvent révélateurs d'un CSC peu clair ou d'un budget mal estimé — et les modifications en cours d'exécution. Un tableau de suivi complète le dispositif pour les marchés à facturations multiples : facturations prévues, factures reçues, paiements et soldes disponibles.

7.3. La liste annuelle des marchés de faible montant

Depuis le 1er janvier 2025, les pouvoirs adjudicateurs doivent transmettre, avant le 15 février, la valeur totale des marchés de faible montant conclus l'année précédente, ventilée par entreprise bénéficiaire et par type de marché (travaux, fournitures ou services)⁴. Le critère est l'estimation au moment de la passation : un marché estimé sous 30.000 euros mais attribué au-delà reste à déclarer. Les marchés attribués pour moins de 3.000 euros HTVA sont exclus — sauf, selon la brochure, les marchés subséquents attribués à la suite d'un accord-cadre.

Aucune sanction spécifique n'est prévue aujourd'hui en cas d'omission ou de retard. Le service fédéral compétent publie toutefois des indicateurs de respect de l'obligation, ce qui laisse présager un contrôle à terme. La brochure conseille de déclarer, même tardivement, plutôt que de s'abstenir, et rappelle que le non-respect peut être mentionné dans la seconde partie du rapport du commissaire, au titre des obligations légales et réglementaires.

8. Facturation électronique Peppol : ce que votre ASBL doit pouvoir recevoir

Depuis le 1er janvier 2026, la facture électronique structurée est obligatoire dans la plupart des relations entre entreprises belges assujetties à la TVA. L'ASBL qui n'effectue que des opérations exemptées n'est pas tenue d'émettre des factures électroniques. L'ASBL assujettie, en revanche, émet et reçoit via Peppol lorsqu'elle facture une autre entreprise belge assujettie — même si elle bénéficie du régime de franchise des petites entreprises. La brochure souligne un point souvent négligé : en tant que pouvoir adjudicateur, toute ASBL, même exemptée de TVA, doit être en mesure de recevoir les factures électroniques structurées de ses fournisseurs assujettis.

9. Matrice de décision : que doit faire votre ASBL ?

10. Recommandations pratiques pour votre ASBL

Commencez par trancher la question du statut : réunissez les statuts, les comptes des deux derniers exercices et toutes les conventions de subventionnement en cours, et calculez la part du financement public belge, y compris les fonds européens qui transitent par une Région ou une Communauté. Faites acter la conclusion par l'organe d'administration.

Si votre ASBL est un pouvoir adjudicateur, traduisez ensuite le budget annuel en plan des marchés : identifiez les besoins récurrents à couvrir par un accord-cadre, estimez chaque besoin reconductions comprises, et alignez vos seuils internes d'approbation sur les seuils de 30.000 et 140.000 euros. Ouvrez sans attendre un registre des marchés, même simple, et fixez au calendrier l'échéance du 15 février 2027 pour la liste des marchés de faible montant conclus en 2026.

Enfin, préparez vos modèles : une demande d'offre type, un mini CSC pour les achats sous 30.000 euros, un procès-verbal de réception et un procès-verbal d'évaluation. Ces outils, une fois en place, réduisent la charge administrative au lieu de l'alourdir — et protègent votre ASBL face aux contestations de soumissionnaires évincés, aux questions des pouvoirs subsidiants et au risque réputationnel.