Contester une facture à l'ère Peppol: la procédure complète pour protéger votre entreprise

​Publication client — Accès exclusif : contestation pas à pas, conditions générales opposables et matrice de décision​

1. Le cadre : un canal nouveau, un droit inchangé

1.1. L'obligation de facturation électronique structurée

Depuis le 1er janvier 2026, la loi du 6 février 2024 impose l'émission et la réception de factures électroniques structurées pour les opérations B2B entre assujettis belges¹. L'arrêté royal du 8 juillet 2025 en fixe les modalités : facture structurée conforme à la norme EN 16931, au format Peppol BIS, transmise en principe via le réseau Peppol. Le consommateur reste en dehors du dispositif : les factures B2C ne passent pas par Peppol.

1.2. La présomption d'acceptation entre entreprises

L'article 8.11, § 4, du Code civil dispose que la facture acceptée par une entreprise, ou non contestée dans un délai raisonnable, fait preuve de l'acte juridique allégué contre cette entreprise². La présomption est réfragable — la preuve contraire reste admise — mais l'expérience judiciaire est sans appel : l'entreprise silencieuse supporte une charge probatoire qu'elle parvient rarement à renverser. À l'égard du consommateur, la logique s'inverse : son silence ne vaut pas acceptation, sauf silence circonstancié, et toute convention contraire conclue à son détriment est privée d'effet.

1.3. Ce que Peppol change réellement

Trois déplacements méritent votre attention. D'abord, la preuve de la réception : la transmission structurée laisse une trace de l'envoi et de la réception — l'argument du mauvais payeur « je n'ai jamais reçu la facture » disparaît, dans les deux sens : vous ne pourrez plus l'invoquer non plus. Ensuite, l'automatisation : selon votre logiciel, les factures entrantes peuvent être pré-enregistrées sans contrôle manuel — un circuit de validation interne devient indispensable pour qu'aucune facture contestable ne soit comptabilisée, voire payée, par inertie. Enfin, le canal de retour : le réseau connaît des messages de statut (« réponse à la facture ») indiquant qu'une facture est en traitement, acceptée ou refusée, mais tous les logiciels ne les prennent pas en charge, et ce statut n'a pas la valeur d'une contestation motivée.

2. La procédure de contestation, pas à pas

2.1. Vérifier chaque facture entrante — malgré l'automatisation

Le premier réflexe est organisationnel : comparer chaque facture reçue au bon de commande, au bon de livraison ou au contrat. Montant, quantités, taux de TVA, conditions de paiement : tout se vérifie, même — surtout — lorsque le logiciel enregistre la facture automatiquement. Prévoyez un point de contrôle hebdomadaire des factures entrantes et conservez systématiquement les pièces justificatives.

2.2. Contester dans le délai : la fenêtre des 10 à 14 jours

Aucun texte ne fixe le « délai raisonnable » : il s'apprécie selon les circonstances, sous le contrôle du juge. La pratique retient qu'une contestation formulée dans les 10 à 14 jours de la réception est raisonnable. Deux correctifs s'imposent : si les conditions générales applicables prévoient un délai de contestation spécifique, c'est lui qui gouverne ; et plus la contestation est rapide, plus tôt la charge de la preuve repasse chez le fournisseur.

2.3. L'écrit motivé : contenu et forme

La contestation doit être écrite et motivée. Un e-mail suffit en principe, à condition d'en conserver la preuve — une réponse du fournisseur ou une confirmation de lecture consolide le dossier ; la lettre recommandée reste la voie royale en cas d'enjeu significatif ou de relation tendue. Si votre logiciel permet de « refuser » la facture sans motivation, ce statut ne suffit pas : doublez-le toujours d'un écrit détaillé.

2.4. La correction : note de crédit obligatoire

Dans l'environnement structuré, le fournisseur ne peut pas « rectifier » une facture émise. La correction emprunte un circuit unique : une note de crédit annulant la facture erronée, suivie d'une nouvelle facture correcte, l'une et l'autre transmises via le même réseau. L'époque où une facture de remplacement pouvait suffire est révolue. Un appel téléphonique préalable au fournisseur reste souvent le moyen le plus rapide de débloquer une simple erreur administrative — notez alors le nom de votre interlocuteur et faites confirmer par écrit.

Cas particulier : la facture qui ne vous est pas destinée

Identifiant Peppol erroné, erreur de routage : il peut arriver, rarement, qu'une facture étrangère à votre entreprise atterrisse dans votre logiciel. Le traitement est alors expéditif : supprimez-la sans la traiter ni l'approuver — elle n'entrera ni dans votre comptabilité ni dans vos calculs de TVA. Vous n'êtes pas tenu de contacter l'émetteur, la responsabilité de l'envoi correct incombant à celui-ci et à son prestataire d'accès. Vos données ne sont pas compromises pour autant : c'est l'équivalent numérique d'un courrier glissé dans la mauvaise boîte.

3. Vos conditions générales à l'épreuve de Peppol

3.1. Les règles d'opposabilité ne changent pas

L'opposabilité des conditions générales repose sur deux exigences cumulatives : la connaissance effective — ou à tout le moins la possibilité réelle d'en prendre connaissance — avant ou au moment de la conclusion du contrat, et leur acceptation par le cocontractant. La conséquence est connue mais mérite d'être répétée : des conditions qui n'apparaissent que sur la facture arrivent trop tard pour créer des obligations nouvelles. Peppol, simple canal d'échange, ne modifie en rien ces principes — mais il rend le problème plus visible : dans un flux structuré, il n'y a ni signature ni clic « j'accepte » au moment où la facture circule.

3.2. Les cinq chantiers à ouvrir

Le passage à la facturation électronique est l'occasion de remettre vos conditions générales à niveau. Premier chantier : l'audit — vos conditions vivent-elles uniquement sur vos factures, ou sont-elles communiquées dès l'offre ? Deuxième chantier : l'acceptation expresse au stade de l'offre, du bon de commande ou du contrat-cadre — une signature ou un clic « j'accepte » suffit. Troisième chantier : le renvoi sur la facture elle-même — le format structuré permet d'insérer une URL vers vos conditions générales en ligne ; utilisez ce champ, sans en faire votre seul vecteur. Quatrième chantier : des clauses claires sur l'acceptation et la contestation des factures, en particulier le délai de contestation, défini explicitement. Cinquième chantier : la révision annuelle — la législation et les fonctionnalités du réseau évoluent. Une clause complémentaire mérite enfin l'attention : mettre à charge du destinataire la responsabilité de son enregistrement correct sur le réseau, votre entreprise ne répondant que de l'envoi.

4. Matrice de décision

Recommandations pratiques

Trois dispositifs à mettre en place sans attendre. Un circuit de validation des factures entrantes, d'abord : contrôle hebdomadaire, comparaison systématique aux bons de commande, dossier numérique par fournisseur — l'automatisation comptable ne remplace pas le regard critique. Un modèle d'écrit de contestation, ensuite, prêt à compléter : identification de la facture, motifs « à titre exemplatif », demande de note de crédit, réserve de paiement partiel — les dix premiers jours passent vite. Un audit de vos conditions générales, enfin, selon les cinq chantiers décrits ci-dessus : c'est le volet le plus rentable, car il protège vos propres factures sortantes. Le cabinet accompagne ses clients dans la mise à jour de leurs conditions générales et la rédaction de leurs modèles de contestation — en particulier lorsque des litiges sont déjà pendants.

Références

¹ Loi du 6 février 2024 modifiant le Code de la TVA et le CIR 92 en ce qui concerne l'introduction de l'obligation de facturation électronique, M.B., 20 février 2024 ; AR du 8 juillet 2025 fixant les modalités d'exécution : norme EN 16931, format Peppol BIS, transmission en principe via le réseau Peppol.
² Art. 8.11, § 4, du Code civil (livre 8 — La preuve) : la facture acceptée par une entreprise ou non contestée dans un délai raisonnable fait preuve de l'acte juridique allégué contre elle (présomption réfragable). Le silence du consommateur ne vaut pas acceptation, sauf silence circonstancié ; toute clause contraire à son détriment est non valide.