Comment vous concentrer sur ce qui compte? Quel quadrant intégrez-vous? (first thing first)

Et ne plus subir les urgences. Comment vous concentrer sur l’essentiel ?

Le général et président américain Eisenhower a développé un outil qui vous aidera à prioriser vos activités. (cet outil est tellement génial qu’il a été repris par l’américain Stephen Covey, un guru en management qui l’a allègrement utilisé dans son livre "First thing First").

Il se présente sous forme de matrice à deux entrées : important/urgent. Nous pouvons classer nos tâches à réaliser en 4 catégories, selon leur importance et leur urgence.

Passons en revue ces 4 quadrants

Quadrant 1 : Urgent et important

C’est le domaine des “crises”, des travaux de dernière minute, et de toutes les activités critiques en général.

C’est, par exemple, la fuite d’eau qui inonde votre salle de bains (imprévu) ou la facture à payer sur-le-champ pour ne pas vous faire couper l’électricité (ça fait 3 semaines que vous l’oubliez).

• Le mot qui le définit le mieux : Problème
• La conséquence pour vous : Stress
• Ce qu’il faut faire : À traiter sur-le-champ !

Quadrant 2 : Important mais pas urgent

C’est le domaine de vos projets, de vos objectifs. Ce sont des échéances à moyen, voire long terme. Les tâches de cette catégorie ont naturellement tendance à passer après les tâches urgentes mais pas importantes (cf. quadrant 3). Pourtant, ce sont celles qui sont les plus gratifiantes.

C’est, par exemple, le compte épargne que vous voulez ouvrir pour préparer votre retraite, ou la facture d’électricité à payer que vous venez de recevoir (une bonne partie des tâches du quadrant 1 sont en fait des tâches du quadrant 2 qu’on a laissé traîner).

• Le mot qui le définit le mieux : Résultat
• La conséquence pour vous : Satisfaction
• Ce qu’il faut faire : À faire un peu chaque jour

Quadrant 3 : Urgent mais pas important

C’est souvent le domaine des problèmes des autres. Ce sont des tâches qui ne nous apportent rien (ou pas grand chose), mais qu’on fait pour mettre fin aux sollicitations.

C’est, par exemple, le collègue (ou votre chef) qui vous demande d’analyser les 50000 lignes d’un fichier Excel pour dans 2h “parce que j’en ai absolument besoin pour la présentation au directeur”, ou le téléphone qui ne cesse de sonner.

• Le mot qui le définit le mieux : Interruption
• La conséquence pour vous : Frustration
• Ce qu’il faut faire : Demander un délai adapté la prochaine fois

Quadrant 4 : Pas important et pas urgent

C’est le domaine de la détente et des loisirs… mais aussi le domaine des gaspillages de temps, et donc de la procrastination dans toute sa splendeur. Tout n’est pas à jeter dans cette catégorie. Il faut aussi savoir souffler de temps en temps. Mais il y a quand même un sérieux tri à faire…

C’est, par exemple, regarder ce film qu’on vous a recommandé (détente) ou regarder cette vidéo sur YouTube d’un chat qui se cogne dans un mur (franchement…).

• Le mot qui le définit le mieux : Distraction
• La conséquence pour vous : Détente ou culpabilité (selon le temps passé)
• Ce qu’il faut faire : Ne pas faire ou faire comme récompenseTop of Form

Et vous, dans quel(s) quadrant(s) êtes-vous le plus souvent ?