ASBL: de la constitution au fonctionnement. Suivez le guide!

L’introduction dans le Code de droit économique d’une nouvelle définition de l’« entreprise », basée, notamment, sur la personnalité morale, a estompé la distinction classique entre la société et l’ASBL, qui, dans le système antérieur, se voyait interdire à la fois la distribution de profits à ses membres et l’exercice à titre principal d’une activité économique.

Dans le système du Code des sociétés & des associations (CSA), une association peut accomplir n’importe quel type d’activités, essentiellement pour se procurer des ressources nécessaires au financement de son but désintéressé. La société se différencie de l’association par le fait que la première a, en principe, pour but de répartir une partie de ses profits à ses associés alors que toute distribution – directe (bénéfices) ou indirecte (économies) – est exclue pour la seconde. Cette interdiction n’empêche cependant pas que l’association fournisse à ses membres des services gratuits relevant de son objet et s’inscrivant dans le cadre de son but.

Il nous a semblé utile d’analyser les dispositions du CSA relatives aux ASBL (livre 9), qui s’inspirent de celles applicables aux sociétés avec quelques différences notables, et de confirmer ainsi notre expertise dans ce domaine.

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1. Définition

L’ASBL est une association dotée de la personnalité juridique, constituée par une convention entre deux ou plusieurs personnes (« membres »), qui poursuit un but désintéressé dans le cadre d’activités déterminées qui constituent son objet. Comme indiqué, elle ne peut procurer, directement ou indirectement, un quelconque avantage patrimonial à ses fondateurs, à ses membres ou à ses administrateurs, ni à toute autre personne, sauf dans son but statutaire désintéressé. Toute association ne respectant pas cette interdiction est nulle.

Le CSA fait désormais la distinction entre les « grandes », « petites » et « micro » associations (moyenne annuelle du nombre d’employés ; chiffre d’affaires annuel hors TVA ; total du bilan).

2. Constitution et qualité de membre

L’ASBL, qui peut être constituée par un acte authentique ou par un acte sous seing privé, doit être composée d’au moins 2 membres, qui ne sont, en cette qualité, pas responsables de ses engagements. Les statuts peuvent fixer les conditions auxquelles des tiers, sans lien avec l’association, peuvent être considérés comme « membres adhérents » ; ces derniers ne possèdent que les droits et les obligations déterminés par les statuts.

Les statuts de l’ASBL doivent mentionner les informations suivantes :

• la dénomination et la région dans laquelle le siège est établi(pas l’adresse précise) ;
• le nombre minimum des membres;
• la description précise du but désintéressé et des activités qui constituent son objet;
• les conditions et formalités d’admission et de sortie des membres;
• les attributions et le mode de convocation de l’assemblée générale ainsi que la manière dont ses résolutions sont portées à la connaissance des membres et des tiers ;
• les modalités de nomination/cessation de fonctions des administrateurset, le cas échéant, des personnes habilitées à représenter l’ASBL et déléguées à la gestion journalière, dont l’étendue des pouvoirs et la manière de les exercer (individuellement, conjointement ou en collège) doivent aussi être précisées ;
• le montant maximum des cotisations/versements à effectuer par les membres (afin que ceux qui souhaitent le devenir sachent à quoi s’en tenir à cet égard);
• le but désintéressé auquel l’ASBL doit affecter son patrimoine en cas de dissolution;
• la durée de l’ASBL lorsqu’elle n’est pas illimitée ;
• le cas échéant, les droits et obligations des membres adhérents.

Son acte constitutif, quant à lui, doit reprendre les informations suivantes :

• les nom, prénom et domicile de chaque fondateur, ou, lorsqu’il s’agit de personnes morales, leurs dénomination, forme légale, numéro d’entreprise et siège ;
• la désignation précise de l’adresse à laquelle le siège de l’ASBL est établi et, le cas échéant, l’adresse électronique et le site internet de l’ASBL;
• l’identité des administrateurs et, le cas échéant, des personnes déléguées à la gestion journalière, des personnes habilitées à la représenter et du commissaire.

Un registre des membres mentionne leurs nom, prénom et domicile ou leurs dénomination, forme légale et adresse du siège. Les admissions, démissions ou exclusions y sont inscrites par l’organe d’administration[1].

Un membre peut démissionner de sa propre volonté ou de plein droit. Il peut être « réputé démissionnaire » s’il ne paie pas ses cotisations mais les statuts doivent régler les conditions et modalités de cette « sortie » forcée.

Dans le respect des droits de la défense, l’exclusion envisagée doit être indiquée dans la convocation et le membre concerné est entendu par l’assemblée générale avant la décision prise dans le respect des conditions de quorum/majorité requises pour modifier les statuts[2].

Sauf disposition statutaire contraire, le membre démissionnaire ou exclu ne peut prétendre aux avoirs de l’association et ne peut réclamer le remboursement des cotisations versées.

3. Administration

Composition

L’association est administrée par un organe d’administration collégial, qui doit être composé de trois administrateurs ; les statuts peuvent cependant prévoir de fixer un nombre minimum supérieur à trois[3]. Lorsqu’une personne morale assume la fonction d’administrateur, elle doit nommer un « représentant permanent » personne physique (cfr. art. 2:55 CSA).

Les administrateurs d’ASBL sont soumis aux mêmes règles de responsabilité que ceux des sociétés ; ils peuvent donc aussi bénéficier d’un plafonnement (art. 2:56 et s. CSA).

Les administrateurs sont nommés par l’assemblée générale, pour une durée déterminée ou indéterminée, étant entendu qu’ils peuvent être nommés pour la première fois dans l’acte constitutif. En cas de départ anticipé d’un administrateur, les administrateurs restants peuvent coopter un nouvel administrateur, sauf si les statuts excluent cette possibilité.

Un administrateur peut en principe démissionner à tout moment mais les statuts peuvent modaliser l’exercice de cette prérogative.

L’administrateur non statutaire est, sauf disposition statutaire contraire, révocable ad nutum par l’assemblée générale à la majorité simple, tandis que l’administrateur statutaire ne peut être révoqué que dans le respect des conditions de présence/majorité requises pour la modification des statuts.

Pouvoirs et décisions

L’organe d’administration a le pouvoir d’accomplir tous les actes nécessaires ou utiles à l’accomplissement de l’objet de l’association ; il n’est évidemment pas compétent pour ceux réservés à l’assemblée générale. Les restrictions statutaires de pouvoirs ou la répartition des tâches entre administrateurs – même publiées aux Annexes du Moniteur belge – sont inopposables aux tiers. En revanche, la clause statutaire octroyant le pouvoir de représentation à un ou plusieurs administrateurs est opposable aux tiers si elle est publiée.

L'organe d'administration peut charger une ou plusieurs personnes de la gestion journalière[4] et de la représentation y afférente ; il est alors chargé de la surveillance de celles-ci. Les clauses prescrivant la pluralité des signatures concernant la gestion journalière sont opposables aux tiers si elles sont publiées alors que les limitations au pouvoir de représentation de l'organe de gestion journalière sont inopposables aux tiers, même si elles sont publiées.

Le CSA a apporté des clarifications quant à la tenue des réunions de l’organe d’administration :

• les décisions peuvent être prises par écrit, à l’unanimité des administrateurs, à l’exception des décisions pour lesquelles les statuts excluent cette possibilité ;
• les statuts peuvent autoriser la représentation d’un administrateur par un autre ;
• la rédaction d’un procès-verbal est imposée[5].

Conflits d’intérêts

Le CSA organise une procédure de règlement de conflit d’intérêts, à savoir toute opposition d’intérêt de nature patrimoniale, directe ou indirecte, entre un administrateur et une décision/opération relevant de la compétence de l’organe d’administration[6]. Mais aucun régime de responsabilité spécifique n’est instauré.

Pour les grandes ASBL, le régime est identique à celui des SA, SRL et SC. Quant aux petites ASBL, seuls les devoirs de transparence et d'abstention de l'administrateur concerné sont repris. En outre, les statuts peuvent renforcer la procédure légale.

Lorsqu’un administrateur informe ses collègues de son conflit, l'organe d'administration des grandes ASBL doit mentionner la nature et la portée du conflit ainsi que la délibération et la décision dans le procès-verbal et il doit reprendre cette partie du procès-verbal dans le rapport de gestion ou dans le document déposé en même temps que les comptes annuels.

L'administrateur ayant un conflit d'intérêts ne peut prendre part ni aux délibérations, ni au vote sur ce point. S'il y a un conflit d'intérêts parmi la majorité – et pas nécessairement la totalité – des administrateurs présents ou représentés, l'assemblée générale décide.

Dans une section séparée de son rapport, l’éventuel commissaire évalue les conséquences patrimoniales pour l'ASBL des décisions pour lesquelles il existe un conflit d’intérêts.

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4. Assemblée générale

Compétences

Les compétences de l’assemblée générale peuvent être définies par les statuts mais certaines lui sont spécifiquement réservées par le CSA :

• modification des statuts et dissolution de l’association ;
• nomination/révocation des administrateurs et du commissaire avec, le cas échéant, fixation des rémunérations ;
• approbation des comptes annuels et du budget ;
• décharge ou, le cas échéant, introduction d'une action en responsabilité ;
• exclusion d'un membre ;
• transformation de l'ASBL en AISBL et en SC agréée comme entreprise sociale ;
• apport à titre gratuit d'une universalité par l’ASBL ou à l’ASBL.

Convocation

L'organe d'administration convoque l'assemblée générale dans les cas prévus par la loi ou les statuts ou si au moins 20% des membres en font la demande (idem pour le commissaire au regard d’une telle demande)[7]. Les administrateurs et le commissaire sont aussi convoqués.

Le délai de convocation est aligné sur celui prévu pour les sociétés, à savoir 15 jours[8].

L’ordre du jour est joint à la convocation. Toute proposition signée par un nombre de membres au moins égal au vingtième est également portée à l’ordre du jour.

Tenue de l’assemblée générale

Sauf exceptions (AGE), aucun quorum de présence ne doit être atteint et les décisions sont prises à la majorité absolue (moitié des voix plus une, sans tenir compte des absents, des abstentions et des votes nuls).

Les membres peuvent se faire représenter par un autre membre ou, si les statuts l’autorisent, par un tiers. Le CSA n’empêche pas qu’une même personne soit porteuse de plusieurs procurations mais les statuts peuvent l’interdire.

La règle du droit de vote égal étant désormais supplétive, les statuts peuvent prévoir un droit de vote multiple.

Les participants peuvent poser des questions aux administrateurs et au commissaire dans les mêmes limites que pour les sociétés (ordre du jour, intérêt de l’ASBL, secret…).

Les assemblées générales peuvent avoir lieu par écrit, sauf pour modifier les statuts, l'organe d'administration peut prévoir la possibilité pour les membres de participer à distance et les statuts peuvent autoriser tout membre à voter à distance, avant l'assemblée générale, sous forme électronique.

Assemblées générales ordinaires et extraordinaires

Dans le cadre de l’AGO, l’organe d’administration expose la situation financière et l’exécution du budget. Après l’approbation des comptes annuels, l’assemblée se prononce par un vote spécial sur la décharge des administrateurs et du commissaire. Cette décharge n’est valable que si les comptes annuels ne contiennent ni omission, ni indication fausse dissimulant la situation réelle de l'association. La décharge sur les violations des statuts ou du CSA requiert leur mention spéciale dans la convocation.

Pour que l’AGE puisse modifier les statuts, les modifications proposées doivent être indiquées dans la convocation et 2/3 des membres doivent être présents ou représentés. Si le quorum n’est pas atteint, une seconde assemblée, qui doit être tenue au-delà des quinze jours suivant la première, statuera valablement, quel que soit le nombre de membres. La décision doit être approuvée par les 2/3 des voix émises (pour rappel : idem pour l’exclusion d’un membre), étant entendu que les abstentions ne sont comptabilisées ni au dénominateur, ni au numérateur. Pour modifier l'objet ou le but, une majorité des 4/5 est requise.

Conclusion

Les points d’attention sont nombreux dans le cadre de la constitution ou du fonctionnement des ASBL : définir le but et l’objet; prévoir le montant des cotisations; fixer les règles d’admission, de démission et d’exclusion; organiser le conseil d’administration et l’assemblée générale…

Si vous souhaitez constituer une ASBL ou modifier les statuts d’une ASBL existante, y établir un règlement d’ordre intérieur (art. 2:59 CSA), y organiser des réunions d’organes, voire y résoudre des conflits, n’hésitez pas à faire appel à Centrius. Nos avocats vous conseillent et vous assistent en se basant sur leur expérience et leur expertise en droit des sociétés et des associations.

[1] Tous les membres peuvent consulter le registre au siège de l’ASBL. A cette fin, ils adressent une demande écrite à l’organe d’administration, avec lequel ils conviennent d’une date et d’une heure de consultation du registre.

[2] Cette disposition ne vise pas les membres adhérents si les statuts ne leur accordent pas ce droit.

[3] Si et aussi longtemps que l’association compte moins de trois membres, l’organe d’administration peut être constitué de deux administrateurs. Tant qu’il ne compte que deux membres, la disposition octroyant à un membre une voix prépondérante perd de plein droit ses effets.

[4]Comme pour les sociétés, la gestion journalière comprend les actes et décisions qui (i) n'excèdent pas les besoins de la vie quotidienne de l'ASBL et (ii) ne justifient pas l'intervention de son organe d'administration en raison de leur intérêt mineur ou de leur caractère urgent.

[5]Les copies à délivrer aux tiers sont signées par un ou plusieurs membres ayant le pouvoir de représentation.

[6]La procédure n'est pas applicable lorsque les décisions concernent des opérations habituelles conclues dans des conditions et sous les garanties normales du marché pour des opérations de même nature.

[7] L'assemblée générale doit être convoquée dans les 21 jours de la demande et se tenir au plus tard le 40^ème jour suivant cette demande (sauf disposition statutaire contraire).

[8]Conformément à l’article 1:32 : le délai est calculé depuis le lendemain du jour de l'acte/événement qui y donne cours et comprend tous les jours ; le jour de l'échéance est compris dans le délai mais s’il s’agit d’un samedi, dimanche ou jour férié légal, il est reporté au plus prochain jour ouvrable.