Wat zijn mijn factureringsverplichtingen afhankelijk van mijn status of de diensten die ik lever, of ik nu een bedrijf, een vereniging of een zelfstandige ben?

In België varieert de factureringsregelgeving afhankelijk van de BTW-status van het bedrijf en de aard van de transacties. Het begrijpen van deze nuances is cruciaal voor professionals die moeten zorgen voor de fiscale naleving van hun eigen bedrijf. Laten we dit samen bekijken.

Algemene factureringsregels

# Hoe definieer je een factuur en de vorm ervan?

Een factuur wordt gedefinieerd als elk document of bericht, of het nu op papier of elektronisch is, dat voldoet aan de voorwaarden vastgesteld door de Code en zijn uitvoeringsbesluiten (art. 1, §13, 1°, BTW-code). Elektronische facturatie, die verplicht zal zijn tussen BTW-plichtigen vanaf 1 januari 2026, benadrukt de verschuiving naar meer digitalisering.

# Wat zijn de algemene factureringsverplichtingen?

Elke BTW-plichtige gevestigd in België moet een factuur uitgeven voor elke levering van goederen of diensten, zowel in België als in het buitenland. Deze verplichting geldt ook voor BTW-plichtigen die niet gevestigd zijn maar wel opereren in België (art. 53, §2, al. 1, BTW-code).

Specifieke gevallen en uitzonderingen

# Wat zijn de factureringsvoorwaarden voor kleine ondernemingen onder het vrijstellingsregime

Ondernemingen die een jaaromzet van minder dan 25.000 € realiseren, kunnen kiezen voor het vrijstellingsregime voor kleine ondernemingen. Ze zijn vrijgesteld van het indienen en betalen van BTW, maar moeten op hun facturen vermelden "Bijzonder vrijstellingsregime kleine ondernemingen". Ze kunnen de BTW op hun aankopen niet aftrekken en moeten ondanks hun BTW-vrijstelling toch factureren.

# Wat zijn de factureringsvoorwaarden voor BTW-plichtigen vrijgesteld volgens artikel 44 van de BTW-code?

Sommige BTW-plichtigen verrichten enkel vrijgestelde BTW-activiteiten, zoals financiële diensten of verzekeringen gespecificeerd door artikel 44 van de BTW-code. Deze entiteiten zijn niet verplicht om facturen uit te geven voor deze vrijgestelde prestaties, wat hun administratieve last verlicht maar hun vermogen om voorbelasting af te trekken beperkt.

# Wat zijn de factureringsvoorwaarden voor gemengde en gedeeltelijke BTW-plichtigen?

Gemengde BTW-plichtigen, die zowel belastbare als vrijgestelde operaties uitvoeren, moeten alleen BTW factureren op de belastbare transacties. Gedeeltelijke BTW-plichtigen, die zowel activiteiten verrichten die aan BTW onderworpen zijn als activiteiten die daarvan zijn uitgesloten, moeten alleen facturen uitgeven voor de transacties die aan BTW onderworpen zijn.

Invloed van de status van de klant op de factureringsverplichting

# Variëren de transactieverplichtingen voor B2B- en B2G-relaties?

In relaties B2B (business-to-business) en B2G (business-to-government) moet altijd een factuur worden uitgegeven, ongeacht de BTW-status van de klant. Dit garandeert traceerbaarheid en fiscale naleving voor beide partijen.

# Variëren de transactieverplichtingen voor B2C-relaties?

In principe vereisen transacties met consumenten geen facturering, behalve uitzonderingen. Deze uitzonderingen omvatten de verkoop van voertuigen, bepaalde bouwwerkzaamheden, en transacties die een bepaalde drempel overschrijden, die een factuur vereisen, zelfs als de klant een particulier is.

Het beheersen van de factureringsregels is essentieel om te voldoen aan commerciële en fiscale praktijken. Vergeet niet dat de sancties voor niet-naleving zwaar en kostbaar zijn!

Of het nu gaat om een kleine onderneming, een vereniging of een groot concern, elk scenario vereist een nauwkeurig begrip van de verplichtingen die verband houden met de BTW-status van het bedrijf en de aard van de transacties. Het wordt aanbevolen om regelmatig op de hoogte te blijven van wetswijzigingen om de factureringspraktijken dienovereenkomstig aan te passen en een professional te raadplegen om geen fouten te maken die vaak zeer betreurd worden!