Onmisbare bescherming voor klokkenluiders – houd de drempel in de gaten!

Sinds 15 februari 2023 moeten bedrijven vanaf 250 werknemers een intern meldingskanaal en -procedure hebben voor klokkenluiders. Ondernemingen met minstens 50 en minder dan 250 werknemers kregen wat meer tijd om aan de nieuwe verplichting te voldoen: tot 17 december 2023. Gezien de deadline nadert, herhalen we de krachtlijnen in een notendop.

Ondernemingen die toen niet aan die drempel kwamen, waren nog voor minstens 4 jaar gerust. Door een wetswijziging eerder dit jaar verandert dit en moet die beoordeling nu toch jaarlijks gebeuren, telkens op 1 januari.

Edward Snowden, Chelsea Manning of Frances Haugen … het zijn maar enkele namen in de rij van bekende klokkenluiders die lijf en leven riskeerden voor een hoger doel. Hun beweegredenen mogen dan wel nobel zijn, het risico op zware straffen is nog altijd groot en dus is de bescherming van klokkenluiders noodzakelijk. Europa scherpte de regels aan.

Waarover gaat de klokkenluidersrichtlijn?

De richtlijn legt minimumnormen vast voor de bescherming van klokkenluiders. Dat zijn personen die tijdens hun tewerkstelling bij of samenwerking met een overheids- of privaat bedrijf bepaalde inbreuken hebben vastgesteld en deze willen melden. Schendingen van de regels rond overheidsopdrachten, financiële diensten, witwaspreventie, volksgezondheid, milieubescherming, gegevensbescherming … de voorbeelden zijn legio.

Concrete acties

Alle ondernemingen en organisaties – uit de private en publieke sector – met minstens 50 medewerkers moeten een intern meldingskanaal opzetten. Uiteraard met voldoende garanties op het vlak van onafhankelijkheid, vertrouwelijkheid, opvolging en gegevensbescherming.

Wie beschermt deze richtlijn?

De bescherming geldt voor alle personen die economisch kwetsbaar zijn en die een inbreuk willen melden die in werkgerelateerde context is vastgesteld. Het gaat zowel over huidige als ex-werknemers, ambtenaren of zelfstandigen maar evengoed stagairs en vrijwilligers komen in aanmerking. Net als familie, collega’s en vertrouwenspersonen van de klokkenluider. Ook anonieme klokkenluiders vallen onder de richtlijn, wanneer zij later geïdentificeerd worden.

Wat levert het jou op?

De klokkenluidersrichtlijn gaat in essentie over het bewaken van de integriteit bij het ondernemen. Hoewel de procedure niet belet dat medewerkers of derden een extern meldingskanaal van de overheid of de (sociale) media opzoeken om een aanklacht te melden, verlaagt het wel sterk de kans erop. De bescherming is dan immers gegarandeerd.

Welke ondernemingen moeten het meldingskanaal invoeren?

De wetgeving verplicht iedere onderneming (= juridische entiteit) met minstens 50 werknemers om een intern meldkanaal te voorzien. Voor organisaties met minder dan 50 werknemers geldt deze verplichting niet, tenzij zij actief zijn in de financiële sector.

De berekening van de drempel van 50 werknemers gebeurt op basis van de regels voor de sociale verkiezingen. Maar die berekeningen worden pas gemaakt wanneer deze verkiezingen worden gehouden, dus eens in de vier jaar. Ondernemingen die de drempel niet behaalden voor de sociale verkiezingen in 2024, waren zo gerust tot volgende sociale verkiezingen, dus over 4 jaar.

De overheid verduidelijkt nu dat de werkgever vanaf 1 januari 2025 de drempel van vijftig werknemers jaarlijks opnieuw moet controleren. Om te beoordelen of de drempel van 50 werknemers bereikt is, houdt hij rekening met het gemiddeld personeelsbestand over de periode van vier trimesters van het voorgaande kalenderjaar.

Hoe gebeurt de berekening concreet?

Telkens op 1 januari telt de werkgever voor elke:

Het aantal dagen dat hij of zij in dienst was gedurende de vier trimesters van het voorgaande kalenderjaar. Dit is de referteperiode.
Om tot het gemiddelde te komen, wordt het bekomen getal gedeeld door 365.
Voor werknemers die minder dan 75% van een voltijds uurrooster werkten, gebeurt de deling door 730. Deeltijdsen die minder dan 75% werken van een voltijds uurrooster, tellen immers maar mee voor de helft.

En wanneer de onderneming beneden de drempel zakt?

Wanneer een onderneming een meldingskanaal heeft en opnieuw onder de drempel van 50 werknemers zakt, vervalt in beginsel die verplichting. Maar in de praktijk heeft de onderneming er geen belang bij om dat meldingskanaal af te schaffen. Immers, werknemers kunnen ook steeds aangifte doen via een extern meldingskanaal of via de (sociale) media.
Met een intern meldingskanaal kunnen ze de meldingen zelf ontvangen en een einde maken aan eventuele onwettigheden zonder externe exposure.