Met de werklaptop onder de palmbomen: wat je moet weten voor je je koffers pakt

Het einde van het schooljaar betekent ook de start van de vakantieperiode. Maar in plaats van echt vakantie te nemen, kiezen sommigen voor een workation: steeds meer Belgen maken gebruik van de flexibiliteit die telewerk biedt, om tijdelijk ergens anders te verblijven – aan zee, naar de Ardennen of in het buitenland – en ondertussen te werken.

Hoewel dat zeer aantrekkelijk is, is het niet zonder risico’s of onduidelijkheden. Mag je overal en op elk moment thuiswerken? Welke regels gelden bij een langdurig verblijf in het buitenland? Wat met belastingen, sociale zekerheid, arbeidsongevallen en werkmateriaal?

Catherine Mairy, Legal Expert bij Partena Professional, en Wim Lavaerts Business Manager Global Employment bij Partena Professional geven tekst en uitleg.

Komt een workation vaak voor en hoe reageren werkgevers als werknemers een workation vragen?

“We zien dat steeds meer werknemers tijdelijk vanuit het buitenland willen werken, maar werknemers en hun werkgevers zijn zich niet altijd bewust van de mogelijke gevolgen,” zegt Wim Lavaerts. “Workation klinkt flexibel, maar we zien dat één dag te veel in het buitenland soms al gevolgen kan hebben.”

Een workation is geen vakantie, maar een vorm van telewerk. Werknemers mogen het dus niet als een vanzelfsprekendheid beschouwen. De onderneming moet wel degelijk akkoord zijn.

“We zien dat het HR-departement maar al te vaak niet op de hoogte is van tijdelijke buitenlandse werkplekken. Daarom is open communicatie cruciaal om gevolgen goed in te schatten en risico’s te beperken,” waarschuwt Wim Lavaerts.

Moet telewerk verricht worden vanuit de woonplaats van de werknemer?

"Nee, niet noodzakelijk. Telewerk kan evengoed vanop een andere plaats dan de woonplaats van de werknemer worden verricht. Als de werknemer er met andere woorden voor kiest om te telewerken vanuit zijn vakantiebestemming in België of in het buitenland, dan mag dat, maar moet hij de werkgever daar vooraf van op de hoogte stellen en toestemming van de werkgever krijgen. Doet hij dat niet, dan gaat men ervan uit dat de plaats waar het telewerk wordt verricht de woonplaats van de werknemer is," zegt Catherine Mairy van Partena Professional.

Heeft telewerken in het buitenland gevolgen op (para)fiscaal gebied?

"Ja, telewerk in het buitenland kan gevolgen hebben, niet alleen op fiscaal gebied, en dus voor de belastingen, maar ook op het gebied van de sociale zekerheid. Het is mogelijk dat de telewerker belastingen en socialezekerheidsbijdragen moet betalen in het land waar hij telewerk verricht. Dit zal echter zelden het geval zijn als het maar een kort verblijf is enkel tijdens de vakantie. Om onbedoelde gevolgen op het gebied van (para)fiscaliteit te voorkomen, moet men zich vooraf informeren over het land van bestemming, voldoen aan eventuele strikte voorwaarden en/of bepaalde formaliteiten vervullen. Ook hier is overleg tussen de werkgever en de werknemer van essentieel belang," voegt Catherine Mairy toe.

Welke apparatuur is nodig om te kunnen telewerken vanuit een vakantiebestemming?

"De telewerker heeft op zijn vakantiebestemming dezelfde apparatuur nodig zoals thuis. De telewerker zal dus moeten beschikken over een laptop en een internetverbinding. Hij moet er zich ook van vergewissen dat er een beveiligde, stabiele en kwaliteitsvolle internetverbinding is, zodat hij zijn werk in de best mogelijke omstandigheden kan uitvoeren. Dit is de verantwoordelijkheid van de telewerker, maar de werkgever kan hem er natuurlijk aan herinneren om zich goed uit te rusten, ook als hij niet thuis werkt,” zegt Catherine.

En wat met het arbeidsrooster?

"Zelfs als je op afstand telewerk verricht, moet je hetzelfde arbeidsrooster naleven als wanneer je van thuis werkt. Je moet dus bereikbaar zijn tijdens de werkuren. Een werknemer die voor zijn werk bijvoorbeeld regelmatig contact heeft met klanten, zal tijdens de openingsuren voor de klanten bereikbaar moeten zijn. Als de werknemer wil telewerken in een land waarmee België een tijdsverschil heeft, kan dit uiteraard een probleem zijn. Voorafgaand overleg met de werkgever is dus essentieel," herhaalt de juridisch expert.

Wat als je ziek wordt?

De regels die gelden binnen je onderneming gelden ook tijdens je workation. Verwittig je collega’s, chef en personeelsdienst. Zorg ervoor dat een doktersattest wordt opgesteld in een taal die je werkgever kan begrijpen. Een werkgever kan ook een medische controle voorzien tijdens je verblijf in het buitenland.

Vraag bij je ziekenfonds ook een Europese ziekteverzekeringskaart (EZVK) aan. De EZVK bewijst dat je in orde bent met de Belgische ziekteverzekering. Daardoor krijg je in de EU toegang tot onvoorziene medische zorg. De EZVK geldt niet alleen tijdens je vakantie, maar ook tijdens een workation.

Wat bij een ongeval?

Een ongeval dat tijdens het telewerken vanuit een vakantiebestemming gebeurt, zal niet automatisch als een arbeidsongeval worden beschouwd. Het ongeval van de telewerker zal namelijk alleen als een arbeidsongeval worden beschouwd als aan bepaalde voorwaarden is voldaan. Zo moeten de werkgever en de telewerker een schriftelijk document hebben gesloten waarin de locatie van het telewerk en de periode gedurende welke het telewerk kan worden verricht, worden vermeld. Als de werknemer het slachtoffer wordt van een ongeval op de in het schriftelijk document vermelde plaats en gedurende de in het schriftelijk document vermelde periode, dan zal het ongeval in kwestie als een arbeidsongeval worden beschouwd. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer een telewerker in de loop van de voormiddag van de trap valt in het vakantiehuisje dat hij huurt in de Ardennen en het schriftelijk document duidelijk vermeldt dat het vakantiehuisje de telewerkplek is en er in de voormiddag telewerk wordt verricht. Men moet er zich dus van bewust zijn dat, wanneer er geen schriftelijk document is, de telewerker die een ongeval heeft zal moeten bewijzen dat het wel degelijk om een arbeidsongeval gaat.

"Werkgevers waarvan de werknemers telewerken vanuit een andere plaats dan hun woonplaats worden hoe dan ook sterk aangeraden om dit aan hun verzekeringsmaatschappij “arbeidsongevallen” te melden en vooraf na te gaan welke risico's worden gedekt in geval van telewerken in het buitenland,” besluit Catherine Mairy, Legal Expert bij Partena Professional.